Все записи в бухгалтерском учёте производятся на основании соответствующих оправдательных документов.

Документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учёте применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учёта и отчётности в РФ (утв. приказом Минфина РФ от 29.07.98г № 34н с последующими изменениями и дополнениями). В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Документы бухгалтерского учёта преимущественно составляются по унифицированным формам, что обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечения сравнимости учётных и отчётных данных различных организаций (или одной организации за разные периоды), их полноту и достоверность, исключения дублирования информации .

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), утверждённым Постановлением Госстандарта России от 30.12.93г № 229.

В целом документы бухгалтерского учёта можно разделить на три уровня: первичная учётная документация, регистры бухгалтерского учёта и отчётная бухгалтерская документация . Такая градация полностью отвечает определению документооборота в бухгалтерском учёте, последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации.

Первичными учётными документами , на основании которых ведётся бухгалтерский учёт, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

Регистры бухгалтерского учёта предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учёту первичных документах, для отражения её на счетах бухгалтерского учёта и в бухгалтерской отчётности.

Бухгалтерская отчётность представляет собой единую систему данных об имущественном, финансовом положении организации и о результатах её хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учёта по установленным формам (согласно ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчётность организации», утв. приказом Минфина РФ № 43н от 06.07.99г и Приказу МФ РФ № 67н от 22.07.03г «О формах бухгалтерской отчётности» с последующими изменениями и дополнениями).

В рамках каждого уровня документы не однородны. Масштабы учётных работ в организации на всех стадиях обработки документов зависят от объёма документооборота - количества документов, поступивших в организацию и созданных ею за определённый период. При этом интересна структура документооборота по составу, назначению и типам документов.

Так, по составу принято разделять документы на входящие (поступившие в организацию), исходящие (официальные документы, предоставляемые организацией внешним респондентам) и внутренние (группа официальных документов, не выходящих за пределы подготовившей их организации).

Документ отвечает статусу официального , если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке.

Классификация документов по составу и анализ их структуры по этому признаку позволяет оценить соотношение объёмов внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности предприятия (рассчитав соотношение единиц входящей информации и внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).

По назначению

документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций (распоряжение руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций).

Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера (акты приёмки) материалов; акты приёмки-выбытия ОС; документы о приёмке от рабочих выработанной продукции и т.п. Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах. Например, начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т.п.

Комбинированные документы одновременно являются и распорядительными и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера; расчётно-платёжные ведомости на выдачу з/пл работникам предприятия; авансовые отчёты подотчётных (командированных) лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет других документов, или при обобщении и обработке исполнительных и распорядительных документов. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчёты резервов, бухгалтерская отчётность и др.

Такая классификация выявляет необходимость документального оформления ряда операций хозяйственной деятельности, регистрация которых в большинстве случаев игнорируется практикующими бухгалтерами. Так, действия бухгалтера, связанные с выполнением методологических расчётов, в соответствии с принципом регистрации должны быть подтверждены соответствующими документами бухгалтерского оформления и заверены подписью главного бухгалтера.

По периоду регистрируемых хозяйственных операций

применяемые в бухгалтерском учёте документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один приём.

Накопительные документы составляются в течение определённого периода путём постоянного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в них подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примеры накопительных документов: двухнедельные, месячные наряды на работу; лимитные карты на отпуск материалов со складов предприятия и т.п. Накопительные документы являются элементом первого этапа систематизации и обобщения учётной информации.

По степени обобщения информации

учётные документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент её совершения. К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуск их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении з/пл работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказанную услугу и т.п.

Сводные документы обобщают показатели путём соответствующей их группировки, систематизации из первичных документов (например, расчётно-платёжная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ – это первичный документ, составляемый постепенно . К сводным документам также относятся все учётные регистры бухгалтерского учёта, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчётность.

Начальной стадией документирования хозяйственной ситуации в организации является первичный учёт , который представляет собой первый этап системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов; использование топливно-энергетических ресурсов; нормированное и отработанное время; выработка рабочих-сдельщиков; затраты на производство; движение полуфабрикатов и остатков незавершённого производства; объём выпуска продукции, её отгрузка и реализация; расчёты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т.п. На этой стадии учётной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приёмки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.

Первичные документы , используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приёмов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. Эти документы составляются на бланках унифицированной формы, утверждённой Госкомстатом РФ или отраслевыми министерствами и ведомствами.

Ведомственные формы первичной учётной документации обязательны к применению только в организациях, состоящих в подчинении этим ведомствам, однако, если форма документа отвечает потребностям прочих организаций, они могут взять её на вооружение.

Во всех остальных случаях организации обязаны самостоятельно разрабатывать формы первичных учётных документов в количестве и в том виде, в котором они необходимы для отражения хозяйственной деятельности фирмы. При этом документы, созданные организацией самостоятельно, должны быть формализованы таким образом, чтобы их содержание полностью обеспечивало необходимой информацией учётные задачи.

Основные требования к форме первичного документа :

1. Позволяет достоверно описать единичный факт хозяйственной жизни организации

2. Структура документа остаётся постоянной в течение длительного времени, если условия деятельности организации относительно стабильны.

3. Исключается двусмысленность в толковании содержащейся в документе информации.

4. Сообщение закодировано для удобства обработки и обеспечения безопасности информации.

5. Измерители информации, содержащейся в документе (денежные и /или натуральные), обеспечивают необходимую достоверность, точность и понятность сведений. Излишней детализации или уточнения данных следует избегать так же, как и недостаточной.

6. Документ дополняет другие документы, а не дублирует их.

7. Документ содержит как можно меньше избыточной – обычно не используемой информации, которая включается в исходную форму «на всякий случай».

8. Форма документа удобна для обработки его в среде применяемой формы б/у.

9. Форма документа удобна для представления и обработке в электронной среде (на ЭВМ).

10. Форма едина для всех однородных фактов хозяйственной деятельности в различных подразделениях организации (включая обособленные).

11. Составляется своевременно.

При разработке форм первичных учётных документов следует учитывать положения ст.9 ФЗ № 129 от 21.11.96г «О бухгалтерском учёте» (с изменениями и дополнениями).

П.2 данной ст. гласит, что первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дата составления документа (недатированный документ не имеет юридической силы, кроме того, в этом случае затруднено отнесение факта хозяйственной деятельности к конкретному отчётному периоду для целей финансового и налогового учёта);

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

ж) личные подписи указанных лиц (возможна также расшифровка подписей).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Причём документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после её окончания.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчётные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учётных документов составляются сводные учётные документы , к которым, в частности, относятся кассовые книги, товарные отчёты, журнал регистрации хозяйственных операций, мемориальные ордера, журналы-ордера, Главная книга, другие учётные регистры. В качестве конечного сводного документа выступает бухгалтерская отчётность.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-04-15

От качества оформления первичного документа и содержащейся в нем информации зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из нее.

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета, формы которых или требования к которым утверждаются уполномоченным органом. Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчетность.

Руководство определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов. При этом может быть установлена иерархия подписи в зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции.

Предприниматели или организации, использующие электронные подписи, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям.(17)

Требования по оформлению первичных документов

1. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записи простой карандаш.

• 2. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.
• 3. В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.
• 4. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.
• 5. Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.
• 6. Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.
• 7. Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. (18)

Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (составление или получение от других субъектов хозяйствования, принятие к учету, обработка, передача в архив) также должно регламентироваться графиком, который утверждается приказом руководителя.

Для предостережения, как руководителей, так и исполнителей от непредвиденных негативных последствий и в целях экономии времени при поиске информации необходимо после получения нормативных документов создать базу регистрации первичных документов.

Это значит, что все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии первичные документы должны иметь свой идентификатор - код (разовый, неповторимый номер), который присваивается им при обязательной регистрации в одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых на каждом предприятии.

Порядок составления документов:

• -соблюдение всех установленных реквизитов и форм документов;
• -точность, ясность изложения содержания совершенных хозяйственных операций в документах;
• -своевременность оформления хозяйственных операций, четкое, аккуратное и разборчивое написание текста;
• -зачеркивание свободных мест при отсутствии реквизита;
• -указание сумм цифрами и прописью во всех ценных документах; зачеркивание ошибок так, чтобы было видно зачеркнутое, и заверение правильного текста подписью лица, оформившего документ;
• -исправления не допускаются.(27)

Первичные документы, созданные механизированным способом, требуют специального подтверждения достоверности полученных данных, т.е. авторизации и защиты зарегистрированных данных от несанкционированного получения сведений о них. По факсу может быть передан любой вид документа, но не первичный бухгалтерский документ, ибо он не имеет подтверждения своей подлинности. Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу в установленные сроки для последующего отражения в бухгалтерском учете несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

Первичный учет на производственном предприятии - это информационная основа управления, качество которого напрямую зависит от качества учета. Первичный учет представляет собой комплекс информационно-логических операций с документами, сопровождающими любые материальные и финансовые потоки и их элементы от входа до выхода производственно-хозяйственных объектов предприятия и компании в целом.

Таким образом, первичные документы являются носителями информации обо всех производственно-хозяйственных объектах и субъектах и их взаимодействиях и позволяют комплексно оценивать все управляющие факторы: количественные, качественные, финансовые.(12)

Вся первичная документация является подтверждением финансовой деятельности компании. Эти документы бухгалтерии в первую очередь потребуют при проверке контролирующие органы. Поэтому к ведению и хранению таких бумаг предъявляются повышенные требования.

Первичная документация, или как её называют бухгалтера-виртуозы, первичка, является доказательством денежных дел компании. Более того, обладая юридической силой, эти бумаги способны либо помочь компании в спорных вопросах, либо подставить ей подножку. Вот эти документы: договор, счёт, платёжные документы, товарная накладная, счёт-фактура, товарный чек и другие.

Формы первичных документов унифицированы. При необходимости в форму вносят дополнительные строки, но при этом сохраняя основные. Это указывается в Положении по ведению бухучёта и бухотчётности в РФ (Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н). Исключение составляют бланки по ведению кассовых операций (Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

Все изменения и дополнения, которые вносятся в типовой бланк, утверждаются приказом руководителя компании.

Организация самостоятельно разрабатывает формы первичных документов, если в каталоге унифицированных форм отсутствует необходимый бланк. Обязательное условие: такие формы обязаны содержать необходимые реквизиты.

1. Как называется документ.
2. Когда составлен.
3. Данные об организации, составляющей документ.
4. Указать, что включает в себя конкретная хозяйственная операция для этого документа, стоимость операции (денежное либо натуральное выражение).
5. Перечисление ответственных за составление документа лиц под обязательную подпись.

Вышеперечисленные реквизиты упоминаются в ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Все первичные документы должны своевременно передаваться в бухгалтерию. Соблюдение хронологии внесения сведений - это одно из основных условий грамотного учёта.

Для удобного ведения учёта вся первичка классифицируется на группы - таблица:

Наименование группы	Что входит
Организационно-распорядительные документы	К ним относятся приказы, доверенности, распоряжения. То есть это бумаги, которые дают «зелёный свет» на проведение хозяйственных операций.
Оправдательные документы	Накладные листы, акты приёмки-сдачи, приходные кассовые ордера - именно они подтверждают факт проведения хозяйственной операции. Данные, вписанные в эти документы, подлежат обязательному внесению в бухгалтерские реестры.
Документы бухгалтерского оформления	Применяются при отсутствии типовых унифицированных форм, при совокупной обработке оправдательных и распорядительных документов. Например, расходный ордер считается и распорядительным, и оправдательным документом. Платёжная ведомость одновременно указывает и на необходимость выплаты согласно списку, и на подтверждение проведения выплаты.

И ещё одно удачное изобретение бухгалтерской службы - график документооборота. Обратите внимание: форма графика должна быть отражена в учётной политике организации.

График документооборота

В соответствующих строках и столбцах отражаются данные перемещениях отчётных документов. Огромный плюс этого графика - все выданные документы находятся под контролем. Главное, не забывать вносить соответствующие записи.

Заполняем по правилам

Начнём с того, что первичка, сдаваемая в бухгалтерию, обязательно должна быть проверена. Что проверять:

1. Объём заполнения (все необходимые строки и разделы заполняются).
2. Правильность заполнения (внесённые данные должны соответствовать месту внесения, противоречия в данных недопустимы).
3. Достоверность сведений (проверка математических действий, сверка с сопроводительными документами).

Проверенный документ подлежит внесению в реестры бухучёта.

Совет: для избежания ошибки повторного отражения документа в бухучёте стоит сделать следующее. На оборотной стороне бланка указывается дата и регистрационный номер в реестре.

Как надо заполнять первичные документы бухгалтерского учёта в 2017 году

• Все записи, которые делаются в первичных учётных документах, должны иметь длительный срок сохранности.
• Допускается использование бумажных документов наряду с электронными, обязательно подписанных цифровой подписью (Федеральный закон 402-ФЗ от 06.12.2011).
• Использование печати обязательно на тех документах, где для этого отведено место.

С 07.04.2015 право работать без круглой печати получили акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью (Федеральный закон 82-ФЗ от 06.04.2015). Проверяйте, что написано в Уставе по поводу использования печати. Если компания продолжит использовать печать, то вносить изменения в Устав не требуется. Срок внесения таких изменений в Устав компании не оговорён законом. Но затягивать с изменениями не стоит, чтобы не внести массу противоречий в финансовые документы.

• Сопоставление денежных и натуральных показателей. Необязательно указывать оба сразу, достаточно одного (Федеральный закон 402-ФЗ). Бывает, что удобнее указывать какой-либо один показатель (например, при перемещении материалов внутри компании используется натуральный показатель). В акте приёма-сдачи услуг удобнее указать только стоимостные сведения, но для избежания недоразумений дополнительно перечисляют виды услуг.
• Наличие подписи ответственного лица. В законе РФ ничего не сказано о факсимильной подписи на первичных документах. В письме ФНС РФ №3–1.11.469 от 23.09.2008 рассмотрена позиция налоговой службы относительно факсимиле на документах.
• Валюта, в которой составлен документ. Основная денежная единица - рубль. Даже когда условия договора говорят об условных единицах. Потому что все операции в бухучёте оцениваются в рублях (ФЗ 402-ФЗ от 06.12.2011). Никто не запрещает вносить дополнительные графы с указанием сумм в валюте, но графа с указанием суммы в рублях должна быть обязательно. В противном случае есть риск снятия расходов и вычетов НДС.

Перечень первичных документов

Договор

Понятие «договор» регулируется ст. 420 ГК РФ. Договор представляет собой соглашение о возникновении (изменении) или прекращении прав и обязанностей между сторонами. Каждая из сторон обязана внимательно ознакомиться с условиями договора. При согласии ставится подпись и печать каждой из сторон. Договор как первичный документ имеет полноценную юридическую силу, у каждой из сторон должен быть один подписанный экземпляр. Все моменты, предусмотренные содержанием, должны исполняться участниками договора в соответствии со взятыми обязательствами. Спорные ситуации решаются либо мирным путём, либо с помощью судебного разбирательства.

И ещё один момент. Не для всех ситуаций заключение договора - это признание взаимных прав и обязанностей. Полученный при покупке товара или услуги чек признаётся тем же самым договором.

Счёт

Полученный от продавца товара или услуги счёт на оплату относится к первичным бухгалтерским документам. На основании суммы, указанной в счёте, покупатель производит оплату. В платёжных документах желательная ссылка на этот документ (например, в платёжке присутствует фраза «оплата по счёту №35/7 от 31 января 2017 года»). Не исключены ситуации, когда доказать, что оплата производилась именно по конкретному счёту, будет сложно.

Для покупателя товара (услуги) представленный счёт является своеобразным гарантом, что продавец в течение обусловленного срока (1–5 дней) не изменит фиксированную цену. Срок действия счёта на оплату прописывается продавцом. В течение установленного срока покупатель производит оплату.

Счёт на оплату

Если оплата по ряду причин не представляется возможной (например, неполадки с компьютерной сетью бухгалтерии, финансовые накладки), то целесообразно оповестить продавца о сложившейся ситуации, желательно заранее. Возможно, что дату счёта изменят, а условия покупки останутся прежними.

Платёжные документы

Этот вид бухгалтерских документов включает в себя: чеки на оплату (товарные, кассовые), платёжные поручения, платёжные требования.

При покупке товара (услуг) за наличные из кассы организации обязательно стоит сохранить кассовый чек и передать в бухгалтерию.

Кассовый чек

Если в чеке не указано, за что производится оплата наличными, то в обязательном порядке к кассовому чеку прикладывается товарный чек. В нём производится опись приобретённого товара (услуг), указывается в каком количестве и за какую цену произведена оплата. На товарном чеке ставится печать продавца, подпись ответственного за реализацию товаров (услуг) лица.

Товарный чек без кассового чека признаётся первичным документом, так как ИП вправе работать без ККТ (с обязательным условием выдачи товарного чека).

Товарный чек, выданный ИП без применения ККТ

Это указано в законе РФ 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и расчётов с использованием платёжных карт» (актуально в 2017 году).

При расчёте за товар (услугу) между юридическими лицами через расчётный счёт оформляется товарная накладная.

Товарная накладная

Каждой из сторон оформляется по образцу (обязательно наличие подписи ответственных лиц и печати). Денежные суммы, указанные в товарной накладной и в счёт-фактуре, должны совпадать. В отдельных случаях удобно использовать факсимильную подпись, этот факт обязательно стоит прописать в договоре на поставку товара (услуг).

При оплате по выставленному счёту за товар (услугу) через расчётный счёт оформляется платёжное поручение.

Платёжное поручение

Это унифицированная форма документа, заполняется чаще всего на компьютерной технике. Подготовленную к оплате платёжку можно передать в банк на бумажном носителе, или с помощью специальной банковской программы «Клинт-Банк» (что гораздо быстрее). Перед отправкой необходимо проверить все реквизиты получателя платежа, чтобы избежать недоразумений, особенно если с контрагентом работаете впервые. Внимательно заполняйте сведения о том, за что платите. Нелишним будет подробное описание, с обязательным указанием реквизитов счёта (дата, номер).

Платёжное требование - это первичный документ, в котором кредитор требует от должника вернуть долг через банк.

Платёжное требование

Есть требование безакцептное: в этом случае деньги списываются со счёта должника автоматически. Акцептное требование подразумевает наличие акцепта должника. Однако, в договоре могут быть прописаны условия возврата образовавшегося долга, в этом случае возврат долга через банк осуществляется без акцепта.

Бланк счёт-фактуры применяется в случаях, когда ведётся учёт НДС.

Счёт-фактура

Оформляют их к товарным накладным, актам. Выплата аванса по договору - также повод для оформления счёт-фактуры. Вычет НДС производится по прилагаемым к накладным и счёт-фактурам. Нелишним будет упомянуть, что все плательщики НДС обязаны выписывать счёт-фактуры. Заполнять бланки гораздо удобнее с помощью автоматизированных программ.

Вносим изменения

В кассовые и банковские документы вносить изменения строго запрещено (ст.9 ФЗ РФ «О бухучёте»).

В остальные первичные документы внесение изменений допустимо, но при условии, что все участники хозяйственной операции в курсе вносимых поправок. Осведомлённость о поправках среди участников подтверждается их подписями с указанием даты внесения изменений.

Исправление вносится так: аккуратно тонкой чертой зачёркивается неверная запись в документе. При этом зачёркнутое чётко читается. Сверху над исправлением или рядом вносится правильный вариант записи. Рядом с зачёркнутым, или там, где есть достаточно свободного места, делается надпись «Исправленному верить». Указывается Ф.И.О. лица, внёсшего изменения, дата и подпись.

Сколько лет хранить документацию бухгалтерии

Место хранения

Оптимальное место для хранения первички - архив. Важно правильно подготовить документы для сдачи в архив:

• Сортировка в хронологическом порядке.
• Комплектация по видам.
• Переплетение и подшивка документов в папки.
• Оформление сопроводительной справки.

Важно обеспечить сохранность бухгалтерских регистров от самовольных исправлений. Исправление ошибок позволено вносить только официальным путём, с подписью лица, внёсшего поправку. К сведению, именно в регистрах накапливаются сведения о принятых к бухучёту первичных документах.

Не обошлось тут и без коммерческой тайны: содержимое регистров ей и является. Разглашение сведений о содержимом преследуется законом РФ.

Длительность хранения

Федеральным законом РФ «О бухучёте» (ст. 17), а также архивным законодательством (приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) предусмотрен срок хранения документов компании. Для первичных учётных документов этот срок - не менее 5 лет.

Срок хранения начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за годом помещения документа в архив.

Если организацией нарушены сроки хранения первички, то проверяющие органы вправе наложить штрафные санкции (статья 120 НК РФ). Размер штрафа от 10 тыс. до 40 тыс. рублей, в зависимости от степени нарушения.

Кстати, актуальными для проверки налоговыми органами будут документы только трёхгодичной давности. За отсутствие первички более старшего периода оштрафовать по статье 120 НК РФ проверяющие не вправе.

Бухгалтерская служба компании обязана не только вести грамотный учёт первичных документов, но и обеспечить их сохранность. Только в таком случае претензии налоговых служб окажутся необоснованными.

Первичные документы необходимы для подтверждения осуществления хозяйственных операций. По сути, это источник данных для ведения бухучета в компании. Наличие и корректное оформление первички – это залог успешного прохождения налоговых проверок, аудита и верного отражения оборотов на счетах бухгалтерского учета, а соответственно и точного .

Требования, которым должны соответствовать первичные документы, изложены в статье 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете». Согласно ей обязательными являются следующие реквизиты:

• название документа
• дата составления
• наименование предприятия или ИП
• описание, отражающее суть хозяйственной операции
• денежное и/или натуральное значение хозяйственной операции
• единицы измерения
• с расшифровкой и указанием должностей

Чаще всего, документу присваивается номер, во многих бланках его проставление обязательно. Нумерация, как правило, ведется с начала года.

Отметим, что необходимость оформления тех или иных бланков зависит от специфики деятельности, формы налогообложения и особенностей учетной политики конкретной организации.

Оформление первички

Документальное оформление фактов хозяйственной деятельности происходит в момент их совершения или сразу по окончании на бумажном и/или электронном носителе. Бланки документов фирма может разработать самостоятельно, за исключением государственных организаций, которые обязаны использовать законодательно утвержденные бланки. Важно помнить, что унифицированные документы, применение которых предусмотрено законодательно, обязательны к заполнению.

В случае необходимости внести правки, их нужно заверить подписью ответственного лица, также нужно указать дату. Есть документы, внесение исправлений в которые законодательно запрещено.

Разного назначения отличаются, чаще всего он составляет не менее пяти лет. Большинство документов, касающихся заработной платы, хранятся до 75 лет.

Первичные документы по месту своего формирования делятся на внешние и внутренние, а по назначению – на распорядительные и оправдательные. Примером распорядительного документа является . Оправдательный документ подтверждает конкретную операцию, пример – акт приемки выполненных работ. Существуют документы, сочетающие в себе и распорядительные и оправдательные свойства, т.е. комбинированные, примером является справка-расчет отпускных.

Документы по учету ОС и ТМЦ

Товарная накладная (ТН) – документ, фиксирующий продажу или отпуск . Продавец составляет два бланка ТН, один оставляет себе в качестве основания для списания, а другой передает покупателю, которому данный бланк дает право на принятие ТМЦ к учету.

Унифицированная форма ТН – ТОРГ-12. Правый верхний угол содержит коды статистики. Если отгрузка происходит из филиала, его адрес должен быть указан в графе «фактический адрес». Также в ТН прописываются все сведения о товаре – название, артикулы, код товара, форма упаковки, количество мест в партии, единица измерения и ее код, масса в одном месте и общая, масса нетто и брутто, цена и общая стоимость. Если ТМЦ , он также должен быть отражен в ТН. В ТН есть графы с итогами по столбцам, где это необходимо. Фиксируется число листов ТН, если их несколько. В нижней части необходимо вписать данные ответственных лиц.

Оформление операций в учете ОС

Оформление операций в учете материалов

Документы по учету услуг

Оформляется актом, который может называться по-разному – оказанных услуг, выполненных работ, приема-сдачи работ; важно, чтобы соответствующая формулировка была прописана в договоре на эти услуги. Один экземпляр бланка получает заказчик, а другой остается у исполнителя. Унифицированного бланка акта не существует.

В акте, помимо других обязательных реквизитов, обязательно должен быть зафиксирован период, за который были оказаны услуги, в случае, если они оказываются с определенной периодичностью. Пример записи: «Оказание услуг по уборке помещения за январь 2018 года».

Кассовые документы

Документы по учету банковских операций

Документы по заработной плате

Основные документы, служащие основанием для расчета оплаты труда, перечислены ниже:

Документы по учету налогов и сборов

Большинство описанных выше документов являются первичными для налогового учета. Например, суммы по актам оказанных услуг и товарным накладным входят в расчет налога на прибыль, а на основании документов по оплате труда рассчитывается и взносы в фонды.

Отдельно хотелось бы сказать о счет-фактуре. Это форма, которая служит для расчета НДС. Критичным является корректность и полнота заполнения всех реквизитов данного документа, в противном случае налоговые органы могут отказать в принятии суммы к вычету. Важная деталь – если отгрузку делает филиал, необходимо указывать именно его КПП, а не головной организации. Один экземпляр документа остается у исполнителя (продавца), второй хранится у покупателя.

Внимание к оформлению первичных бухгалтерских документов – залог корректного формирования бухгалтерских регистров.

Бухгалтерские регистры

Регистры бухгалтерского учета – это средства систематизации и упорядочивания данных о хозяйственной деятельности компании, полученных из первичных документов. Требования к регистрам регламентированы статьей 10 ФЗ №402. Предприятие может утверждать самостоятельно, какие виды регистров применять. Ведение может осуществляться на бумажном носителе или электронном с применением электронной подписи. Эти сведения фиксируются в учетной политике.

Примеры учетных регистров — главная книга, реестр выданных счет-фактур и т.п.

В регистрах указываются следующие реквизиты:

• название регистра
• период
• наименование организации
• хронологическая и/или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета (даты, названия статей затрат, подразделения и т.п.)
• единицы измерения
• подпись ответственного лица/лиц и их должности

Существует несколько классификаций бухгалтерских регистров:

• По характеру записей:

1. Хронологические – данные отражаются по мере совершения хозяйственных операций (пример – реестры).
2. Систематические – сведения группируются на основании отнесения к конкретным счетам бухгалтерского учета (анализ субконто).
3. Комбинированные – запись ведется на основании систематического принципа в хронологическом порядке, объединяя первые два пункта (пример — главная книга).

• По внешнему виду:

1. Книги.
2. Свободные листы.
3. Карточки.

Проблема с первичкой сейчас связана прежде всего с тем, что значительное место в обороте занимают операции с физическими лицами и ИП, выдаваемые которыми документальные свидетельства часто не унифицированы, большим подспорьем здесь являются специальные бухгалтерские программы, но их себе может позволить не каждый предприниматель.

Ответить