Авансовый отчет – это документ типовой формы, который подтверждает расходование аванса, составляемый и представляемый подотчетным лицом, подкрепляемый подтверждающими расход документами. В нем отражаются сведения о полученных подотчет сумм, фактически произведенных расходах, остаток подотчетных сумм или их перерасход.

Пример расходов:

• покупка материалов, ОС, товаров, бензина и т.д.;
• почтовые расходы;
• командировочные и суточные расходы;

Расположение Авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия 8.3: раздел Банк и Касса – группа Касса – документ Авансовый отчет:

Авансовый отчет в 1С 8.3 оформляется в той валюте, в которой выданы денежные средства работнику – подотчетному лицу. То есть если РКО был выписан сотруднику в валюте, то и авансовый отчет должны отразить в валюте.

Авансовый отчет в 1С 8.3 по умолчанию формируется в рублях. Чтобы изменить валюту, проходим по ссылке Редактировать цены и валюту и в отрытом окне настроек выбираем валюту:

Документ имеет несколько табличных частей:

На закладке Авансы указывается информация о выданных денежных средствах и отражаются следующие документы:

• Списание с расчетного счета;
• Выдача денежных документов:

На закладке Товары – денежные средства, выданные подотчетному лицу, могут быть израсходованы на приобретение товаров. В этой закладке отражаются следующие предъявленные документы на приобретенные ценности:

• Чеки;
• Накладные;
• Счета-фактуры:

Закладка Возвратная тара заполняется в том случае, если подотчетное лицо приобрело возвратную тару:

Закладка Оплата . Деньгами сотрудник так же мог оплатить какие-либо ранее имеющиеся задолженности организации перед контрагентами, либо выплатить аванс контрагенту:

На закладке Прочее отражаются все остальные расходы:

• Расходы на приобретение билетов;
• На услуги (представительские) и т.д.:

Как сделать расходный кассовый ордер (РКО) в 1С 8.3

Для создания документа Авансовый отчет в 1С 8.3 необходимо составить документ , который находится в разделе Банк и касса, в журнале расходных кассовых ордеров:

Нажимаем кнопку Создать и заполняем обязательные реквизиты документа:

• Вид операции – выбираем Выдача подотчетному лицу;
• В поле Получатель выбираем сотрудника, которому выдаем денежные средства подотчёт;
• Указываем сумму;
• Выбираем Статью денежных средств (через Выбрать) – Выдача денежных средств подотчётнику:

• Заполним поля Основание и Приложение:

Проводки документа Расходный кассовый ордер

Проводим документ (кнопка Провести) и смотрим, какие проводки сформировались:

Нажимаем на кнопку Записать и закрыть. Таким образом, проводим и закрываем РКО в 1С 8.3.

Как заполнить Авансовый отчет в 1С 8.3

Переходим к Авансовому отчету и создадим новый через кнопку Создать. Заполняем обязательные поля документа:

• В поле Подотчетное лицо указываем сотрудника организации, который передал в бухгалтерию Авансовый отчет;
• В поле Склад указываем склад организации, на котором будут отражаться материалы, приобретённые сотрудником;
• Табличная часть. На закладке Авансы через Добавить вводим документ по выдаче аванса:

РКО, который сформировали ранее:

Сотрудник представил подтверждающий документ – счёт-фактуру от продавца. Отразим его на закладке Товары через кнопку Добавить и введём информацию о приобретенном товаре:

• Указываем сведения о товарной накладной и счёт-фактуре;
• Проставляем галочку в поле «СФ» поставщика.
• Вводим данные о счёте-фактуре и после проведения документа он создается программой 1С Бухгалтерия 8.3 автоматически:

Осталось лишь провести авансовый отчет.

Смотрим проводки им сформированные в 1С:

Контроль состояния расчётов с подотчётным лицом в 1С 8.3

Для контроля состояния расчётов с подотчётным лицом в 1С 8.3 необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 в разделе Отчеты:

Если дебетовое и кредитовое сальдо по сотруднику отсутствует, то значит, что он полностью израсходовал средства, которые получил в подотчёт.

На сайте можно ознакомиться по конфигурации 1C Бухгалтерия 8.3

Как избежать ошибки при оформлении авансового отчета в 1С 8.2 (8.3) смотрите в следующем видео.

Авансовый отчет предназначен для отражения хозяйственных и командировочных расходов подотчетного лица.

Обычно сначала подотчетному лицу выдаются деньги из кассы или перечисляются на карточку с расчетного счета. В программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 2 это оформляется документами «Расходный кассовый ордер» или «Списание денежных средств»,

Чтобы отразить подотчетные суммы в программе нужно заполнить документ «Авансовый отчет». Чтобы заполнить авансовый отчет в 1С 8 ред. 2 следует зайти на закладку «Касса» или меню «Касса» в верхней части программы. Указанный документ имеется также в закладке «Производство». Последовательность формирования авансового отчета идентичен во всех имеющихся редакциях восьмой версии программы 1С Бухгалтерия.

Для заполнения новой формы авансового отчета щелкаем по элементу «Авансовый отчет» и нажимаем кнопку «Добавить» (зеленый плюс) в верхнем меню журнала «Авансовые отчеты».

После нажатия на эту кнопку откроется новый авансовый отчет. Данный документ состоит из четырех закладок: «Авансы», «Оплата», «Товары», и «Прочее».

Во-первых, в справочнике «Физические лица» находим конкретное подотчетное лицо. После этого выбираем его в документ кнопкой «Выбрать» или двойным щелчком левой кнопки мыши.

На первой закладке «Авансы» выбираем документ, которым до этого были выданы денежные средства в программе 1С Бухгалтерия. Этот документ может быть Расходным кассовым ордером, в случае, если деньги были выданы из кассы, Списание с расчетного счета, в случае, если были перечислены деньги со счета предприятия либо Выдача денежных документов.

Если денежные средства не выдавались авансом, указанную вкладку заполнять не требуется. В нижней части документа обязательно указываем назначение аванса: хозяйственные расходы или командировочные; а также необходимо указать количество документов, приложенных к авансовому отчету.

Вторая закладка документа «Авансовый отчет» называется «Товары». На данной вкладке в программе 1С 8 отражаются ценности, приобретенные подотчетным лицом.

Например, это могут быть материалы или товары. Самое главное, при заполнении данной закладки – правильно выбрать папку в справочнике «Номенклатура», так как именно к папке привязан счет бухгалтерского учета и при неправильном выборе папки сформируется неверная бухгалтерская проводка. Поэтому если подотчетное лицо приобрело материалы, выбирать нужно папку «Материалы».

Третья закладка авансового отчета в программе1С Бухгалтерия носит название «Оплата». В ней требуется отразить расходы, оплаченные подотчетным лицом, это могут быть, например: Интернет, услуги связи и т.п.

Здесь также нужно указать счет, который будет корреспондировать со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обычно это счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

На четвертой закладке авансового отчета в программе 1С «Прочее» требуется отразить командировочные расходы. В том случае, если сотрудник был в командировке.

Здесь же указывается документ на основании, которого заполняется авансовый отчет. Это может быть билет, счет гостиницы и т.п. Если документов несколько, каждый записывается в отдельную строчку. Также на этой закладке указывается счет, на который списываются командировочные расходы. Счет зависит от того, что за работник ездил в командировку. Если это работник основного подразделения – выбираем счет 20 «Основное производство», если работник администрации, то счет 26 «Общехозяйственные расходы» и т.д.

На практике, при заполнении формы не обязательно заполнять все закладки документа Авансовый отчет в 1С 8 . Это будет зависеть от того, на какие цели были израсходованы подотчетные деньги.

Предлагаем рассмотреть, как происходит формирование авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для примера возьмем два вида: за купленный товар и за проезд на транспорте (поезде). Изначально денежные средства передаются сотруднику через документ «Выдача наличных» по расходно-кассовому ордеру. Находится он в журнале «Кассовые документы», пункт меню «Банк и касса»:

Открывается форма для заполнения. Здесь заполняем поля:

Нажимаем «Провести» и посмотрим, какие проводки сформировались: Дт71.01 - Кт50.01 – расход из кассы. Эта сумма была передана подотчетному лицу на покупку некоторого товара. А теперь выдадим другую сумму другому лицу на проезд. Аналогичным образом формируем документ «Выдача наличных». Общий расход денег можно посмотреть в оборотно-сальдовой ведомости по 71 счету. Будет отображаться, кому и какая сумма была выдана:

Переходим к оформлению авансовых отчетов. Вкладка «Банк и касса», раздел «Касса», входим в журнал «Авансовые отчеты»:

При нажатии на кнопку «Создать» открывается форма заполнения документа:

• Поле «Подотчетное лицо» - кому выдавали денежные средства;
• Поле «Склад» - не заполняется.

Программа самостоятельно выбирает документ по указанному подотчетному лицу. На экране появляется окошко с созданным ранее документом на выдачу наличных этому сотруднику:

Нажатием, этот документ переносится в табличную часть авансового отчета.

Переходим на вкладку «Прочее» и нажимаем кнопку «Добавить». На этой вкладке нужно ввести зачем выдали, кукую сумму, счет списания и т.д.:

Заполняем:

• Документ расхода – прописываем название, например - «Билет», в пустой строке снизу указываем номер и дату билета;
• Номенклатура – прописываем название (будет отражаться в печатной форме);
• Сумма – указываем стоимость билета;
• НДС – не облагается, поэтому выбираем «Без НДС»;
• Счет затрат – указываем 26 (Общественные расходы);

Если имеется информация по поставщику и счету-фактуре, то указываем в соответствующих графах.

После ввода всей информации нажимаем «Провести» и смотрим образовавшиеся проводки: Дт26 - Кт71.01.

В оборотно-сальдовой ведомости отражается списание данных средств на конец расчетного периода:

С помощью второго авансового отчета рассмотрим покупку какого-либо товара подотчетным лицом. Открываем новый документ «Авансовый отчет» и приступаем к заполнению:

• Подотчетное лицо - выбираем, кому выдавали денежные средства на приобретение товара;
• Документ аванса – заполняется аналогично, через клавишу «Добавить», «Выдача наличных», выбор расходно-кассового ордера в появившемся окне.

Здесь указываем, что приобрелось и в каком количестве поступит на склад, а также, на какую сумму, у какого поставщика и т.д. Заполняем:

• Документ(расхода) – товарный чек (или накладная);
• Ниже – номер товарного чека и дата;
• Номенклатура – наименование приобретенного товара;
• Количество – сколько единиц поступит;
• Сумма – которая указана в товарном чеке;
• НДС – 18%, сумма НДС высчитывается программой;
• Поставщик – берем из товарного чека, название организации, у которой куплен товар;
• СФ – ставим галочку, если выдан счет-фактура;
• Реквизиты счета-фактуры - прописываем номер и дату;
• Счет учета – 41.01 (Товары на складах);
• Счет НДС – 19.03 (НДС по приобретенным материально-производственным запасам);
• Номер ГТД (Страна производитель) указывается в случае, если товар импортный.

Все заполнено и осталось провести документ. Посмотрим, какие проводки сформировались:

• Дт41.01 - Кт71.01 – себестоимость товара;
• Дт19.03 - Кт71.01 – входящий НДС.

Обратите внимание на нижнюю часть документа «Авансовый отчет», который только что был заполнен. Программа просчитала, на основании созданных документов, какую сумму получило подотчетное лицо, какая сумма израсходована и какая сумма осталась неучтенной (остаток).

Вот этот остаток нужно вернуть в кассу. Для этого переходим в журнал «Кассовые документы». Нажимаем клавишу «Поступление».

В данной статье мы рассмотрим заполнение и основные принципы работы с одним из достаточно распространенных документов в бухгалтерии, а именно — документом «Авансовый отчет». Заполнение авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия 8.2 производится подобно тому, как это происходит в более ранних версиях программ 1С версии 8. Однако есть некоторые отличия.

Как известно, авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя предприятия на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса.

Пример заполнения документа «Авансовый отчет» будем проводить в конфигурации 1С Бухгалтерия для Украины. Читатели нашего сайта из России, Белоруссии и Казахстана уже имеют представление о том, что основные действия и алгоритмы работы с программами 1С подобны в локализациях для этих стран. Поэтому приобретение навыков работы как с авансовым отчетом, так и с другими документами будет актуально для бухгалтеров, использующих практически любые версии 1С 8.х

Откроем документ «Авансовый отчет». Это можно сделать перейдя на одну из вкладок панели функций «Касса» или «Производство» и выбрать соответствующую документу позицию. Также к аналогичному результату приведет использование кнопки «Касса» главного меню.

После открытия журнала документов, в которых хранятся записи о документах «Авансовый отчет», создадим новый документ. Для этого нажмем кнопку «+Добавить».

Заполнение документа начинаем с установки значений реквизитов, находящихся в шапке документа. Выбираем значения организации, склада, указываем при необходимости назначение. Обязательно выбираем физическое лицо, которое отчитывается за аванс. Если в справочнике физических лиц нет нужной записи, то можно ее создать не выходя из процесса заполнения основного документа.

Выбор физического лица производится нажатием на кнопку «…» справа, в поле «Физ. лицо».

Обсудить операцию и задать по ней вопросы можно в .

У нас на сайте Вы найдете статьи по темам:

авансовый отчет, бланки авансового отчета, авансовый отчет +в 1с, заполнение авансового отчета, образец авансового отчета, авансовый отчет 8.2, авансовый отчет +по командировке, форма авансового отчета, авансовый отчет образец заполнения, , приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, расходник, приходно кассовый ордер бланк, счет фактура бланк, платежная ведомость, расчетно платежная ведомость, расчетная ведомость, бланк накладной, товарно транспортная накладная, платежное поручение, платежное требование, кассовая дисциплина, приходный ордер, первичные бухгалтерские документы, товарная накладная, счет фактура, бухгалтерский баланс, кассовый чек, рко, внеоборотные активы, нематериальные активы, капитальные вложения, основные средства, бланк расходного кассового ордера, главная книга

Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.

Приведем простой пример. Сотрудника и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.

Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за , суточные, почтовые расходы и многое другое.

В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.

Выдача денежных средств

Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».

Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.

Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется , но его можно изменить при заполнении документа.

Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.

Оформление авансового отчета в 1С

Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.

Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».

Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.

На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.

Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:

• На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
• Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
• Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
• На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.

Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».

Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.

Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.

Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С: