Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источников его образования. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.
Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Синтетический учет осуществляется в так называемых синтетических регистрах, а аналитический учет – в аналитических регистрах. Записи по синтетическим счетам, как правило, ведутся в журналах-ордерах и Главной книге или в заменяющих их машинограммах-ведомостях, а по аналитическим счетам – в книгах, машинограммах-ведомостях или на карточках. При ведении аналитического учета на карточках каждая вновь открываемая карточка регистрируется в особом реестре карточек, который дает возможность следить за их сохранностью.
Формы бухгалтерского учета
Форма бухгалтерского учета - это совокупность учетных регистров (Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источников его образования. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности) для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей. Формы бухгалтерского учета непрерывно развиваются от простейших бухгалтерских книг при мемориально-ордерной до современных рационально построенных регистров автоматизированных систем.
1. МЕМОРИАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА УЧЕТА:
Мемориально-ордерная форма учета применяется на предприятиях в нескольких вариантах в зависимости от особенностей отрасли промышленности и типа предприятия. В ней сочетаются книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры.
Синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях. Для аналитического учета используются книги, ведомости, карточки.
На каждую хозяйственную операцию (или группу операций, объединенных в сводном документе) составляется мемориальный ордер. Главное содержание мемориального ордера - это бухгалтерская проводка (корреспонденция счетов), дата ее составления и сумма. Мемориальный ордер может быть составлен в виде отдельного документа, а иногда место для мемориального ордера или заранее предусматривается в типографски изготовленных бланках документов (кассовые ордера, платежные требования-поручения и т. п.), или на документах делается соответствующий оттиск штампом. Большинство операций в течение месяца группируется во вспомогательных накопительных ведомостях. Затем по этим ведомостям раз в месяц составляются мемориальные ордера, например по сводным ведомостям начисления и распределения заработной платы, по сводному учету затрат на производство и др. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, им присваиваются порядковые номера. После отражения в регистрационном журнале сведений о хозяйственных операциях данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу (левая сторона – хоз.операции по дебету; правая сторона – по кредиту) или заменяющую ее многографную ведомость. Итоги по дебету и кредиту счетов Главной книги записываются в оборотную ведомость. При мемориальной-ордерной форме бух.учета бухгалтерский баланс предприятия составляется на основании оборотной ведомости по синтетическим счетам.
Недостатки мемориально-ордерной форме учета:
При ее ведение приходится составлять большое количество мемориальных ордеров; неоднократно записывать одни и те же данные в различные учетные регистры; раздельное ведение синтетических и аналитических учетных регистров (отставание аналитического учета от синтетического).
2. ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА:
Предприятие самостоятельно адаптирует журнально-ордерную форму к конкретным хозяйственным условиям и учетной политике. Данная форма учета рекомендуется для организации учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий всех отраслей народного хозяйства и видов деятельности (кроме банков и бюджетных организаций). В зависимости от объема отражаемой в учете информации (что обусловлено размерами предприятия и объемами его хозяйственной деятельности, а также целей внутреннего управления и периодичности представления текущей бух.отчетности) журналы-ордера могут открываться на месяц или квартал.
В основе журнально-ордерной формы бух.учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств, источников и хоз.операций по всем разделам бух.учета. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно как единый рабочий процесс. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется. Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей, используя для этого два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. В виде исключения по некоторым видам счетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета и на основе их данных в конце месяца составляться оборотные ведомости. Кроме того, ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.
В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. (В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному и валютному счетам в банке регистрируются в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости - по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля, а также для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы записями в различных журналах-ордерах).
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. По данным Главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.
Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца (года), обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец месяца (года) по каждому синтетическому счету (в соответствии с действующим Планом счетов бухгалтерского учета). В Главной книге данные о текущих оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.
Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.
Учет кассовых операций:
Для учета кассовых операций, отражаемых на счете 50 "Касса", предназначены журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 к нему. Эти бухгалтерские регистры отражают поступление денег в кассу предприятия и их расходование по целевому назначению согласно приложенным первичным документам. При этом в журнале-ордере записываются обороты по кредиту счета "Касса" в разрезе корреспондирующих дебетуемых счетов, а в ведомости - по дебету этого счета в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Записи в журнале-ордере и ведомости производятся итогами за день на основании отчетов кассиров, подтвержденных приложенными к ним первичными документами. При незначительном количестве кассовых документов допускаются записи операций в учетные регистры один раз за 3-5 дней или даже реже по одному или нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе "Дата" указываются первое и последнее числа, за которые производятся записи (например, 1 - 3,1 - 5 и т. д.).
1. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
2. Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета, регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Для целей настоящего Федерального закона под мнимым объектом бухгалтерского учета понимается несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни), под притворным объектом бухгалтерского учета понимается объект, отраженный в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки). Не являются мнимыми объектами бухгалтерского учета резервы, фонды, предусмотренные законодательством Российской Федерации, и расходы на их создание.
3. Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами. Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета.
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:
1) наименование регистра;
2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
5. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
6. Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
7. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.
8. В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
9. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.
Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид.
По назначению
Хронологические - регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.).
Систематические - регистры, в которых запись выполняется в разрезе группировочных признаков - счетов.
Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.
Комбинированные (синхронистические) - регистры, в которых выполняется как хронологическая, так и систематическая запись.
По обобщению данных
Интегрированный
Дифференцированный
Каждый регистр может рассматриваться индуктивно - от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно - от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором - их дифференциация.
Книга - разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.
Карточка - бланк, отпечатанный в виде таблицы.
Свободный лист - те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками
Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов). Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.
Наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.
Контокоррентные - имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.
Инвентарные - для учета материальных ценностей. В каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма.
Многоколончатые - предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих, например оплата различных расходов предприятия.
Машинные носители - отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
16. Формы бухгалтерского учета .
Форма бухучета - процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров аналитического и синтетического учета, их взаимосвязь и последовательность записи в них.
Отличие форм БУ :
Набор учетных регистров
Система взаимодействия учетных регистров
Объединение форм БУ :
Подтверждение хозяйственных операций первичными учетными документами
Отражаются методом двойной записи на счетах бухгалтерского учёта в соответствии с планом счетов.
Выбор формы бухгалтерского учета должен быть закреплен в приказе по учетной политике предприятия.
Различают следующие формы бухгалтерского учета:
- Журнал-главная
Эта форма находит применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.
Схема учета по форме Журнал-главная:
- Мемориально-ордерную
Возникла в 1928-1930 годах. Основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами – мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись). За каждым мемориальным ордером закрепляют постоянный номер, что дает возможность составлять на каждую группу однородных операций лишь один ордер в месяц. По операциям, не поддающимся систематизации, и по сторнировочным операциям составляются мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.
Достоинства мемориально-ордерной формы:
Не ограничивает числа учитываемых операций;
Конкретизирует изменения в средствах на счетах;
Расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета;
Строгая последовательность учетного процесса;
Простота и доступность учетной техники;
Широкое использование стандартных форм аналитических регистров;
Возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.
Недостатки мемориально-ордерной формы:
Многократность записей и трудоемкость учета;
Отрыв аналитического учета от синтетического;
Сложность приемов выявления ошибочных записей.
Схема мемориально-ордерной формы учета:
- Журнально-ордерную
Основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливании за каждый месяц.
Схема: «документ – регистр – форма отчетности».
Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.
Журналы-ордера:
В основу построения единой журнально-ордерной формы положены следующие принципы:
Записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;
Совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
Отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;
Применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;
Применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;
Журнально-ордерная форма учета не имеет перспектив, так как в основном рассчитана на ручной труд.
- Упрощенную
Используется для субъектов малого предпринимательства.
Предусматривающая две формы учета:
Простая форма
Применяется в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций и содержанием хозяйственной деятельности не является сфера материального производства. Способ двойной записи не применяется, ведется книга учета доходов и расходов.
Упрощенная форма
Предусматривает использование ведомостей для учета имущества предприятия. Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых счетов.
Схема упрощенной формы учета:
- Автоматизированную
Форма бухгалтерского учета предусматривающая применение электронно-вычислительных машин.
Автоматизированная форма учета позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.
Основные достоинства данной формы учета:
Однократное введение первичной информации;
Быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.
Применение вычислительной техники для сбора, регистрации и обработки информации;
Возможность диалогового режима работы с ЭВМ;
Возможность выдачи информации по запросу;
Освобождение времени учетного персонала для контрольно-аналитических функций.
Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:
Однократный ввод учетных данных;
Автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;
Автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;
Автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.
Вопросы: 8.1Учетные регистры, их сущность и значение.
8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация.
8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета.
8.4 Приемы исправления ошибок в учете.
8.1 Учетные регистры, их сущность и значение
Хозяйственные операции после их совершения должны быть отражены в бухгалтерском учете. Чтобы получить необходимые сведения о хозяйственной деятельности следует все данные, содержащиеся в первичных документах, сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием по счетам. Такая запись по счетам осуществляется в учетных регистрах. Учетные регистры представляют таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций.
Регистр бухгалтерского учета – документ, в котором производятся регистрация, накопление и систематизация учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Регистры могут составляться на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгалтерского учета.
Регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие сведения: наименование регистра; наименование организации; период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций; хронологическую и (или) систематическую группировку хозяйственных операций; оценку хозяйственных операций в натуральных и стоимостных показателях; должности лиц, ответственных за ведение регистра, их фамилии, инициалы и подписи.
В регистрах бухгалтерского учета (за исключением регистров бухгалтерского учета, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления.
8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация
Учетные регистры
По внешнему виду
Карточки
Свободные листы
Машинограммы
По назначению
По объему информации
По форме графления
По признаку унификации
По материальной основе
Хронологические
Систематические
Комбинированные
Синтетические
Аналитические
Комбинированные
Односторонние
Двухсторонние
Многографные
Бумажные
Безбумажные
Отраслевые
Специализированные
Поквартальные
Помесячные
По времени ведения
Рис. 1.Классификация учетных регистров
8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета
В бухгалтерском учете для регистрации хозяйственных операций используется большое количество разнообразных учетных регистров, записи в которых могут производиться в различной последовательности и сочетании, а для учета и обработки могут применяться различные технические средства вычислительной техники.
Форма бухгалтерского учета – порядок осуществления и обобщения записей на счетах бухгалтерского учета и совокупность регистров бухгалтерского учета, в которых производятся такие записи.
Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:
1 – внешний вид;
2 – строение и количество регистров;
3 – назначение и содержание учетных регистров;
4 – взаимосвязь и сочетание хронологических и систематических записей, регистров синтетического и аналитического учета;
5 – последовательность учетных записей;
6 – степень использования средств автоматизации в учетном процессе.
Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации, закрепляя это в учетной политике. В процессе исторического развития на практике применялось множество разных форм.
Первую форму бухгалтерского учета называют староитальянской, в которую входили три книги – мемориал, журнал, главная книга.
Второй формой бухгалтерского учета была новоитальянская – где велись уже первые документы, произошло разграничение синтетического и аналитического учета, ведение книг для аналитического учета, ведение оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам с ежемесячной сверкой.
В настоящее время в Республике Беларусь организации могут применять одну из следующих форм учета: мемориально-ордерную, журнально-ордерную, автоматизированную и упрощенную.
При использовании мемориально-ордерной формы на каждый первичный документ или группу однородных документов, т. е. на каждую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, где указывается его номер, краткое содержание операции, дебет и кредит счетов, сумма операции.
Мемориальный ордер №____
за _____ 20__ г.
|
Корреспондирующий счет |
Сумма, руб. |
|||
После составления они регистрируются в хронологическом порядке в журнале, где им присваивается постоянный порядковый номер.
Регистрационный журнал
за _______________ 20__ г.
Документы, на основании которых составляется мемориальный ордер, прикрепляются к нему. Мемориальные ордера после их регистрации в регистрационном журнале используются для записи операций на синтетических счетах в Главной книге. Она имеет развернутую двухстороннюю форму. Для каждого синтетического счета в ней отводится отдельный разворот двух страниц. Данные Главной книги используются для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Аналитический учет ведется на карточках, записи в которые осуществляются на основании документов, прилагаемых к мемориальным ордерам.
Документы
Кассовая книга
Мемориальные ордера
Книги (карточки) аналитического учета
Регистрационный журнал
Главная книга
Оборотная ведомость по синтетическим счетам
Рис. 2. Мемориально-ордерная форма учета
Условные обозначения:
запись информации;
сверка записей.
Данная форма учета рассчитана в основном на использование ручного труда и практически не приспособлена к автоматизации.
В сельскохозяйственных организациях предполагает использование 17 журналов-ордеров, а также вспомогательных ведомостей, разработанных таблиц. Информация о совершенных операциях из первичных документов группируется в накопительной ведомости и после подсчета итоговых данных переносится в соответствующие журналы-ордера, однако данные первичных документов могут сразу же переносится в журналы-ордера. В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак в корреспонденции с дебетуемыми счетами.
Первичные учетные документы
Кассовая книга
Группировочные и накопительные ведомости
Журналы-ордера
(ведомости)
Регистры аналитического учета
Главная книга
Оборотные ведомости по аналитическим счетам
Рис 3. Журнально-ордерная форма учета
Некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких счетов. В журналах-ордерах, совмещающих синтетический и аналитический учет, предусмотрены необходимые статьи аналитического учета.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения их данных, а также для взаимной проверки правильности записи по счетам и для составления баланса. Главная книга открывается на год.
Для каждого счета в Главной книге отводится отдельная таблица (страница), где записывают остатки на начало месяца, оборот по кредиту одной общей суммой из соответствующего журнала-ордера. Обороты по дебету собираются из различных журналов-ордеров, т.е. Главная книга ведется по дебетовому признаку . Сумма всех дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по дебету и кредиту должны быть равны в Главной книге.
Автоматизированная форма учета основывается на применении и использовании ПЭВМ и создании автоматизированных рабочих мест (АРМ) непосредственно в бухгалтерии, что позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. При этом ввод данных производится однократно, а использование – многократно в разрезе различных уровней пользования.
Все используемые в настоящее время программные продукты («1С: Бухгалтерия», «Галактика», «Ветразь» и др.) могут отличаться формами выходных документов и приемами ввода первичных данных, но их объединяет то, что они функционируют на основе взаимодействия элементов метода бухгалтерского учета: документации, счетов, двойной записи на счетах, баланса, инвентаризации, отчетности, оценки и калькуляции.
Особенностью данной формы учета является централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами учета: «Учет основных средств», «Учет производственных запасов», «Учет готовой продукции и ее реализации», «Учет финансово-расчетных операций», «Учет труда и заработной платы», сводный учет и составление отчетности и получения выходной информации – машинограмм, которые по содержанию соответствуют регистрам синтетического и аналитического учета. Автоматизация учета ускоряет процесс обработки и получения информации.
Первичная информация по операциям
Хранение информации (баз данных)
Обработка информации по программе
Нормативно-справочная информация
Регистры
Отчетность
Документация
Рис. 4. Автоматизированные формы учета
Применяется в организациях малого бизнеса.При использовании данной формы из 66 синтетических счетовдействующего Плана счетов применяются 20-25 счетов, а все хозяйственные операции регистрируют в Книге учета хозяйственных операций по форме К-1. Книга учета хозяйственных операций является регистром синтетического и аналитического учета.
Первичные документы
Оборотная ведомость
Кассовая книга
Ведомости (В-1 до В-8)
Карточки аналитического учета
Баланс и другие формы отчетности
Шахматная ведомость (В-9)
Рис. 5. Упрощенная форма бухгалтерского учета
В организациях производственной сферы деятельности, наряду с Книгой учета хозяйственных операций и Кассовой книгой, рекомендуется использовать дополнительно 9 ведомостей:
Ведомость учета основных средств, начисления амортизации по ним – форма № В-1;
Ведомость учета производственных запасов и готовой продукции – форма № В-2;
Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;
Ведомость учета денежных средств и фондов – форма № В-4;.
Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-5;
Ведомость учета реализации – форма № В-6;
Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;
Ведомость учета заработной платы – № В-8;
Ведомость (шахматная) – форма № В-9.
Итоговые данные по счетам в Книге учета хозяйственных операций являются основанием для составления оборотного баланса (оборотной ведомости по счетам).
– это носители учетно-экономической информации, полученные на основе первичных или сводных учетных документов. Они предназначены для систематизации и накопления информации, для отражения ее на счетах бухучета и в отчетности. Учетные регистры представляют собой специальные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе организации, источниках его образования и т. п.
С помощью регистров бухучета осуществляют :
Накопление и группировку информации по экономическим объектам учета;
Контроль за сохранностью первичных и сводных учетных документов;
Оперативный анализ движения имущества и обязательств организации.
При формировании учетной политики организация самостоятельно решает, какие учетные регистры целесообразно использовать. Их выбор зависит от объема бухгалтерской работы, размера предприятия, видов хозяйственных операций, а также от уровня механизации бухучета.
Классификация бухгалтерских регистров проводится по следующим признакам:
1) назначению;
4) способу графления;
5) способу заполнения, т. е используемым техническим средствам.
1. По назначению бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.
Хронологическими являются учетные регистры, в которых факты хозяйственной деятельности записываются по мере их возникновения и последовательного совершения, т. е в хронологическом порядке. К ним относятся: журнал регистрации хозяйственных операций, различные журналы регистрации первичных документов, книги продаж и покупок, реестры и др.
К систематическим относятся регистры, предназначенные для отражения записей в системе объектов бухгалтерского учета – счетов, ордера, ведомости и др. Они используются для записей и получения итогов по отдельным счетам бухгалтерского учета. Систематическим учетным регистром синтетического учета является Главная книга.
Комбинированными называются регистры, которые сочетают хронологические и систематические записи. В них хозяйственные операции регистрируются по времени и одновременно систематизируются по счетам. К таким регистрам относится, например, журнал-главная книга и др.
Синтетическими называются регистры, предназначенные для обобщения записей по синтетическим бухгалтерским счетам , например журналы-ордера, мемориальные ордера и др. В этих регистрах показатели хозяйственных процессов формируются в денежном выражении.
Аналитические регистры предназначены для ведения учета по субсчетам и шифрам аналитического учета (изделиям, поставщикам, покупателям и т. п.).
Универсальными являются регистры, которые позволяют совмещать в одном документе данные аналитического и синтетического учета.
3. По форме бухгалтерские регистры делятся на книги, карточки, свободные листы (ведомости).
Книги – это сброшюрованные листы бумаги, имеющие определенное гравление. Они применяются в основном при ручной технике ведения учета. В книге все страницы должны быть пронумерованы. При большом объеме книги и значительном количестве учитываемых объектов для удобства пользования составляется оглавление. На обложке книги проставляются: название регистра, год использования, название предприятия и другие необходимые данные.
Карточки – это плотные листы бумаги небольшого формата, разграфленные специальным образом. Карточки удобны для ведения аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам материалов и готовой продукции и др.). При открытии карточек их регистрируют в специальном реестре, что обеспечивает контроль за их сохранностью.
Наибольшее распространение получили три вида карточек: контокоррентные, материальные и многоколончатые.
Контокоррентные карточки используются для аналитического учета расчетов. Это могут быть расчеты с банками, с работниками предприятия.
Материальные карточки предназначены для учета материальных ценностей и готовой продукции на складах. Они заполняются материально ответственными лицами на основании первичных документов по движению материала определенного наименования.
Многоколончатые карточки используются для учета затрат по производству продукции, выполнению работ , оказанию услуг.
Ведомости – это отдельные несброшюрованные листы определенного графления. Они используются для регистрации и накопления однородной учетной информации, например расчетно-платежная ведомость содержит только информацию, связанную с оплатой труда работников.
В разных отраслях используют разнообразные ведомости, отражающие специфические хозяйственные операции. Например, в сельскохозяйственных предприятиях широко применяются ведомость учета движения зерна и другой продукции (форма СП-11), ведомость учета движения молока (форма СП-23) и т. п.
4. По способу графления бумажные регистры делятся на однопозиционные, двухпозиционные, многопозиционные, линейные, шахматные и др.
В однопозиционных (односторонних) регистрах графы для отражения хозяйственных операций, например по приходу и расходу, располагаются на одной стороне. Односторонними регистрами являются различные карточки по учету материальных ценностей.
Двухпозиционными (двухсторонними) называются регистры, в которых графы для отражения хозяйственных операций расположены на разных сторонах развернутого листа, обычно дебетовая часть находится на левой стороне листа, а кредитовая – на правой.
Мнопозиционными называются регистры, в которых одна сторона содержит несколько колонок, данные записываются в подробном виде.
Шахматные регистры разграфлены на клетки, напоминающие шахматную доску. Записи делают на пересечении колонок и строк, таким образом, запись одновременно проходит по дебету и по кредиту.
В линейных регистрах однородная информация записывается одной строкой, т. е. в одну линию.
5. По способу заполнения бухгалтерские регистры подразделяются на заполняемые вручную, с использованием пишущих машинок и с использованием печатающих устройств ЭВМ.
Практическая часть.
2. Для чего предназначены аналитические регистры бухучета.