Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ . В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.

Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 НК РФ).

Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ ).

Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.

Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается ( Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Сроки хранения электронных документов

Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.

Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.

Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.

Какими нормативными актами необходимо руководствоваться при определении сроков хранения бухгалтерских документов организации? Необходимо ли отдавать в переплет все документы бухгалтерского учета, хранящиеся в бухгалтерии организации?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

При установлении сроков хранения документов организации необходимо руководствоваться: Законом N 402-ФЗ, НК РФ, Законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.
Документы, не передаваемые в архив организации (сроком хранения до 10 лет включительно), могут быть сгруппированы в хронологическом порядке и скреплены, например, в папках-скоросшивателях. При этом на папке должен быть заголовок дела.

Обоснование позиции:

Сроки хранения бухгалтерских документов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ).

Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
Так, например:

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);

Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);

Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня);

Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, - 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения (ст. 436 Перечня). Договоры дарения, по лизингу, к примеру, хранятся постоянно (ст.ст. 439, 449 Перечня).

Необходимо также учитывать, что пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Обращаем внимание также на то, что некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ)).

Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения.

В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете ( на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации.

При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.

Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 N 03-11-11/104, указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12.

Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

Убытков в виде сумм безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, определения ВАС РФ от 09.10.2012 N ВАС-5055/12, от 09.06.2012 N ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;

Убытков, поименованных в п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнтельно смотрите письмо ФНС России от 16.02.2015 N ГД-4-3/2251@).
На момент реализации также учитываются расходы в виде:

Цены приобретения (создания) прочего имущества, таких, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);

Стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второй п. 2 ст. 254 НК РФ);

Цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);

Стоимости приобретения покупных товаров.

Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения ст. 268 НК РФ.
Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 N 09АП-2671/13, ФАС Московского округа от 19.07.2013 N Ф05-7106/13 по делу N А40-74496/2012).

При определении сроков хранения документов необходимо также учитывать, что плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

На практике обособить бухгалтерские документы, которые могут храниться четыре, пять или шесть лет, не всегда возможно. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем).

Порядок хранения документов в делопроизводстве

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем субъекта (ч. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).

При организации хранения документов бухгалтерского и налогового учета необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила) и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 (далее - Положение N 105) (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее). Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015.

Согласно п. 2 ст. 13 Закона N 125-ФЗ юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов. Об этом же написано в п. 1.4 Правил.

Таким образом, порядок хранения первичных документов экономический субъект устанавливает самостоятельно. При этом экономические субъекты могут передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона N 125-ФЗ).

Согласно п. 2.3 Правил в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (ст. 5 Закона N 125-ФЗ), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению, после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (п.п. 4.6-4.13 Правил). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил).

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (п. 4.2 Правил).

Таким образом, архивные документы организации изначально формируются во всех ее структурных подразделениях (в делопроизводстве), а затем после проведения экспертизы ценностей документов передаются в архив организации на хранение либо уничтожаются.

В каждом структурном подразделении организации схожие по содержанию документы и относящиеся к одному вопросу деятельности организации группируются в дела (единицы хранения) (п.п. 2.9, 3.3 Правил).

При формировании дела необходимо соблюдать требования, установленные п. 4.20 Правил.

Согласно п. 4.19 Правил законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

Подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках) (п. 4.21 Правил);

Нумерацию листов дела (п. 4.22 Правил);

Составление листа-заверителя дела по форме, установленной приложением N 8 к Правилам (п. 4.23 Правил);

Составление внутренней описи документов дела (приложение N 27 к Правилам) (п. 4.30 Правил);

Оформление обложки дела (приложение N 28 к Правилам) (п.п. 4.24-4.29 Правил).

Дела передаются в архив организации по описям, составленным в структурных подразделениях.

Из п. 4.19 Правил следует, что только завершенные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению (подшивка или переплет, нумерация листов дела, составление листа-заверителя дела и т.д) перед передачей в архив организации.

В отношении дел, содержащих документы временных (менее 10 лет) сроков хранения, такого порядка Правилами не установлено. Как следует из п. 4.2 Правил такие дела в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Исключением является только случаи, когда по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации. Тогда дела сроком хранения до 10 лет передаются в архив после окончания календарного года, в котором они были заведены, и такие дела подлежат полному оформлению.

Таким образом, в общем случае основным требованием к делам, содержащим документы, срок хранения для которых установлен менее 10 лет, является их группировка и оформление в соответствии с порядком, установленным п. 4.20 Правил.

Согласно данному порядку в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. То есть все дела, независимо от сроков хранения документов в них, должны иметь заголовок.

При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела. Тут же отметим, что документы временного хранения должны группироваться отдельно: в дела сроком хранения более 10 лет; дела сроком хранения до 10 лет включительно;

Включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

Группировать в дело документы одного календарного года;

Исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период созыва; документы образовательных организаций, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней.

Приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;

Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

По нашему мнению, документы, не передаваемые в архив организации (сроком хранения до 10 лет включительно), могут быть сгруппированы в хронологическом порядке и скреплены, например, в папках-скоросшивателях. При этом на папке должен быть заголовок дела. Иных требований к таким делам Правила не содержат. Не противоречит такой порядок и п. 6.4 Положения N 105.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень 2010, новый Перечень).

Новый Перечень отличается от Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 и признанного приказом Росархива от 26.08.2010 № 63 утратившим силу (далее – Перечень 2000), значительно большим – почти вдвое – объемом и, следовательно, бóльшим количеством наименований документов с указанием сроков их хранения. Кроме того, изменились и сроки хранения некоторых документов.

Предлагаем вам краткий обзор новых видов документов, включенных в Перечень 2010, представляющих наибольший интерес для служб документационного обеспечения управления – секретариатов, канцелярий, общих отделов и др.

Структура Перечня изменилась незначительно, осталось прежним количество частей (12), не претерпели существенных изменений и их названия. Следует заметить, что Указания по применению Перечня 2000 состояли из трех разделов:

1. Общие положения.

2. Структура перечня и порядок его применения.

3. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение.

В новом Перечне сохранился только раздел «Общие положения» с описанием структуры документа. Исключение из Указаний раздела 3 вполне понятно, т.к. правила отбора документов на хранение и уничтожение подробно описаны в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Во втором разделе Указаний по применению Перечня 2000 содержались подробные разъяснения о порядке применения срока хранения «постоянно» организациями, являющимися источникам комплектования государственных и муниципальных архивов и не являющимися таковыми, В частности, были указаны номера статей с документами постоянного срока хранения, которые необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций. В новом Перечне этот список отсутствует, а разъяснения сведены к нескольким сноскам в конце документа:

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

<**> Здесь и далее звездочки <**> означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

И еще одно существенное изменение: в п. 1.4 Указаний по применению Перечня 2000 было сказано о нормативном (т.е. обязательном) характере документа: «Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)». Новый Перечень такого указания не содержит. Но при этом не следует забывать, что Перечень 2010 утвержден приказом Минкультуры России, и этот приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380, что, безусловно, придает документу нормативный характер.

Кстати

Заметим, что п. 1.3 Перечня 2010, уже согласованного Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15.09.2009 , но еще не утвержденного Минкультуры России, был сформулирован следующим образом: «Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих архивных документов». А в п. 1.4 были перечислены случаи, когда применяется Перечень 2010:

● при разработке отраслевых перечней документов с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел;

● при определении состава и сроков хранения типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, в процессе разработки номенклатур дел, при формировании дел;

● при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы;

● в практической работе экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

В документе были даны подробные указания о том, как следует применять временные и постоянные сроки хранения документов – так же, как и в Перечне 2000.

Важные указания содержались в п. 2.5 рассматриваемой редакции Перечня 2010: «Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

В случае, если одни и те же виды документов в настоящем Перечне и в определенном отраслевом перечне документов или примерной номенклатуре дел имеют разные сроки хранения, то следует руководствоваться настоящим Перечнем. В отдельных случаях может быть применен более высокий срок хранения, данный в отраслевом перечне документов или примерной номенклатуре дел.»

Согласно п. 2.11 этой редакции снижение сроков хранения , установленных Перечнем, запрещается .

Росархивом были предусмотрены и другие разъяснения, не нашедшие отражения в окончательной редакции нового Перечня.

Организация системы управления

Раздел 1.1 называется в новом Перечне «Руководство», а не «Распорядительная деятельность», как это было в Перечне 2000. Оформление и текущее хранение многих видов документов этого раздела входит в обязанности делопроизводственных служб, поэтому мы постараемся подробно рассказать о внесенных в раздел дополнениях.

Поручения руководства

Если у вашей организации есть вышестоящая организация, то нелишним будет знать, что ст. 6 Перечня 2010 установлен постоянный срок хранения поручений вышестоящих организаций и документов по их выполнению, но если поручения касаются оперативных вопросов деятельности, срок их хранения составляет 5 лет ЭПК .

Что касается поручений руководства организации структурным подразделениям и документов по их выполнению, то их следует хранить 5 лет ЭПК (ст. 7 Перечня 2010), причем, согласно примечанию к ст. 7, срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа. Например, поручение генерального директора о подготовке договора о предоставлении научно-технической помощи какой-либо российской компании, оформленное на входящем письме, в котором содержится просьба о предоставлении такой помощи, и адресованное структурному подразделению организации, должно храниться 10 лет ЭПК, т.к. в соответствии со ст. 493 Перечня 2010 переписка подобного рода имеет именно такой срок хранения.

Обратите внимание. В делопроизводственной практике применяются визы согласования (при внутреннем согласовании документа), но в этот реквизит, согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», входят наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи должностного лица, визирующего документ, и дата согласования, а указание каких-либо поручений в визах не предусмотрено . Поручения руководства на практике оформляются не визой, а резолюцией на документе.

Распорядительные документы

Статьей 21 Перечня 2010 предписано хранить документы о выполнении распорядительных документов в течение 5 лет ЭПК.

Если в ст. 72 Перечня 2000 единый – постоянный – срок хранения был установлен для книг и журналов регистрации всех распорядительных и нормативных документов организации, то в ст. 258 раздела 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» нового Перечня приведены сроки хранения журналов регистрации отдельно по каждой группе распорядительных документов:

	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:		(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.
	а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности
	б) распорядительных документов по личному составу (2)
	в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности

Как видно, регистрационные формы должны храниться столько, сколько и документы, в них зарегистрированные, – это очень важное для нашей работы правило, давно подсказанное делопроизводственной практикой, теперь закреплено в нормативном документе.

Правила, инструкции, регламенты

Статьей 31 Перечня 2010 установлено, что переписку по применениюправил, инструкций, регламентов, рекомендаций следует хранить 5 лет ЭПК.

Статьями 33–35 Перечня 2010 установлен единый срок хранения – 5 лет ЭПК – для переписки по основным (профильным) направлениям деятельности с вышестоящей, с подведомственными (подчиненными) и другими организациями.

Много новых видов документов появилось в разделе 1.2 «Организационные основы управления».

Учредительные документы, документы по регистрации, реорганизации и ликвидации

Статьей 37 Перечня 2010 установлен единый срок хранения документов о государственной регистрации и о прекращении деятельности юридического лица, а в статье 38 – физического лица в качестве индивидуального предпринимателя – 15 лет ЭПК после прекращения деятельности; исключение составляют только решения , которые должны храниться постоянно.

Обратите внимание. Как сказано в пояснениях к Перечню 2010, при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. Статьей 255 раздела 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» Перечня 2010 предусмотрено, что заключения государственного, муниципального архива о составе документов приватизируемой и ликвидируемой организации подлежат постоянному хранению.

В отдельную статью (40) выделены информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах – для них установлен 5-летний срок хранения.

Статьей 48 Перечня 2010 установлен срок хранения переписки о реорганизации и переименовании организаций и передаче из одной системы в другую – 5 лет ЭПК.

Лицензирование

Статьей 96 Перечня 2010 установлен срок хранения документов по лицензированию, подробный перечень которых приведен в графе «Вид документа»:

Положения о структурных подразделениях, о коллегиальных, экспертных и других органах организации

Статья 56 нового Перечня сняла все сомнения о сроке хранения положений о подразделениях, входящих в состав более крупных структурных подразделений:

Документы, связанные с режимом ограничения доступа к документам

Несколько статей нового Перечня посвящены документам о конфиденциальной информации . В частности, перечень сведений, положения и другие документы по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации, согласно ст. 62 Перечня 2010, должны храниться постоянно <**>.

В раздел 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» , о котором мы позже поговорим подробно, включены три новые статьи, регламентирующие сроки хранения документов, связанных с режимом конфиденциальности:

● статья 207 – устанавливает 5-летний срок хранения планов мероприятий по охране коммерческой тайны в организации (после замены новыми);

● статья 208 – устанавливает такой же срок хранения для документов (списков, заявок, заключений) по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации (после снятия с учета);

● статья 209 – устанавливает такой же – 5-летний – срок хранения для документов (списков, обязательств, расписок) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (после снятия грифа ограничения доступа к сведениям).

Штатное расписание

Статьей 73 Перечня 2010 установлен 3-летний срок хранения переписки по разработке и изменению штатных расписаний (после утверждения).

Доверенности

Теперь не нужно обращаться к иным источникам информации в поисках сроков хранения доверенностей: согласно ст. 60 Перечня 2010 доверенности, выданные на осуществление отдельных видов деятельности филиалам и представительствам, следует хранить 5 лет ЭПК после истечения срока их действия, а в соответствии со ст. 61 Перечня 2010 доверенности на представление интересов организации подлежат постоянному хранению <**>.

Проверки организаций

В примечании к ст. 173 Перечня 2010 указан срок хранения документов внутренних проверок организации:

Свидетельства, сертификаты на право собственности

В дополнение к ст. 185 Перечня 2010, подтвердившей постоянный срок хранения свидетельств, сертификатов на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, знаков обслуживания, введены две новые статьи:

● статья 186, устанавливающая постоянный срок хранения документов (постановлений, доверенностей, заявок, заключений, решений) к свидетельствам и сертификатам;

● статья 187, согласно которой переписка по вопросам установления прав собственности юридических и физических лиц должна храниться 5 л. ЭПК после выдачи свидетельства о праве собственности.

Вопросы правоохранительного характера, правовая экспертиза

Раздел дополнен ст. 190, устанавливающей срок хранения переписки по вопросам правоохранительного характера – 5 лет ЭПК.

Если возникнет необходимость в проведении правовой экспертизы документов, нужно помнить, что в соответствии со ст. 192 Перечня 2010 документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы должны храниться 5 лет ЭПК.

Номенклатура дел организации и структурного подразделения

Номенклатуру дел организации, как и прежде, нужно хранить постоянно. Но теперь вместо обобщенной формулировки «Документы об организации документов в делопроизводстве организации», в состав которых ст. 67 Перечня 2000 были включены и номенклатуры, и перечни, и классификаторы дел и документов, в новый Перечень включена ст. 200, устанавливающая конкретные сроки хранения сводной номенклатуры дел организации и номенклатур структурных подразделений:

Контроль исполнения документов

В практике работы делопроизводственных служб образуются документы о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения. До сих было непонятно, в течение какого времени следует их хранить. В Перечень 2010 включена ст. 203, в соответствии с которой срок хранения этих документов составляет 1 год после снятия соответствующих документов с контроля.

Примечание. Совершенно непонятно, как на практике работники делопроизводственных служб будут отслеживать сроки хранения этих документов. Разные документы в разное время снимаются с контроля – отслеживать истечение годичного срока хранения отдельно по каждому документу представляется весьма проблематичным. Гораздо разумнее будет отсчитывать срок хранения с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по таким документам.

В ст. 258д Перечня 2010 установлен 3-летний срок хранения журналов (карточек) контроля исполнения документов.

Рассылка, пересылка документов

Не следует спешить уничтожать списки адресов обязательной рассылки документов сразу после их замены новыми! Статьей 204 Перечня 2010 установлен 3-летний срок хранения таких списков.

Новым Перечнем учтен даже такой нечасто встречающийся случай, как нарушение правил пересылки документов. Статьей 205 установлен срок хранения переписки по этому вопросу – 1 год.

Статьей 259в Перечня 2010 установлен 3-летний срок хранения документов учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях.

Бланки строгой отчетности

Определен новым Перечнем и срок хранения отчетов и актов об использовании и уничтожении бланков строгой отчетности. Согласно ст. 208 Перечня 2010 эти документы следует хранить в течение трех лет. Заметим, что такой же срок хранения установлен ст. 259 нового Перечня и для документов учета бланков строгой отчетности.

Электронная цифровая подпись

Несколько статей Перечня 2010 посвящены вопросам защиты информации, антивирусной и криптографической защиты. Больше десяти статей устанавливают сроки хранения документов, связанных с использованием электронной цифровой подписи, сертификатами ключа подписи. При необходимости вы можете без труда установить по Перечню 2010 сроки хранения этих документов.

Организация архивного хранения документов

В Перечне 2010 вопрос организации архивного хранения документов проработан значительно лучше, нежели это было сделано в Перечне 2000.

По сравнению со ст. 74 Перечня 2000 о сроках хранения описей дел в аналогичной ст. 248 нового Перечня приведено больше информации и даны дополнительные пояснения. В частности:

● в примечании к ст. 248 содержится очень важное указание о том, что описи дел постоянного хранения структурных подразделений должны храниться 3 года после утверждения ЭПК или ЭК сводного годового раздела описи;

● статьей 248а установлен постоянный срок хранения описей дел по личному составу , а в примечании к этой статье указано, что после ликвидации организации эти описи должны передаваться на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы.

В ст. 251 Перечня 2010 кроме документов учета выдачи дел во временное пользование указаны документы учета изъятия дел и документы выдачи описей во временное пользование. Срок хранения всех документов по-прежнему составляет 3 года. Но есть и одно исключение: в примечании к ст. 251 указан срок хранения актов выдачи дел во временное пользование другим организациям – 5 лет ЭПК.

Срок хранения договоров и соглашений с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства остался, согласно ст. 254 Перечня 2010, прежним – 5 лет ЭПК, но примечание к этой статье дополнено важным пояснением: договоры депозитарного хранения документов, договоры приема-передачи документов на постоянное хранение, соглашения о сотрудничестве должны храниться постоянно .

Статьей 256 Перечня 2010 установлен срок хранения переписки по вопросам делопроизводства и архивного дела – 5 л. ЭПК.

Если в организации составляются отчеты, справки об объеме документооборота, следует учитывать, что ст. 257 Перечня 2010 предписано хранить эти документы в течение 1 года.

В ст. 258и предусмотрено хранение в течение 1 года журналов регистрации заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов.

Наконец, ст. 259ж предусмотрено, что документы учета регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности (что особенно важно делать в помещениях архивохранилищ) следует хранить в течение 1 года.

В разделе появились две новые статьи, устанавливающие сроки хранения: книг и журналов учета электронных носителей, сертификатов электронных цифровых подписей, копирования баз данных и т.п. (ст. 260) и книг (журналов) учета документов и электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера (ст. 261). При наличии в организации перечисленных видов документов следует внимательно ознакомиться с указанными статьями Перечня 2010.

Планирование и отчетность

В разделе 2.2 «Текущее планирование» вместо одной статьи о сроке хранения госзаказов (ст. 89 Перечня 2000) включено несколько статей, устанавливающих сроки хранения документов, связанных с выполнением государственных и муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также конкурсной документации (ст. 273–279 Перечня 2010).

Статьи 280–284 Перечня 2010 посвящены документам, связанным с участием в конкурсах на получение грантов.

Статьей 287 Перечня 2010 установлен постоянный срок хранения утвержденных руководством организации планов, программ мероприятий по таким направлениям деятельности, как ликвидация чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, проведение срочных видов работ.

Срок хранения годовых планов структурных подразделений не изменился (5 л.), но в примечании к ст. 290 Перечня 2010 поясняется, что при отсутствии годовых планов работы организации их необходимо хранить постоянно.

Установлен срок хранения для индивидуальных планов работников – согласно ст. 291 их нужно хранить в течение года.

Отдельно стоит сказать об отчетных документах и сроках их хранения , т.к. оформление и текущее хранение некоторых из них может входить в обязанности делопроизводственной службы.

Введена новая статья о сроках хранения отчетов филиалов, представительств и дочерних предприятий:

Статьей 475 Перечня 2010 установлен срок хранения годовых отчетов о работе структурных подразделений организации – 5 лет, а при отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации – постоянно.

Индивидуальные отчеты работников, согласно ст. 476 Перечня 2010, следует хранить в течение одного года.

Не забыты и отчеты о выполнении государственных и муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг (ст. 471), а также отчеты о выполнении грантов (ст. 273 Перечня 2010).

Экономические, научные, культурные и иные связи

Если ваша компания поддерживает экономические, научные, культурные и иные связи с международными организациями или планирует вступление в такие организации, следует внимательно изучить раздел 5.1 «Организация связей» Перечня 2010 и обратить внимание на те изменения, которые произошли в нем.

Во-первых, ст. 482 установлен постоянный срок хранения распорядительных документов международных организаций, членом которых является организация; во вторых, ст. 483 установлен 5-летний срок хранения переписки об участии в деятельности международных организаций.

В раздел включено несколько новых статей. Например, ст. 500 Перечня 2010 установлен постоянный срок хранения для документов об инновационной деятельности организации.

Отчеты специалистов об участии в работе международных организаций, согласно ст. 501, следует хранить постоянно <**>.

Для переписки с зарубежными организациями по вопросам внешнеэкономической деятельности установлен срок хранения 15 лет ЭПК (ст. 502), а для переписки с российскими организациями по тем же вопросам – 5 лет ЭПК (ст. 503).

Срок хранения переписки об экспортных и импортных поставках, согласно ст. 507 Перечня 2010, существенно различается в зависимости от того, с кем ведется такая переписка:

Информационное обслуживание

Если на делопроизводственную службу возложены обязанности по ведению и хранению переписки со средствами массовой информации, нужно иметь в виду, что ст. 515 раздела 6.1 «Сбор (получение) информации, маркетинг» Перечня 2010 установлен срок хранения переписки со средствами массовой информации по освещению основных (профильных) направлений деятельности организации – 5 лет ЭПК, а статьей 516 предписано хранить в течение такого же срока критические отзывы, опровержения недостоверных сведений о деятельности организации.

Секретарю могут поручить оформлять письма о переводе иностранной литературы и подавать заявки на переводы статей из иностранных книг и журналов. В этом случае нужно знать, что срок хранения этих документов, согласно ст. 523 и 524 Перечня 2010, составляет 1 год.

Внутренний распорядок организации

В раздел 10.1 «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» Перечня 2010 включено несколько новых статей:

● согласно ст. 775 срок хранения книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов остался прежним – постоянно <**>, такой же срок хранения установлен указанной статьей и для оттисков факсимиле ;

● в соответствии со ст. 780 срок хранения книг регистрации (учета выдачи) удостоверений и пропусков не изменился и составляет 3 года, этот же срок хранения установлен указанной статьей на книги регистрации идентификационных карт ;

● аналогичное дополнение сделано в статье, устанавливающей срок хранения (1 год) приемных актов на бланки удостоверений и пропусков, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним: согласно ст. 781 в течение одного года нужно хранить также приемные акты на бланки идентификационных карт .

В следующем номере журнала мы поговорим об изменении сроков хранения некоторых документов в связи с вводом в действие нового Типового перечня.

.

Этот вопрос задают себе все без исключения предприниматели, недавно открывшие предприятие и не разобравшиеся в тонкостях системы. Так сколько хранить документы ООО, год, два или больше? Подробно разобраться в этом вопросе можно прочитав по пунктам Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки хранения бухгалтерских документов разные. Что можно сказать, объединяя все подпункты? Храниться бухгалтерские документы в ООО должны как минимум до тех пор, пока есть вероятность того, что налоговая проверка их может затребовать. Согласно статьи 89 Налогового Кодекса РФ проверке подлежит период, не превышающий трёх лет предшествующих решению о проведении этой самой проверки. То есть три года храним точно, а дальше начинается самое интересное.

Статья 23 НК РФ подпункт 8 пункта 1 отчетливо нас информирует о том, что плательщики налогов обязаны хранить документацию подтверждающую начисление налога четыре года и никак не меньше. Вот так господа. Не три года, а четыре аккуратно складируем бухгалтерскую документацию и следим, чтобы ни одна бумажка не потерялась.

Каким конкретно документам отдаём предпочтение и храним как зеницу ока?

• данные налогового бухгалтерского учёта;
• документы, подтверждающие доходы;
• документальное подтверждение расходов;
• подтверждение удержания налогов;

Бухгалтерский учёт также подтверждает правила хранения первичной документации. Согласно приказу « о бухгалтерском учёте» №129-ФЗ бухгалтерскую отчетность следует хранить так, как указано в правилах государственного архивного дела. Но не меньше чем пять лет после того как по ним составлялась бухгалтерская отчётность в последний раз.

Что же получается? А то, что хранить документы вы обязаны строго именно тот период, в который их может затребовать для проверки налоговая служба. То есть три года. Если в результате проверки у вас не окажется документов пятилетней давности, вас могут оштрафовать за ненадлежащее хранение документации и только.

Но не всё так просто и прозрачно в бухгалтерских и налоговых дебрях. Есть документация, которую хранить следует гораздо дольше тех сроков, о которых мы с вами только что рассуждали. Что это за документы?

1. Первичные документы на приобретение имущества. Эти документы сохраняем сколько угодно долго. Для чего это нужно. Во-первых, начисление амортизации. Во-вторых при продаже имущества нужно же где-то брать подтверждение его начальной стоимости7 также не забываем о налоге на имущество.
2. Основные средства. Для убыточных компаний статьей 283 НК предусмотрено правило уменьшения налоговой базы текущего периода за счёт убытков прошлого налогового периода. Естественно документация должна это подтверждать. Убытки можно учитывать десять последующих лет, а значит и документы должны находиться в должном порядке (статья 283 пункт 4). Налоговые инспекторы вправе затребовать для подтверждения данных по убыткам указанным в подаваемой декларации первичные документы, подтверждающие финансовый результат.
3. Для сельских предприятий, работающих с единым сельскохозяйственным налогом также необходимо хранить документы по убыткам в течение всего периода их списания. Статья 346,6 пункт 5 НК РФ.
4. Для лиц, работающих по так называемой «упрощёнке», ЕСН. Статья 346,18 пункт 7 НК Рф.
5. Для списания безнадёжной дебиторской задолженности также необходимо иметь в наличии подтверждающие первичные документы для налоговой службы. Уничтожение подтверждающих документов лишает компанию права признания безнадёжного долга в расходах, потому как сумму подтвердить будет нечем.
6. Про акционерные общества особо распространяться не будем, так как вопрос всё же звучал, как долго нужно хранить документы ООО, а не ОАО. Так вот если кратенько, то в ОАО хранить документы для налоговой отчетности – годовую бухгалтерскую отчётность, а также устав нужно столько, сколько существует компания. Если компания идёт под ликвидацию – документы направляются в государственный архив. Нужно соглашение, заключённое с архивом заранее на данную процедуру. Если такового договора не было – в архив попадает только документ по личному составу компании. Где будут храниться остальные документы, предстоит решить председателю ликвидационной комиссии, а может конкурсному управляющему.
7. Годовые отчёты по налогам компания обязана хранить не менее 10-ти лет. квартальные – пять лет, это при наличии годовых.
8. Если квартальных отчётов нет – месячные отчеты хранятся также не менее пяти лет.
9. Книги покупок и продаж, счета-фактуры следует хранить полных пять лет со дня последней записи в журнале. Пункт 15,27 «Правил ведения журналов учёта». В Перечне типовых управленческих документов есть пункт касаемо счетов-фактур, вот там говориться о том, что хранить эти самые счета-фактуры следует пять лет и точка.

Опять же, налоговые службы при проверках должны руководствоваться законодательством о налогах и сборах. А Перечень туда не входит.

Делам вывод : сколько же времени нужно хранить документы ООО? Получается, что никак не менее пяти лет, а по основным средствам так и вообще всё время существования компании. Считать срок хранения документов нужно с первого января, следующего за тем годом, когда они были созданы.

Как хранить бумажные документы?

В учётной политике предприятия должно быть прописано, как и где следует хранить документацию, а также, назначено ответственное лицо за исполнение данного пункта или даже комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников.

Кстати, необязательно хранить документацию в офисе. Законом не запрещено выбирать для хранения другие места, например, специализированные архивные фирмы. А вот акционерное общество обязано по закону хранить такие документы, как годовые отчеты и устав именно там, где находится головной офис. Кстати, хранение документации в электронном виде разрешено законом с маленькой оговоркой, что на документах обязательно будет присутствовать электронная подпись ответственного за составление документа лица. Для хранения документации в электронном виде компания создаёт информационную корпоративную систему. Обслуживает её удостоверяющий центр, который и обеспечивает в электронных документах применение электронной подписи.

Документы, подлежащие длительному хранению, со временем портятся и выцветают. Чтобы содержимое их было читаемо должны позаботиться ответственные за хранение лица и своевременно сделать копии.

При ликвидации фирмы документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в архив. Если компания реорганизуется, документы передают организации-преемнику. При выделении новой компании ей достаются личные дела перешедших в новую структуру сотрудников и документы, касающиеся сферы деятельности новой компании.

Уничтожение документов. Чтобы уничтожить документ надо сначала составить акт, который подпишет руководитель компании и только тогда можно приступить непосредственно к уничтожению документов. Причём в акте необязательно тщательно переписывать каждую из идущих на уничтожение бумаг. Достаточно переписать название однородных групп. Что считать однородными группами следует продумать самостоятельно. К примеру, накладные – можно считать однородными документами и так далее.

Как правильно уничтожить документы?

Просто сжечь? Ответ неверный. В таком случае можно вполне заиметь проблемы с экологическими службами.
Отдать в переработку как макулатуру? Вариант хороший, но нет гарантии, что документы не окажутся у конкурирующей компании, что не есть хорошо. Чтобы этого не произошло, папки с документами следует передать на утилизацию с оформлением накладной. Причём, вывоз документов следует произвести под контролем сотрудника компании отвечающего за хранение документации.

Просто выбросить также нельзя потому, что по законодательству работодатель обязан хранить в тайне персональные данные сотрудников.

Что остаётся? Самое правильное будет применить специальную машинку для уничтожения бумаги. В общем, решать вам как вы будете избавляться от лишних бумаг.

Чтобы не возникло желания облегчить свой документальный архив раньше положенного срока, добавлю, что отсутствие регистров бухучета или счетов-фактур налогового периода считается грубым нарушением и карается штрафом в размере пяти тысяч рублей.

И это если документов недостаёт за один налоговый период. В более тяжёлых случаях штраф будет уже не 5000, а 15 000 рублей.

При занижении налоговой базы путём утраты подтверждающих доход документов налогоплательщик выплатит штраф в размере 10-ти процентов от суммы невыплаченного налога и не меньше чем те же 15 000 рублей.
Кстати и в уголовном законодательстве есть пункты относительно обеспечения сохранности бухгалтерских документов. Если будет доказана порча документов из личной заинтересованности, причастное лицо может загреметь за решётку не менее чем на год. Если есть желание ознакомиться подробнее с этим пунктом, подробнее смотрите статью 352 п. 1 УК РФ.

А ещё имейте в виду, что проверить надлежащее хранение архивной документации в вашей организации имеют право представители архивных органов. И тут вас, согласно статьи 13.20 Кодекса Российской Федерации о нарушениях правил хранения, учёта и комплектования, а также использования архивных документов могут наказать штрафом от 300 до 500 рублей или административным внушением.

Директор компании отвечает за создание мест хранения документов и а частности архивации, а главный бухгалтер должен эти самые документы организованно сохранить и правильно передать их в архив.

Регулируется законом «О бухгалтерском учете» № 402 и Налоговым кодексом РФ. Каждый бухгалтер и предприниматель должны знать, сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы. За нарушение хранения и утилизации грозит наказание.

Законодательные акты могут указывать различный период хранения документов. В этом случае необходимо ориентироваться на максимальный срок. Каждая организация сама устанавливает правила и нормы использования. При этом учитываются законы, регулирующие деятельность компании, и ее организационная форма.

В зависимости от деятельности компании, документы предписывают хранить от 1 года до конца срока действия фирмы. Финансовые организации, связанные с выдачей займов и кредитов, оставляют документы даже после истечения законодательством срока хранения. Для каждой организации существуют общие правила пользования архивными данными, но есть различия, которые необходимо учитывать.

К перечню документации, подлежащей долговременному хранению, относится:

Простые требования предъявляются к индивидуальным предпринимателям. На протяжении существования ИП, владелец должен хранить ежегодные отчеты в налоговые органы, свидетельство о регистрации. Бухгалтерские годовые отчеты и информация о наемных работниках остается в архиве 75 лет. Другие требования бизнесмена не касаются.

Чем больше денежный оборот компании, тем строже к ним относится законодательство. Бухгалтерские, налоговые документы предписано хранить 75 лет. Финансовым организациям продлен срок хранения из-за возможного возникновения конфликтов по теме выплат кредитных обязательств. Десятилетие остается в архиве документация, содержащая информацию о сотрудниках, счет-фактуры, расчеты с поставщиками и персоналом.

Акционерные общества постоянно хранят информацию об уставном капитале, долях учредителей, суммы вкладов, доходность активов. Бухгалтерская документация, предоставляемая в налоговые органы, расчеты с акционерами и персоналом, зафиксированные крупные денежные поступления остаются на срок от 75 лет. Другие документы хранятся в соответствии с законодательством: до 10 или дольше лет.

Бухгалтерские бумаги

Налоговый кодекс устанавливает пятилетний срок хранения бухгалтерии. Отсчет начинается со следующего года, после окончания срока действия самого документа. За организацию и архивацию документации отвечает руководитель предприятия. 402-ФЗ и приказ Минкультуры № 558 утверждают возможность продления сохранения архивных документов.

К бухгалтерским бумагам предприятия относят:

Годовая отчетность относится к основным документам компании, поэтому должна храниться постоянно. В архив компании передаются бумаги, срок хранения которых превышает 10 лет. Если продолжительность сохранности меньше, то их оставляют в подразделении. После истечения срока давности – уничтожают. Между тем создавать специальный архив под документацию организация не обязана.

Если компания большая, имеет множество структурных подразделений, то формирование архива целесообразно. Это должно быть отдельное помещение, оборудованное согласно правилам организации классического хранилища данных. Для удобства, исходя из содержания документации, выделяются типы архивации:

• управленческие бумаги
• электронные документы
• годовые отчеты

Соблюдением порядка в архиве должны заниматься отдельные кадровые единицы.

Налоговые документы

Закон устанавливает срок хранения документов в течение четырех лет. В нем говорится о бухгалтерских документах, которые необходимы для исчисления налогов.

В теории все понятно, но на практике бухгалтерская и налоговая документация не имеет различий. Возникает путаница по поводу разделения видов этих бумаг. Во избежание штрафов, организациям рекомендуется хранить налоговые документы пять лет.

Статья 283 НК РФ позволяет переносить размер убытка на будущие периоды, если он подтвержден. В соответствии с этим документы, которые доказывают возникновение ущерба, должны храниться в организации до тех пор, пока не будет погашен размер налоговых отчислений.

Налоговая документация хранится 5, 75 лет и постоянно. Самая большая группа имеет пятилетний срок хранения. К ней относят:

• декларации
• земельный налог
• реестр начисленных, уплаченных налогов
• акты о погашении налогов
• переписка по вопросам налогообложения, штрафов, взысканий

Если налоговые карточки и сведения о доходах физлиц не содержат информацию о лицевых счетах, то такие документы хранятся 75 лет.

Хранение документации обязывает знать о периодах выездных проверок из налоговых органов. Обычно, они проводятся каждые три года. При очередной утилизации документов с истекшим сроком годности необходимо проверить не назначен ли очередной контроль.

Документы по страховым взносам

Страховые взносы также относятся к бухгалтерским документам компании. Раньше порядок хранения определял 212-ФЗ. Согласно закону, документы по страховым выплатам хранились шесть лет. Но в 2017 году его упразднили. Теперь порядок хранения регулируется Налоговым кодексом и ФЗ № 250.

В таблице 1 указана обязательная к архивированию документация по страховым взносам.

Таблица 1. Список документов и срок хранения.

Наименование	Период (лет)
Платежные поручения по взносам
Квартальный расчет в Фонд социального страхования
Годовой расчет в ФСС	Пока действует организация
Отчетность в ПФР за месяц
Годовая отчетность в ПФР	Пока действует организация
Квитанции, описи, свидетельствующие об отправке отчетов	Хранить вместе с отчетностью

Кадровые акты

Обеспечение правильного хранения кадровой документации регулируется ФЗ № 125. Чтобы проще было искать информацию внутри компании, кадровые документы формируются в дела. Это происходит с началом нового календарного года. Таким образом, обеспечивается порядок хранения данных, исключается путаница.

Срок хранения документации, которая относится к личным данным сотрудника, составляет 50 и 75 лет. К ним относятся все бумаги, которые отражают взаимоотношения работодателя и работника. Можно классифицировать:

Оригинал и копия трудовой книжки хранится в организации до тех пор, пока бывший работник не запросит ее обратно. Максимальный срок хранения составляет 50 лет. Согласно новому законодательству, если человек был оформлен в компании до 2003 года, то книжка может храниться до 75 лет.

Стоит помнить о том, что оставлять копии документов работника в организации можно только в случае, если он подписал соглашение об обработке персональных данных. В ином случае хранение считается незаконным, а организации выписывают штраф.

Архивации персональные данные сотрудников, оформленных до 2003 года, подвергаются на 50 лет. Для тех, кто устроен позже – 75 лет.

Правила хранения описаны на видео:

Меньше всего в организации сохраняются больничные листы и графики отпусков. Листок временной нетрудоспособности остается в компании в течение пяти лет. График отпусков в течение года после того как был использован. Штатное расписание относится к основным документам компании и хранится на постоянной основе.

Что делать, если истек срок хранения документов – уничтожение

Вся документация подвержена уничтожению, когда установленный законодательством период хранения заканчивается. Компания выполняет следующие шаги перед уничтожением:

Необходимо следовать правилам утилизации документов организации, поскольку их нарушение влечет за собой административную ответственность. Так, передача на утилизацию бумаг сопровождается накладными приемки и сдачи. В них указывается дата, число дел, их итоговый вес.

Процедура уничтожения документов проводится в организации ежегодно либо в порядке, установленном руководителем компании. Министерство финансов РФ определяет утилизацию документов как рекомендацию, а не обязанность фирмы.

Следует исключить возможность попадания архивных бумаг на утилизацию, срок действия которых еще не вышел. Аккуратная и доскональная проверка поможет в этом процессе.

Как правильно хранить документы

Грамотная организация хранения документации организации позволяет избежать проблем при проверке налоговыми инспекторами. Компания может организовать собственное хранилище либо воспользоваться услугами фирм, которые специализируются на архивировании данных. При создании архива в офисе используют отдельное помещение, документы выдаются под надзором главного бухгалтера по заранее подготовленному реестру.

Правильная архивация устаревшей документации важна при сортировке. Документы, остающиеся в компании постоянно – дольше десяти лет – подлежат полноценному оформлению в реестре. Оно происходит следующим образом:

• дело подшивается и переплетается
• страницы нумеруются
• составляется лист-заверитель – указывает сколько страниц подшито к делу
• по требованию
• оформляется обложка дела с фиксацией названия предприятия, номера, заголовка

Помимо бумажных носителей, важно правильно хранить электронную документацию. Сроки хранения данных в электронном виде не отличаются от стандартных.

Особенностью процесса является контроль за техническим состоянием электронных документов. Проверка должна проводиться каждую пятилетку. При обнаружении неполадок должен организоваться перенос данных с неисправного носителя на новый. Процедура согласовывается с руководителем предприятия.

Как подготовить документы для архива:

Организуются следующие условия хранения:

• данные находятся минимум на двух электронных носителях
• компания обеспечивает технические возможности по просмотру, копированию, удалению, переносу данных
• обеспечение надежной системы безопасности, которая исключает возможность попадания информации к третьим лицам

Ответственность за хранение документации

Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение документации. Оно должно быть организовано по правилам, в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер также является ответственным лицом за сохранение первичных, учетных бумаг, бухгалтерской отчетности и документов.

125-ФЗ предполагает административную, уголовную, гражданско-правовую ответственность для должностных лиц, которые виновны в утере документации (руководитель, главный бухгалтер). Между тем, если их вина не будет доказана, ответственность снимается.

Утеря документации может произойти в результате хищения третьими лицами, стихийного бедствия – пожар, наводнение, землетрясение. В первом случае факт кражи должен быть зафиксирован в полиции. Во втором – документальное подтверждение требуется от экспертной комиссии по чрезвычайным ситуациям.

Штраф за отсутствие документов

Ведение бухгалтерского учета регулируется ФЗ № 402. Согласно закону, все организации обязаны вести бухгалтерскую документацию, хранить и уничтожать. Для компаний или предпринимателей, которые пренебрегают законодательством, предусмотрена административная ответственность и штрафы.

Одно нарушение будет стоить организации 200-50 000 рублей. При налоговой проверке, как правило, таких нарушений выявляется больше десятка. Самый маленький штраф – 200 рублей за каждый документ – выписывается компании, когда она не предоставляет вовремя отчетность в налоговую.

Предоставление искаженной информации или непредоставление бухгалтерской отчетности влечет за собой наложение штрафа в размере 300-500 рублей на должностных и 3000-5000 на юридических лиц. 10 тыс. выписывают организации, если у нее отсутствуют:

При систематическом несоблюдении требований налагается штраф в размере 30 тыс. рублей, а если они приводят к снижению налоговой базы – от 40 тыс. Искажение данных о денежных поступлениях карается штрафом в размере 2 000-5 000 для должностного лица и в десять раз больше для юридического лица.

Правильная организация хранения данных бухгалтерских, кадровых, налоговых и других документов компании обеспечивает нормальное функционирование и взаимодействие с исполнительными органами власти.

Напишите свой вопрос в форму ниже