Страница 20 из 39

Учет музейных фондов

Учет музейных фондов является одним из основных направлений фондовой работы. Его цель состоит в юридической охране музейных фондов и прав музея на данные, полученные в результате изучения музейных предметов и коллекций. Учет фондов представляет собой непрерывный процесс, поскольку фонды музея постоянно пополняются; ведется контроль за движением предметов и за их состоянием. Порядок учета, хранения и научной обработки музейных предметов регулируется нормативными документами Министерства культуры.

В процессе учета музейных фондов составляется по установленным формам учетная документация. В ней содержатся данные об отдельных предметах и группах предметов, о порядке их поступления в музей и в различные фондовые подразделения. Большинство из документов имеют юридическую силу, подлежат регистрации ивечному хранению. Это акты приема, акты выдачи, книги поступлений, книги научной инвентаризации.

Государственный учет музейных фондов предусматривает два этапа, которые отражают степень изученности музейных предметов: первичная регистрация поступивших в музей предметов и инвентаризация, то есть научная регистрация музейных предметов.

Юридическое оформление принадлежности предметов музею и прав музея на эти предметы начинается с акта приема предметов на постоянное хранение. Этот документ составляется не менее чем в трех экземплярах, подписывается главным хранителем (заведующим фондами), лицом, хранившим предметы до решения фондово-закупочной комиссии; и лицом, принявшим их на материальное хранение. Акт утверждается директором музея и скрепляется печатью музея. Прием предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, орденов и медалей, а также оружия определяется особыми нормативными документами.

Прежде чем поступить в соответствующее фондовое подразделение, предметы проходят первичную регистрацию, которая окончательно закрепляет их принадлежность данному музею. Они вносятся в книгу поступлений музейных предметов (основного фонда) или в книгу учета научно-вспомогательных материалов по форме, определенной инструкцией (см. Прил. № 3, 4, 5). В естественно-научных музеях сырьевые материалы регистрируются в книге учета сырьевых научных материалов .

Предметы, поступившие в музей на временное хранение, вносятся в книгу поступлений во временное пользование. Возвращаются они по акту, который составляется по распоряжению директора иподписывается главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, хранившим предмет; и лицом, временно принявшим его на материально ответственное хранение.

Цель книг поступлений как государственного документа охранного порядка – зарегистрировать предмет под определенным номером и дать краткое его описание, исключающее подмену предмета, а в случае утери или кражи облегчающее его розыск. Порядковый номер по книге поступлений (КП), присвоенный данному предмету, одновременно проставляется в акте его приема в музей, а также на самом предмете вместе с шифром музея, например: ГИМ, КП – 112408. При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (нумизматическая коллекция, фотоматериалы и др.) допускается их групповая запись в книге поступлений при наличии коллекционной или полевой описи. В этом случае количество поступивших предметов отражается в соответствующих порядковых номерах книги поступлений (например, КП – 1760–1870) или фиксируется дробными порядковыми номерами (например, КП – 1760/1 – ПО). Однако уникальные материалы всегда записываются индивидуально. Групповая запись предметов из драгоценных материалов и драгоценных камней также запрещается.

Таким образом, понятия единица учета и единица хранения, могут обозначать как отдельный музейный предмет, так и группу предметов (коллекцию, комплект), если они зарегистрированы в учетных документах под одним номером.

Регистрация в книге поступлений музейных предметов производится с учетом всех сведений, зафиксированных в актах приема и полевой документации. Описание предмета делается на основе результатов его атрибуции, полученных к моменту его первичной регистрации. Уникальные предметы в обязательном порядке фотографируются. В книге поступлений фиксируются также данные о времени, источнике, способе поступления предмета, его сохранности, стоимости (при покупке), сопроводительных документах. Проставляется номер акта, дата записи.

Книга поступлений, как документ охранного порядка, до заполнения оформляется соответствующим образом: листы пронумеровываются, прошнуровываются, книга подписывается и опечатывается печатью вышестоящей инстанции. Все записи делаются четко, разборчиво, без подчисток, а их исправление допускается лишь в крайних случаях, при этом старые и новые записи должны четко читаться. Незначительные исправления заверяются специальной записью в примечаниях книги за подписями директора и главного хранителя, заведующего отделом учета, хранителя предмета. Подписи скрепляются печатью музея. Все существенные исправления в книге поступлений (атрибуция, сохранность, размер, материал и т.п.) делаются только на основании специальных актов, подписанных директором или его заместителем по научной работе, главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, и заверяются ответственным за первичный учет лицом.

Юридические документы первичного учета тщательно сохраняются; доступ к ним имеет ограниченный круг лиц. Между тем в информации, которуюони содержат, нуждаются не только сотрудники музея, но и исследователи из других учреждений. Поэтому уже на стадии первичного учета создается система картотек – карточных, а в последние годы и электронных. Особенно необходима учетная картотека, выполняющая информационную функцию книги поступлений. Составляющие ее карточки идентичны по содержанию записям в книге поступлений и расположены в порядке ее номеров. На временные поступления также составляется картотека, систематизированная по источникам поступления.

После регистрации в книгах поступлений предметы передаются в фондовые подразделения хранителям по актам на материально-ответственное хранение (см. Прил. № 6). При этом музейные предметы, в отличие от научно-вспомогательных материалов, проходят второй этап учета – инвентаризацию, которая представляет собой основную форму изучения, описания и научного определения предметов основного фонда. Осуществляется она при помощи книг научной инвентаризации – научных инвентарей. Будучи юридическими документами, они оформляются так же, как и книги поступлений.

Запись в научный инвентарь делается только по-предметно и в соответствии с установленной инструкцией формой (см. Прил. № 7, 8). Она основывается на дальнейшей, более глубокой работе специалиста по определению музейного предмета. В научном инвентаре дается точное наимено-вание предмета, его подробное описание с перечнем всех имеющихся клейм, монограмм, подпи-сей и надписей. Вносятся данные об авторе, месте и времени создания и бытования, истории пред-мета, касающихся его публикациях, материале и технике изготовления, размере и весе (для предметов из драгоценных металлов и камней), степени сохранности. В соответствующих графах указываются учетные обозначения, старые учетные обозначения (если они имеются), номера фотонегативов (если предмет сфотографирован), данные об источнике и способе поступления, цене и пр.

Музейные предметы при инвентаризации систематизируются в соответствии со структурой (строением) основного фонда. Поэтому каждое фондовое подразделение обычно имеет несколько научных инвентарей, в соответствии с принятой в нем классификацией по группам музейных предметов. Например, в подразделении изобразительных источников произведения живописи, графики, скульптуры будут вноситься в разные книги. Каждая из них имеет свое обозначение, которое позволяет определить принадлежность книги и заинвентаризованного в ней предмета к конкретному фондовому подразделению и группе, образованной внутри него. Принадлежность к подразделению изобразительных источников может обозначаться буквой И, а к группе скульптуры – буквой С.

Каждый предмет, записанный в научном инвентаре, получает свой номер, который проставляется на нем и в книге поступлений. Таким образом, музейный предмет в итоге обретает два номера: по книге поступлений и по научному инвентарю. Его полное учетное обозначение может выглядеть, например, так:

ГИМ-КП 1245

И-С 137

Проставляя учетное обозначение, важно не причинить ущерб внешнему виду предмета и вместе с тем нанести его так, чтобы оно было доступно дляобозрения хранителю и исследо-вателю, не осыпалось, не стиралось. Например, на металлических предметах оно проставляется эмалевой краской, а на керамических – масляной или тушью. Если учетное обозначение невозможно нанести на сам предмет, используют этикетки и бирки, которые пришивают, прибивают или подвешивают к предметам, проставляют на монтировке, на индивидуальной упаковке.

Предметы, составляющие комплект (сервизы, гарнитуры), вносятся в научный инвентарь под отдельными номерами, а их принадлежность к комплекту отмечается при описании. Атласы, альбомы рисунков и фотографий одного автора вносятся в научные инвентари под одним номером, при этом каждый лист получает дробный номер.

Предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней записываются в инвентари только при наличии акта ювелирной экспертизы, удостоверяющей подлинность материала и точность веса. В специальных инвентарных книгах ведется их дополнительный учет, поэтому в отличие от других предметов они имеют не два, а три учетных номера.

Письменные источники учитываются по правилам, разработанными руководящими архивными органами. Учет ведется по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения. Описи архивных фондов в юридическом отношении приравниваются к книгам научной инвентаризации. Они включают перечень входящих в данный фонд единиц хранения. Перечень содержит заголовок и краткое описание содержания каждой единицы хранения.

Запись в научный инвентарь делается на основе предварительно составленной карточки научного описания предмета, графы которой должны соответствовать графам инвентаря (см. Прил. № 9). Заполняется она в процессе определения музейного предмета и фиксирует результат изучения всех основных его признаков. До занесения в научный инвентарь текст описания должен предварительно визироваться заведующим фондовым подразделением, заместителем директора по научной части или главным хранителем.

В процессе научного описания содержание карточки может дополняться, уточняться и даже меняться. При этом все изменения, вносимые в научный инвентарь, оформляются по тем же правилам, что и в книгах поступлений.

На основе карточек научного описания музейных предметов создается инвентарная картотека, выполняющая информационные функции книг инвентарного описания и служащая основой для научной каталогизации фондов. Для того чтобы быстро находить предметы, составляется топографическая картотека, а также топографическая опись, где фиксируется место хранения каждой единицы учета. В каждом фондовом подразделении создаются и картотеки на предметы научно-вспомогательного фонда.

Музейные фонды находятся в непрерывном движении, ведь предметы могут передаваться в другие музеи и учреждения как в постоянное пользование в порядке обмена или на безвозмездной основе, так и во временное пользование, например, для создания экспозиций или выставок. Еще более активно перемещаются предметы внутри музея. Они передаются во временное пользование другим отделам для экспозиционно-выставочной работы, для исследования, реставрации, фотокопирования. Все эти выдачи, так же как и факты хищения, утраты, разрушения предметов, оформляются соответствующим образом согласно инструкции. Выдачи на длительный срок внутри музея (в другие фондовые подразделения, в экспозицию) оформляются актом внутримузейной передачи и визируются главным хранителем (см. Прил. № 10). Предметы, передающиеся из фондовых подразделений в другие отделы музея, например, фотолабораторию, на короткий срок, могут регистрироваться в специальной книге с распиской принявшего лица.

Количество предметов в музейных фондах постоянно меняется: одни предметы выбывают из состава музейного собрания, другие пополняют его. Поэтому музей ежегодно составляет годовые отчеты о движении музейных фондов, где отражаются сведения о поступлениях, об общем количестве предметов, о внутримузейных и внемузейных временных выдачах и т.д. Для того чтобы убедиться в наличии реальных предметов за конкретными цифрами учетных документов, а также в том, что их сохранности не нанесен ущерб, проводится переучет фондов.

Переучет осуществляет специальная комиссия в составе не менее трех человек с обязательным участием хранителя данной коллекции. Каждый предмет, закрепленный за фондовым подразделением, сверяется с актом приема на материально-ответственное хранение, с записью в книге научной инвентаризации и в книге поступлений; проверяется и наличие документов, оформляющих отсутствие в фондах тех или иных предметов. По итогам работы комиссия составляет и подписывает акт сверки наличия музейных предметов с учетной документацией, который утверждает директор музея.

Важнейшие учетные документы, имеющие юридическую силу, регистрируются в специальных книгах и описях. Посторонним лицам они не выдаются и за пределы музея не выносятся. Все акты, инвентарные книги, книги временных и постоянных поступлений, книги и описи изделий из драгоценных материалов хранятся у ответственных лиц в несгораемых шкафах, в закрытом помещении, которое в нерабочее время пломбируется.

Наряду с термином «учетная документация» существует и более широкое понятие – «фондовая документация». Помимо учетных она включает документы, образующиеся в процессе физической охраны фондов, а также при их классификации и систематизации – классифика-ционные схемы, каталоги и указатели. Таким образом, система фондовой документации содержит и передает сведения как о самих фондах, так и о тех явлениях и процессах, которые документируют музейные предметы. Следовательно, она представляет собой информационную систему. Помимо собственно фондовой документации внее входят исследования отдельных предметов и их групп, опубликованные в виде монографий и статей, а также исследования вобласти профильных дисциплин, созданные на основе музейных предметов.

Фондовая информационная система используется при отборе предметов для экспонирования и составления этикетажа, она помогает интерпретировать предметы при подготовке экскурсий и лекций, а в процессе изучения музейных предметов позволяет проводить сравнительный анализ. Кроме того, она предоставляет данные, позволяющие выяснить состояние самих фондов, целесо-образность и направленность их пополнения. В фондовой информационной системе нуждаются не только сотрудники музея, но также исследователи других учреждений и представители разнообразных специальностей.

Создание фондовой информационной системы – работа сложная и непрерывная. В последнее десятилетие началась ее активная модификация с помощью компьютерных технологий, которые позволяют кардинально изменить сам процесс подготовки музейной документации. Наличие электронных носителей информации не избавляет музейных специалистов от оформления учетных документов на бумажных носителях, поскольку только они имеют юридическую силу. Однако автоматизация деятельности фондовых подразделений значительно снижает трудозатраты, уменьшает вероятность ошибок и позволяет оперативно вносить изменения в подготавливаемые документы.

Особенно широкие возможности компьютеризация открывает в области каталогизации музейного собрания. С ее помощью ведутся картотеки, включающие в себя сколь угодно подробные данные о предметах и необходимый справочный аппарат – индексы, ссылки, рубрикаторы. Она позволяет вести поиск информации по различным признакам – автору, инвентарному номеру, дате создания, по любой фразе или слову в описании, а получаемые по запросу сведения могут иметь как текстовую, так и графическую форму.

1. Структура фондов. Внутри массива всех предметов, хранящихся в музее, в зависимости от их музейной значимости выделяются основной, научно-вспомогательный и другие фонды, соответствующие по статусу научно-вспомогательному

Музейные предметы, отнесенные решением экспертных фондово-закупочных комиссий музеев (ЭФЗК) к тому или иному фонду, проходят регистрацию (I-я ступень учета) в книгах поступлений основного, научно-вспомогательного или других фондов. Каждый отдельный предмет получает при этом личный не повторяющийся номер по книге поступлений основного фонда (номер КП) или по книге поступлений научно-вспомогательного фонда (номер НВ).

Если несколько предметов объединены в один комплекс по тому или иному признаку или смыслу, весь комплекс предметов получает единый номер КП, а каждый предмет в этом комплексе – дробный номер. В этом случае в книге поступлений производится единая групповая запись обо всем комплексе предметов, а дополнительно к книге поступлений составляется коллекционная опись на данный номер КП. Коллекционные описи являются неотъемлемой частью книги поступлений.

В музейной практике встречаются ситуации, когда большую коллекцию можно полностью обработать только частями в течении длительного времени, например, нескольких лет. В этом случае в книге поступлений делают запись о принятой коллекции, но в графе «количество предметов» не ставят окончательное число. Коллекционная опись остается «открытой» и пополняется по мере обработки коллекции. Когда обработка всей коллекции заканчивается, опись закрывают, фиксируют окончательное количество предметов в коллекции и вносят эту цифру в книгу поступлений.

Основной фонд в отличие от других фондов имеет дробную структуру. Предметы основного фонда делятся на коллекции по материально-предметному принципу, т.е. в зависимости от материала музейных предметов и их смыслового назначения, например, «живопись», «скульптура», «стекло», «металл», «нумизматика», «редкая книга», «минералы» и т.д. При организации фондовых помещений предметы одной коллекции хранятся по возможности в одном помещении у одного ответственного хранителя. Ошибкой считается объединение в одной коллекции предметов по науч- ной тематике, т.к. при этом в фондохранилище оказываются рядом предметы, условия хранения которых различны, например, дерево и мех, ткань и металл и т.д. Предметы каждой коллекции проходят регистрацию (II-я ступень учета) в отдельных инвентарных книгах (инвентарях). Все коллекции и их инвентарные книги должны иметь буквенные шифры (применение цифровых шифров исключается).

Названия коллекций и их шифры разрабатываются и утверждаются на заседании ЭФЗК музея до начала заполнения инвентарных книг. Шифры коллекций должны быть простыми краткими и информативными, например, «ЖВ»-живопись, «СК»- скульптура, «СТ»-стекло, «МТ»-металл, «НУМ»-нумизматика, «РК»-редкая книга, «МН»-минералы и т.д. Рекомендуется применять только заглавные буквы, избегая при этом буквы «З», «О», «Х», «Ч», напоминающие написание цифр. Рационально составлять шифры коллекций из 2–3 литер, т.к. это дает возможность большего количества вариантов.

Запись в инвентари ведется попредметно, и в процессе записи каждый музейный предмет получает отдельный инвентарный номер. Использование дробных номеров при этом рекомендуется избегать.

Перевод предметов из одной коллекции в другую, т.е. списание из одного инвентаря и внесение этого предмета в другой инвентарь производится по решению ЭФЗК музея. В этом случае за предметом сохраняются статус предмета основного фонда и номер по книге поступлений основного фонда, поэтому разрешения вышестоящего органа на такой перевод не требуется. Перевод предметов из научно-вспомогательного фонда в основной фонд также производится по решению ЭФЗК музея, поскольку при этом статус музейного предмета повышается.

Предметы, содержащие драгоценные металлы и камни, проходят регистрацию (III-я ступень) в специальных инвентарных книгах (специальных инвентарях), получая при этом третий учетный номер. Предметы нумизматики учитываются в отдельных спец. инвентарях. В каждой специальной инвентарной книге, например, «предметы (кроме нумизматики), полностью состоящие из золота, металлов платиновой группы и драгоценных камней», собираются и проходят учет предметы из разных коллекций (инвентарей) II-ой ступени, например, из предметов декоративно-прикладного искусства (ДПИ), предметов из металла (МТ) и других.

2. Первая форма учёта: основная документация. Государственный учет музейных фондов предусматривает два этапа, которые отражают степень изученности музейных предметов: первичная регистрация поступивших в музей предметов и инвентаризация, то есть научная регистрация музейных предметов.

Юридическое оформление принадлежности предметов музею и прав музея на эти предметы начинается с акта приема предметов на постоянное хранение. Этот документ составляется не менее чем в трех экземплярах, подписывается главным хранителем (заведующим фондами), лицом, хранившим предметы до решения фондово-закупочной комиссии; и лицом, принявшим их на материальное хранение. Акт утверждается директором музея и скрепляется печатью музея. Прием предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, орденов и медалей, а также оружия определяется особыми нормативными документами.

Прежде чем поступить в соответствующее фондовое подразделение, предметы проходят первичную регистрацию, которая окончательно закрепляет их принадлежность данному музею. Они вносятся в книгу поступлений музейных предметов (основного фонда) или в книгу учета научно-вспомогательных материалов по форме, определенной инструкцией (см. Прил. № 3, 4, 5). В естественно-научных музеях сырьевые материалы регистрируются в книге учета сырьевых научных материалов.

Предметы, поступившие в музей на временное хранение, вносятся в книгу поступлений во временное пользование. Возвращаются они по акту, который составляется по распоряжению директора и подписывается главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, хранившим предмет; и лицом, временно принявшим его на материально ответственное хранение.

Цель книг поступлений как государственного документа охранного порядка – зарегистрировать предмет под определенным номером и дать краткое его описание, исключающее подмену предмета, а в случае утери или кражи облегчающее его розыск. Порядковый номер по книге поступлений (КП), присвоенный данному предмету, одновременно проставляется в акте его приема в музей, а также на самом предмете вместе с шифром музея, например: ГИМ, КП – 112408. При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (нумизматическая коллекция, фотоматериалы и др.) допускается их групповая запись в книге поступлений при наличии коллекционной или полевой описи. В этом случае количество поступивших предметов отражается в соответствующих порядковых номерах книги поступлений (например, КП – 1760–1870) или фиксируется дробными порядковыми номерами (например, КП – 1760/1 – ПО). Однако уникальные материалы всегда записываются индивидуально. Групповая запись предметов из драгоценных материалов и драгоценных камней также запрещается.

Таким образом, понятия единица учета и единица хранения, могут обозначать как отдельный музейный предмет, так и группу предметов (коллекцию, комплект), если они зарегистрированы в учетных документах под одним номером.

Регистрация в книге поступлений музейных предметов производится с учетом всех сведений, зафиксированных в актах приема и полевой документации. Описание предмета делается на основе результатов его атрибуции, полученных к моменту его первичной регистрации. Уникальные предметы в обязательном порядке фотографируются. В книге поступлений фиксируются также данные о времени, источнике, способе поступления предмета, его сохранности, стоимости (при покупке), сопроводительных документах. Проставляется номер акта, дата записи.

Книга поступлений, как документ охранного порядка, до заполнения оформляется соответствующим образом: листы пронумеровываются, прошнуровываются, книга подписывается и опечатывается печатью вышестоящей инстанции. Все записи делаются четко, разборчиво, без подчисток, а их исправление допускается лишь в крайних случаях, при этом старые и новые записи должны четко читаться. Незначительные исправления заверяются специальной записью в примечаниях книги за подписями директора и главного хранителя, заведующего отделом учета, хранителя предмета. Подписи скрепляются печатью музея. Все существенные исправления в книге поступлений (атрибуция, сохранность, размер, материал и т.п.) делаются только на основании специальных актов, подписанных директором или его заместителем по научной работе, главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, и заверяются ответственным за первичный учет лицом.

Юридические документы первичного учета тщательно сохраняются; доступ к ним имеет ограниченный круг лиц. Между тем в информации, которую они содержат, нуждаются не только сотрудники музея, но и исследователи из других учреждений. Поэтому уже на стадии первичного учета создается система картотек – карточных, а в последние годы и электронных. Особенно необходима учетная картотека, выполняющая информационную функцию книги поступлений. Составляющие ее карточки идентичны по содержанию записям в книге поступлений и расположены в порядке ее номеров. На временные поступления также составляется картотека, систематизированная по источникам поступления.

После регистрации в книгах поступлений предметы передаются в фондовые подразделения хранителям по актам на материально-ответственное хранение (см. Прил. № 6).

3. Этапы постановки на учёт музейных предметов. Учет музейных фондов проходит в три этапа. На первом этапе, практически в процессе комплектования, происходит первичная обработка материалов, поступивших в музей. До решения фондово-закупочной комиссии или в случае принятия предметов на временное хранение, реставрацию и другие цели законность пребывания предмета в музее удостоверяет акт приема или квитанция о приобретении, покупке и т.д. Если предмет покупается, то отдельно следует получить письменное согласие владельца с назначенной суммой покупки, а также счет владельца (это касается как физических, так и юридических лиц, в том числе магазинов и иных торговых предприятий). Прием музеем предметов из драгоценных металлов и камней, орденов и медалей, холодного и огнестрельного оружия регламентируется, кроме общих правил, еще и специальными нормативными актами. На основе положительного решения фондово-закупочной комиссии (это касается и случаев временного хранения) акт приема подписывается главным хранителем музея, утверждается директором и скрепляется печатью музея («гербовой»). Только после этого он становится официальным документом и принимается к исполнению.

Предметы основного и обменного фондов регистрируются вместе. Принадлежность предметов основному или обменному фонду фиксируется в каталоге музея при помощи записи на учетной карточке. Предметы вносятся в книгу поступлений музейных предметов или в книгу учета научно-вспомогательного материала. Научно-вспомогательные материалы учитываются только на первом этапе. Кроме того, у естественнонаучных музеев и отделов природы краеведческих музеев могут быть книги учета научно-сырьевых материалов. Регистрация музейных предметов в книге поступлений осуществляется попредметно или групповой записью (если речь идет о коллекции), чему соответствует одна единица хранения. До внесения предметов в книгу поступлений заполняются учетные карточки. Содержание карточки дублирует графы книги поступлений. Учетные карточки, расположенные в порядке возрастания номеров согласно книге поступлений, составляют учетные картотеки основного и научно-вспомогательного фондов, которые послужат основой для установления данных о музейных предметах и сопутствующих им материалах, а также для составления других картотек музея.

На втором этапе учета фондов музейные предметы поступают в соответствующее фондовое подразделение, проходят научную инвентаризацию, фиксирующую принадлежность предметов конкретному подразделению, а также данные, полученные в процессе изучения предмета. На этом этапе заполняются книги научной инвентаризации (научные инвентари) – книги научного описания музейных предметов. Они заполняются отдельно по каждому типу источников51, предметы систематизируются по группам материалов и только попредметно. На сами предметы наносится шифр подразделения, конкретной группы, в которую он передан, порядковый номер по книге научной инвентаризации. Нанесение шифра не должно повредить предмет, поэтому для этого существуют определенные правила: шифр может наноситься как на сам предмет (например на археологические находки из камня, керамики), так и на бирку, которая крепится к предмету. К книгам научной инвентаризации в юридическом отношении приравниваются описи архивных фондов. Письменные источники на стадии научной инвентаризации учитываются по правилам, разработанным руководящими органами Государственной архивной службы.

Как и при составлении учетных книг, перед записью в инвентаре идет заполнение инвентарной карточки (карточки научного описания), дублирующей его графы. Инвентарные карточки, расположенные в порядке возрастания номеров, образуют картотеку, идентичную по своим функциям учетной.

Учетная документация музея – документация строгой отчетности. Все книги поступлений и научные инвентари до их заполнения прошнуровываются, листы нумеруются, книги подписываются и опечатываются вышестоящей инстанцией. Исправления в книгах оформляются по правилам, предусмотренным Инструкцией по учету и хранению. В отечественном музейном деле учетная документация обязательно ведется на бумажном носителе и предоставляется в подлиннике, т.к. электронные документы и каталоги, факсы, заверенные нотариально копии и т.п. не имеют юридической силы52.

Третий этап учета наступает тогда, когда происходят внутримузейные и внемузейные выдачи. Для оформления выдачи музейных предметов необходимо: подать ходатайство музея в министерство; получить приказ министра или его заместителя, разрешающий данные действия; на основании приказа составить акт выдачи с указанием причин, возможного использования, сроков и т.д. Если перемещение предмета предполагает его вывоз за рубеж, следует получить разрешение на вывоз53. Лицо или учреждение, предоставляющее музею или иному учреждению для экспонирования принадлежащие ему материалы, называется экспонентом (рис. 63).

В случае утраты музейных предметов (хищения, разрушения и т.п.) они могут быть списаны только с разрешения министра по ходатайству музея. Для перевода предмета из основного фонда в фонд научно-вспомогательных материалов также требуется разрешение министра. Разрешение на временные внутримузейные выдачи дает главный хранитель (о чем также составляется соответствующий акт). Такие действия, как перевод предмета или коллекции на постоянное хранение из одного фондового подразделения в другое, из научно-вспомогательного фонда в основной и т.п., оформляются решением фондово-закупочной комиссии и удостоверяются соответствующим актом. Внемузейные выдачи, передача и списание научно-вспомогательных материалов в музеях федерального и республиканского, ведомственного подчинения производятся по распоряжению директора музея или соответствующего учреждения (для ведомственных музеев), а в музеях местного подчинения – по распоряжению органов управления культурой. Итоги движения фондов ежегодно отражаются в отчете музеев. Периодически в музеях проводится сверка фондов (их переучет с целью выяснения соответствия ранее созданным учетным документам). Каждый предмет, входящий в фонды, сличается с учетной документацией.

После проведения учета отдельные музейные предметы и коллекции поступают на хранение, причем срок этого хранения в идеале – вечность. Решением задачи «как этого достичь» занимаются в процессе осуществления такого направления научно-фондовой работы, как хранение музейных фондов.

4. ЭФЗК: цели и задачи комиссии. Выявленные культурные ценности подлежат экспертизе в целях определения их историко-культурного, научного, художественного и музейного значения.

Экспертиза культурных ценностей производится на основе комплексной атрибуции, основными принципами которой является установление:

Датировка, место создания и бытование;

Видовой принадлежности (для естественнонаучных коллекций);

Материала и способа изготовления;

Размера, цвета, формы, устройства, массы драгоценных металлов и драгоценных камней;

Социальной и этнической принадлежности

Принадлежности конкретному историческому лицу;

Типологических признаков;

Состояния сохранности.

Экспертизу культурных ценностей с целью последующего включения в состав Музейного фонда Российской Федерации, выявленных музеем, осуществляет экспертная фондово-закупочная комиссия музея (далее – ЭФЗК), являющаяся постоянно действующим совещательным органом музея, функционирующим в соответствии с положением, утверждаемым директором музея в порядке, предусмотренном уставом музея.

Персональный состав ЭФЗК утверждается директором, если иное не предусмотрено уставом музея.

В филиалах музея ЭФЗК не образуется. Сотрудники филиала могут входить в состав ЭФЗК головного музея.

Основными функциями ЭФЗК являются:

Экспертиза выявленных культурных ценностей;

Оценка их стоимости в случае закупки;

Отнесение вновь поступивших музейных предметов и музейных коллекций к одному из фондов музея;

Классификация фондов музея по коллекциям, образование новых фондовых коллекций и установление их шифров;

Установление дополнительных сроков регистрации музейных предметов и музейных коллекций в учетной документации в случаях единовременного поступления их в большом объеме (археология, нумизматика, архивные документы, геологические, палеонтологические, ботанические, зоологические и другие образцы), когда их регистрация не может быть проведена в сроки, установленные Инструкцией;

Согласование внутримузейных нормативных локальных актов, регулирующих вопросы учетно-хранительской деятельности;

Подготовка заключений о возможности и целесообразности выдачи музейных предметов и музейных коллекций в постоянное и временное пользование, обмена, списания;

Определение страховой оценки музейных предметов, выдаваемых во временное пользование, в том числе на зарубежные выставки;

Рассмотрение и утверждение актов проверок наличия музейных предметов и музейных коллекций;

Утверждение изменений в описании музейных предметов по результатам новой атрибуции, реставрации, научных исследований и другим причинам;

Принятие решений о переводе музейных предметов из одной фондовой коллекции в другую;

Рассмотрение вопросов о целесообразности и необходимости замены (переписки) учетной документации.

ЭФЗК в пределах своей компетенции имеет право:

Информировать руководство музея по вопросам, относящимся к ее компетенции;

Запрашивать от руководителей структурных подразделений и отдельных сотрудников письменные объяснения о причинах утраты, порчи и разрушении музейных предметов и музейных коллекций,

Вносить предложения и запрашивать дополнительные заключения, необходимые для проведения экспертизы музейных предметов и музейных коллекций;

Возвращать на доработку некачественно и небрежно подготовленные к заседанию ЭФЗК документы.

В состав ЭФЗК входят руководители структурных подразделений музея, а также отдельные высококвалифицированные сотрудники.

Председателем ЭФЗК может быть директор, главный хранитель музея или заместитель директора по научной работе.

Заседания ЭФЗК проводятся в соответствии с годовым планом работы музея, но не реже 1 раза в квартал.

Руководители структурных подразделений музея обязаны представить секретарю ЭФЗК все необходимые материалы и предложения для включения в повестку дня очередного заседания ЭФЗК, не позднее, и чем за 10 дней до назначенной даты заседания.

Принятые ЭФЗК решения считаются правомочными при участии в заседании не менее 2/3 ее состава. Решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭФЗК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭФЗК.

Особое мнение членов ЭФЗК, выраженное в письменной форме и приобщается к протоколу ЭФЗК.

Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

Решение ЭФЗК оформляется протоколом, в котором указываются фамилия, имя, отчество, должность каждого из присутствовавших на заседании членов комиссии и приглашенных лиц, повестка дня, аргументированное обоснование решения.

К протоколу прилагаются:

Карточка-обоснование приема культурных ценностей в состав музейных фондов, подготовленная специалистами музея;

Экспертные заключения сторонних специалистов;

Заявление владельца о передаче предметов или коллекций в дар, на закупку, обмен;

Копия акта временного хранения;

Фотографии (при необходимости);

В случае рассмотрения вопросов о приеме музейных предметов и музейных коллекций в дар (пожертвование) протокол составляется в 2-х экземплярах, один из которых хранится у секретаря ЭФЗК, а второй передается в отдел учета.

В случае рассмотрения вопросов о приобретении музейных предметов и коллекций протокол составляется в 3-х экземплярах, третий из которых передается в бухгалтерию музея для произведения расчетов с собственником.

Протокол подписывается председателем, секретарем, всеми членами ЭФЗК, присутствовавшими на заседании, и регистрируется в журнале регистрации протоколов ЭФЗК. Решения ЭФЗК вступают в силу после утверждения протокола директором. Подпись директора скрепляется печатью музея.

Ведение делопроизводства ЭФЗК, хранение и использование документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых решений возлагается на секретаря ЭФЗК.

5. Вторая форма учёта: инвентарные книги. При этом музейные предметы, в отличие от научно-вспомогательных материалов проходят второй этап учета – инвентаризацию, которая представляет собой основную форму изучения, описания и научного определения предметов основного фонда. Осуществляется она при помощи книг научной инвентаризации – научных инвентарей. Будучи юридическими документами, они оформляются так же, как и книги поступлений.

Запись в научный инвентарь делается только попредметно и в соответствии с установленной инструкцией формой (см. Прил. № 7, 8). Она основывается на дальнейшей, более глубокой работе специалиста по определению музейного предмета. В научном инвентаре дается точное наименование предмета, его подробное описание с перечнем всех имеющихся клейм, монограмм, подписей и надписей. Вносятся данные об авторе, месте и времени создания и бытования, истории предмета, касающихся его публикациях, материале и технике изготовления, размере и весе (для предметов из драгоценных металлов и камней), степени сохранности. В соответствующих графах указываются учетные обозначения, старые учетные обозначения (если они имеются), номера фотонегативов (если предмет сфотографирован), данные об источнике и способе поступления, цене и пр.

Музейные предметы при инвентаризации систематизируются в соответствии со структурой (строением) основного фонда. Поэтому каждое фондовое подразделение обычно имеет несколько научных инвентарей, в соответствии с принятой в нем классификацией по группам музейных предметов. Каждый предмет, записанный в научном инвентаре, получает свой номер, который проставляется на нем и в книге поступлений. Таким образом, музейный предмет в итоге обретает два номера: по книге поступлений и по научному инвентарю.

Запись в научный инвентарь делается на основе предварительно составленной карточки научного описания предмета, графы которой должны соответствовать графам инвентаря (см. Прил. № 9). Заполняется она в процессе определения музейного предмета и фиксирует результат изучения всех основных его признаков. До занесения в научный инвентарь текст описания должен предварительно визироваться заведующим фондовым подразделением, заместителем директора по научной части или главным хранителем.

В процессе научного описания содержание карточки может дополняться, уточняться и даже меняться. При этом все изменения, вносимые в научный инвентарь, оформляются по тем же правилам, что и в книгах поступлений.

На основе карточек научного описания музейных предметов создается инвентарная картотека, выполняющая информационные функции книг инвентарного описания и служащая основой для научной каталогизации фондов. Для того чтобы быстро находить предметы, составляется топографическая картотека, а также топографическая опись, где фиксируется место хранения каждой единицы учета. В каждом фондовом подразделении создаются и картотеки на предметы научно-вспомогательного фонда.

Закрепленные за музеем и классифицированные предметы каталогизируются. Каталогизация в музее представляет собой совокупность работ по созданию каталогов музейных фондов. Музейный каталог – это аннотированный перечень предметов, входящих в фонды, расположенных в определенном порядке (в соответствии с принятой в какой-либо профильной дисциплине системой классификации или по иным критериям: хронологическому, географическому, принадлежности определенному лицу и т.д.) (рис. 62).

Каталоги можно разделить на разные группы: 1) по полноте отражения музейных фондов – на общие (государственный каталог музейного фонда, общий каталог фондов какого-либо музея), специальные (каталоги отдельных фондов или коллекций); 2) по способу систематизации информации – на систематические (представляющие информацию в соответствии с принятой в данной стране системой индексов профильных дисциплин и их разделов) и алфавитные (построены по алфавитному принципу); 3) по способу записи информации – на бумажных носителях, на электронных носителях.

Как уже упоминалось, в практике отечественного музейного дела электронные каталоги и базы данных не могут заменить учетную документацию. Зато электронные каталоги и базы данных – прекрасное средство облегчить работу по учету музейных фондов и их дальнейшее использование, расширить доступ к коллекциям музея для научного исследования и просветительской работы.

Музейные каталоги служат основой для составления Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации – учетного документа, содержащего основные сведения о каждом музейном предмете и каждой музейной коллекции, включенной в состав Музейного фонда РФ. Ведение Государственного каталога осуществляется федеральным органом исполнительной власти, на который возложено государственное регулирование в области культуры (Министерство культуры РФ).

6. Постановка на учёт предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней. Учет музейных предметов и музейных коллекций из драгоценных металлов и драгоценных камней осуществляется в 3 этапа, которые

предусматривают следующую регистрацию:

В книге поступлений основного фонда;

В инвентарных книгах;

Специальных инвентарных книгах.

Музеи, осуществляющие в соответствии со своей уставной деятельностью собирание, учет, хранение и использование предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, обязаны зарегистрироваться в государственной инспекции пробирного надзора, в районе деятельности которой они расположены. Документом, подтверждающим постановку на учет, является регистрационное удостоверение соответствующей государственной инспекции пробирного надзора.

При организации новых музеев, заявление о регистрации подается в соответствующую государственную инспекцию пробирного надзора не менее чем за месяц до открытия музея.

Не имеют право хранить предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней, в том числе ордена и медали:

Структурные подразделения юридических лиц, выполняющие

отдельные музейные функции.

Музеи, не имеющие надлежащих условий для обеспечения

Экспертизу и проверку состояния учета и хранения предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней в установленном порядке осуществляет Российская государственная пробирная палата при Минфине России и государственные инспекции пробирного надзора.

Ответственными хранителями предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней могут быть хранители фондов, имеющие высшее образование, проработавшие в одном из хранительских отделов музея не менее двух лет, прошедшие специальную подготовку (стажировку) по разделу учетно-хранительской работы с предметами из драгоценных

металлов и драгоценных камней и аттестованные комиссией музея на знание требований, установленных Инструкцией. Хранители фондов музейных предметов и музейных коллекций из драгоценных металлов и драгоценных камней назначаются на должность приказом директора музея по согласованию с учредителем музея. Основные функции, права и обязанности хранителя фондов музейных предметов и музейных коллекций из драгоценных металлов и драгоценных камней должны соответствовать функциям, правам и обязанностям хранителя фондов, указанным в Инструкции.

При обмере предметов, состоящих целиком из драгоценных металлов и драгоценных камней, указывается высота, ширина и глубина предмета, диаметр (если предмет правильной круглой формы) с точностью до одного миллиметра.

- «наименование, проба, масса драгоценных металлов, количество и масса в каратах драгоценных камней» о наименовании драгоценного металла, его пробе и массе в лигатуре, чистоте, наименовании, количестве драгоценных камней и массе драгоценных камней в каратах

Если драгоценный металл является составной частью предмета, указывается общий вес предмета, название, проба и масса каждого драгоценного металла, который входит в качестве составной части в этот предмет.

При наличии в составе предмета драгоценных камней указывается их название, количество, размер и масса в каратах;

- «сохранность» о состоянии сохранности предмета на момент регистрации. При этом фиксируются все имеющиеся дефекты (прорывы, осыпи красочного слоя, трещины, вздутия, сколы, потертости, поломки, обрезы, отсутствие какой-либо части или детали предмета), отмечается количество пустых гнезд, указываются места и размеры значительных повреждений.

Не допускаются формулировки: «сохранность плохая», «хорошая» или «имеются повреждения».

Если видимые повреждения не выявлены, следует использовать формулировки: «заметных повреждений нет», «олифа не потемнела» иподобные.

При описании состояния сохранности графических, рукописных и печатных материалов вначале фиксируется состояние сохранности лицевой стороны, а затем описывается состояние сохранности оборотной.

В графе «сохранность» кратко указываются сведения о реставрации предмета со ссылкой на номер реставрационного паспорта;

- «учетные обозначения по КП и специальным инвентарным книгам» предназначены для достижения взаимосвязи между книгами учета;

- «номера негативов или изображений на электронных носителях» предназначены для получения информации о фотофиксации оригинала;

- «примечание» - указывается местонахождении предмета, информация о проверках наличия, изменениях в атрибуции, датировках и прочие сведения с обязательной ссылкой на протокол ЭФЗК.

7. Постановка на учёт оружия . Музеи должны иметь лицензию, дающую право хранить и экспонировать оружие. Музеи должны иметь следующие документы:

1 - протокол ФЗК с обозначенным знаком оружия.

2 – заверенная копия договора купли

3 – заявление владельца, акт

5 – документы на право собственности владельца

Имея данные документы, музей пишет заявление для постановки оружия на учет.

8. Движение музейных фондов: основная документация. Внутренние передачи музейных предметов и музейных коллекций из хранительских отделов в экспозицию, на выставку, экспертизу, реставрацию и в иных целях производятся по акту внутримузейной передачи Акты внутримузейной передачи регистрируются в специальных журналах, которые ведутся в отделе учета.

Основанием для оформления акта внутримузейной передачи являются:

Приказ директора музея о подготовке экспозиции или выставки, содержащим указание о назначении должностного лица, ответственного за хранение музейных предметов в экспозиции или на выставке;

Протокол реставрационного совета о реставрации или экспертизе музейных предметов;

Протокол ЭФЗК о перемещении музейных предметов и музейных коллекций из одного хранительского отдела в другой.

После завершения работы над экспозицией или выставкой на основании внутримузейных актов передачи составляется топографическая опись экспозиции или выставки (далее – экспозиционная опись)

В целях получения оперативной информации может быть выполнена графическая схема или фотофиксация размещения музейных предметов, витрин, стендов в экспозиции или на выставке.

Один экземпляр топографической описи находится на хранении в отделе учета, а остальные – у должностных лиц, назначенных ответственными за хранение экспозиции или выставки.

Для смотрителей музейных должны быть сделаны выписки из экспозиционной описи на закрепленные за ними экспозиционно-выставочные залы.

В конце каждого текущего года отдел учета вместе с лицами, ответственными за хранение предметов, находящихся в экспозиции, осуществляют проверку экспозиционной описи, при необходимости вносят в нее соответствующие изменения и оформляют новую опись.

Возврат музейных предметов из экспозиции или выставки, реставрации в фондохранилище оформляется соответствующим актом внутримузейной передачи.

Перечень должностных лиц, которым предоставлено право утверждения актов внутримузейной выдачи, экспозиционной описи устанавливается внутримузейной инструкцией.

Порядок оформления временной выдачи из музея музейных предметов и музейных коллекций в пределах Российской Федерации

Выдача музейных предметов и музейных коллекций во временное пользование в другие музеи, иным юридическим лицам, расположенным на территории Российской Федерации, для использования их в экспозиционно-выставочных целях, экспертизы, атрибуции, реставрации и иных целях производится на основании письменного разрешения учредителя.

Выдача музейных предметов религиозного назначения из государственных и муниципальных музеев в безвозмездное пользование религиозным организациям на определенный срок, в совместное использование или на период существования религиозной организации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

В целях оформления разрешительной документации на временную выдачу музей предоставляет учредителю:

Ходатайство о выдаче музейных предметов во временное пользование с указанием места, цели и сроков выдачи;

Копия договора между заинтересованными сторонами об условиях, сроках временного пользования и видах использования музейных предметов;

Выписка из протокола ЭФЗК о возможности выдачи предметов с утверждением страховых оценок выдаваемых предметов в рублях;

Выписка из протокола реставрационного совета музея о состоянии сохранности и возможности транспортировки выдаваемых предметов;

Копия полиса страхования музейных предметов на период их транспортировки или полного страхования «от гвоздя до гвоздя».

Справка о системе безопасности места экспонирования музейных предметов и музейных коллекций;

Нотариально заверенные копии Устава и свидетельства о государственной регистрации религиозной организации (при выдаче данным организациям).

Предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней выдаются на срок не более одного года.

Разрешение учредителя является основанием для оформления акта выдачи музейных предметов во временное пользование (шифр - «ВВ») .

Акт ВВ должен содержать:

Цель выдачи

Срок выдачи

Предметы перечисляются с указанием каталожных данных, массы и пробы для предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, полного набора учетных обозначений, состояния сохранности и страховой оценки каждого предмета.

Акт ВВ подписывается представителями передающей и принимающей стороны, утверждается директором выдающей стороны, скрепляется печатью музея и регистрируется в соответствующем журнале регистрации.

Один экземпляр Акта ВВ находится на хранении в Отделе учета, второй передается ответственному хранителю, третий вручается представителю принимающей стороны. Продление срока временной выдачи осуществляется по решению учредителя на основании ходатайства музея, выдавшего предметы во временное пользование, с приложением к нему протоколов ЭФЗК,

реставрационного совета музея и дополнительных соглашений к договору. При выдаче музейных предметов на срок более одного года принимающая сторона обязана ежегодно подтверждать наличие и состояние сохранности принятых во временное пользование предметов. Контроль за своевременным возвратом предметов, выданных во временное пользование, осуществляет отдел учета.

При возврате предметов составляется акт возврата, в котором дается подробное описание состояния сохранности возвращенных предметов.

При поступлении предметов во временное пользованием музеем оформляется акт приема предметов во временное пользование с шифром – «ПВП». В Акте ПВП предметы перечисляются с указыванием полного набора учетных обозначений, каталожных данных и подробного описания состояния сохранности. При одновременном приеме большого количества предметов (более 10) к Акту ПВП может быть составлена коллекционная опись. Акт ПВП подписывается представителями принимающей и передающей сторон, утверждается директором или главным хранителем музея, скрепляется печатью музея, принявшего предметы. Акт ПВП составляется в 3-х экземплярах: один находится на хранении в Отделе учета, второй вручается передающей стороне, третий – лицу ответственному за хранение предметов, принятых во временное пользование. Акты ПВП регистрируются в специальной журнале, который до заполнения должен быть оформлен в соответствии с Инструкцией.

Порядок учета принятых во временное пользование музейных предметов и музейных коллекций, культурных ценностей устанавливается внутримузейной инструкцией и может предусматривать:

Регистрацию в специальной книге временных поступлений либо регистрацию по журналу регистрации актов ПВП, которые до заполнения должна быть оформлена в соответствии с Инструкцией;

Ведение учета по книге регистрации актов ПВП. В этом случае порядковый номер Акта ПВП с дробными номерами, соответствующими количеству принятых по нему предметов, становится учетным номером временного хранения.

Не разрешается выдача сторонним организациям музейных предметов и музейных коллекций и культурных ценностей, находящихся на хранении в музее:

Не имеющих полного набора учетных обозначений

Без указания в акте ВВ полного набора учетных обозначений;

Без письменного согласия пользователей или собственников;

Частным лицам, за исключением струнных музыкальных

инструментов и смычков из Государственной коллекции уникальных

музыкальных инструментов.

В соответствии с подпунктом 35-4) статьи 7 Закона Республики Казахстан от 15 декабря 2006 года «О культуре» ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по учету, хранению, использованию и списанию музейных предметов музейного фонда Республики Казахстан.
2. Департаменту по делам культуры и искусства Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа направление копий настоящего приказа для официального опубликования в информационно-правовой системе «Әділет» и периодическом печатном издании на электронном носителе с приложением бумажного экземпляра, заверенного гербовой печатью, для внесения в эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан в электронном виде, удостоверенных электронной цифровой подписью лица, уполномоченного подписывать настоящий приказ, с приложением бумажного экземпляра, заверенного гербовой печатью;
3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан после официального опубликования;
4) представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом в течение десяти рабочих дней со дня исполнения мероприятий.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие cо дня его первого официального опубликования и распространяется на отношения, возникшие c 1 января 2016 года.

Министр культуры и спорта
Республики Казахстан А. Мухамедиулы

Утверждена приказом
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 7 декабря 2015 года № 372

Инструкция по учету, хранению, использованию и списанию
Республики Казахстан

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция по учету, хранению, использованию и списанию музейных предметов музейного фонда Республики Казахстан (далее – Инструкция) детализирует порядок учета, хранения, использования и списания музейных предметов музейного фонда Республики Казахстан (далее – музейные предметы).
2. В настоящей Инструкции применяются следующие основные понятия:
1) музейный фонд – совокупность культурных ценностей, находящихся в фондах государственных музеев, музеев-заповедников и других государственных организаций и принадлежащих Республике Казахстан;
2) основной фонд – совокупность культурных ценностей, находящихся в постоянном пользовании государственных музеев, музеев-заповедников и других государственных организаций и принадлежащих Республике Казахстан;
3) временный фонд – совокупность культурных ценностей, находящихся во временном пользовании государственных музеев, музеев-заповедников и других государственных организаций и принадлежащих Республике Казахстан;
4) музейный предмет – культурная ценность, изъятая из среды бытования и перемещенная в музей.

2. Учет музейных предметов предметов

3. Учет музейных предметов предусматривает две стадии:
1) первичная регистрация музейных предметов;
2) инвентаризация музейных предметов.

Параграф 1. Первичная регистрация музейных предметов

4. При первичной регистрации:
1) музейные предметы актируются. Актирование производится в день приема или выдачи музейных предметов и оформляется:
актом приема музейных предметов в постоянное или во временное пользование по форме, согласно приложению 1 к настоящей Инструкции;
актом выдачи музейных предметов в постоянное или во временное пользование по форме, согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.
Акты, указанные в настоящем подпункте, регистрируются в Книге регистрации актов приема в постоянное пользование, Книге регистрации актов выдачи в постоянное пользование, Книге регистрации актов приема во временное пользование, Книге регистрации актов выдачи во временное пользование (далее – книги регистрации) по формам, согласно приложениям 3 , , , к настоящей Инструкции.
2) Актирование при приеме музейных предметов осуществляется на основании рекомендаций ;
3) при приеме музейных предметов в Книгу поступлений основного фонда или Книгу поступлений временного фонда (далее – книги поступлений) по формам, согласно приложениям 7 , к настоящей Инструкции, вносятся сведения о музейных предметах, за исключением музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.
При внесении сведений в книгах поступлений каждому музейному предмету присваивается один порядковый регистрационный номер, а каждой коллекции музейного предмета присваивается номер с дробью, исходя из количества предметов составляющих коллекцию.
При приеме коллекции музейных предметов составляется коллекционная опись музейных предметов по форме, согласно приложению 9 к настоящей Инструкции.
5. Книги поступлений и книги регистрации ведутся в рукописном виде. Для ежедневного пользования формируется копия книг поступлений, в электронном виде.
6. Книги поступлений и книги регистрации до заполнения прошнуровываются, листы пронумеровываются, подписывается директором музея, главным хранителем, руководителем отдела учета и скрепляются печатью музея.
7. На первое января каждого года после внесения последней записи по книгам поступлений и по книгам регистрации составляется опись книг по форме согласно приложению 10 к настоящей Инструкции.
8. При проведении учета музейных предметов количество каждого музейного предмета, в том числе коллекции, измеряется в единицах. Каждому музейному предмету или коллекции присваиваются один шифр, состоящий из сокращенного наименования музея, первой буквы материала из которого изготовлен музейный предмет, номеров, присвоенных по Книге поступлений основного фонда и по Инвентарной книге учета музейных предметов (далее – Инвентарная книга учета), составленную по форме, согласно приложению 11 к настоящей Инструкции.
9. Шифр музейного предмета проставляется на музейном предмете четко, не нарушая его внешнего вида, в рукописном или печатном виде или в ином виде с применением современной технологии. На музейные предметы, принятые во временное пользование шифр проставляется с использованием этикетки.
10. При обновлении шифра все ранее проставленные шифры на музейных предметах сохраняются.

Параграф 2. Инвентаризация музейных предметов

11. Инвентаризация музейных предметов включает в себя:
1) научную инвентаризацию музейных предметов;
2) сверку на наличие музейных предметов.
12. Научной инвентаризации подлежат все музейные предметы, поступившие в основной фонд музея.
13. После первичной регистрации музейных предметов в Инвентарную книгу учета, вносятся сведения о музейных предметах и проставляется шифр.
К каждому музейному предмету составляется инвентарная карточка по форме, согласно приложению 12 к настоящей Инструкции.
14. В зависимости от целевого назначения, содержания, музейные предметы подразделяются на следующие группы:
1) вещевые источники;
2) естественно-исторические памятники;
3) археологические коллекции ;
4) антропологические коллекции;
5) нумизматические коллекции (монеты, ордена, медали, жетоны, знаки, плакаты, клады, бумажные деньги);
6) этнографические коллекции;
7) изделия из металла, дерева, минерала, фарфора, керамики, стекла, известняка, гипса, мрамора, тканей, кожи;
8) оружие, мебель;
9) изобразительные источники (живопись, графика, скульптура, декоративно-прикладное искусство и фотографии);
10) письменные источники (рукописные и печатные документы, редкая книга);
11) киноматериалы и памятники звукозаписи;
12) мемориальные комплексы;
13) музейные предметы из драгоценных металлов и камней;
14) биологические и зоологические музейные предметы.
15. По каждой группе музейных предметов ведется Инвентарная книга учета .
16. При внесении сведений о музейных предметах в Инвентарную книгу учета каждому музейному предмету присваивается один порядковый номер, а каждой коллекции музейного предмета присваивается номер с дробью, исходя из количества предметов составляющих коллекцию.
17. Инвентарная книга учета ведутся в рукописном виде.
18. Инвентарная книга учета до заполнения прошнуровываются, листы пронумеровываются, подписывается директорам музея, главным хранителем, руководителем отдела учета и скрепляются печатью (при наличии) музея.
19. После внесения последней записи о музейных предметах Инвентарная книга учета подлежит описи. При составлении новых Инвентарной книги учета предыдущие сохраняются и не уничтожаются.
20. Сверка на наличие музейных предметов проводится в соответствии с графиком сверки, утвержденным директором музея.
21. В графике сверки, указываются следующие сроки:
1) в музеях, имеющих до трех тысяч музейных предметов – ежегодно;
2) в музеях, имеющих до тридцать тысяч музейных предметов – один раз в три года;
3) в музеях, имеющих от тридцати до триста тысяч музейных предметов – один раз в пять лет;
4) в музеях, имеющих от триста до пятисот тысяч музейных предметов – один раз в семь лет;
5) в музеях, имеющих от пятисот тысяч до одного миллиона музейных предметов – один раз в десять лет;
6) в музеях, имеющих свыше одного миллиона – один раз в пятнадцать лет.
22. По итогам сверки на наличие музейных предметов составляется акт сверки на наличие музейных предметов по форме, согласно приложению 13 к настоящей Инструкции.

3. Хранение музейных предметов

23. Музейные предметы размещаются в помещениях с соблюдением:
1) температурно-влажностного режима;
2) светового режима.
24. Температура воздуха при комплексном хранении различных музейных предметов устанавливается в пределах +18 о Цельсия (далее – С).
25. В хранилищах музейных предметов при их комплексном хранении температура воздуха устанавливается в пределах не выше +20 о С (при относительной влажности до 53%).
26. В помещениях, где располагаются музейные предметы, температура воздуха устанавливается в пределах:
1) не выше +12 о С - для музейных предметов из черно-белых фотоматериалов;
2) не выше +5 о С - для музейных предметов из цветных фотоматериалов;
3) от +16 о С до +25 о С для музейных предметов из воска и пластилина;
4) не ниже 0 о С для музейных предметов из драгоценных и полудрагоценных камней и из янтаря.
27. При комплексном хранении музейных предметов относительная влажность воздуха устанавливается в пределах от 50 до 65%.
28. Для хранения музейных предметов относительная влажность воздуха устанавливается в пределах:
1) от 37% до 50% для археологических музейных предметов, имеющих продукты коррозии в виде хлористых соединений;
2) от 40 до 50% для музейных предметов из фотоматериалов.
29. Для регистрации температуры и влажности воздуха в каждом помещении, где располагаются музейные предметы, устанавливаются психрометры, гигрометры, термометры и другие аппараты.
30. Показатели температуры и влажности воздуха учитываются два раза в сутки, в одно и то же время.
31. В случае, если температурно-влажностный режим помещения имеет повышенную влажность, то минимальное расстояние между стеной и оборудованием составляет не меньше десяти сантиметров, в случае, если пониженную влажность используются средства общего увлажнения.
32. В музейных помещениях на музейные предметы не должны попадать солнечные лучи.
33. Для всех видов графики, книг, рукописных материалов, фотографий, тканей, ботанических и зоологических коллекций , кожи освещенность музейных помещений должна находиться в пределах 50-75 люкс, для всех остальных музейных предметов – 75 люкс.
34. Для хранения масляной и темперной живописи, а также музейных предметов из кости необходимо систематическое освещение (естественное или искусственное) в дневное время.
35. При видеосъемках, фотосъемках в музейных помещениях следует контролировать музейные предметы от нагрева. Источники света должны находиться не ближе четырех метров от музейных предметов, а свет надлежит включать на минимальное время (не более 3-5 минут). Недопустимо повышение температуры воздуха в помещении музея, где проводится съемка, больше чем на 2 о С.
36. Фотосъемка музейных предметов с использованием электронной вспышки не ведется.
37. Хранение живописи осуществляется следующими способами:
1) картины без рам подвешиваются на прочных шнурах или на металлических полосах с передвижными крючками. Один конец шнура закрепляется на металлической штанге, прикрепленной к верху стены, другой конец пропускается через два кольца, ввинченных в раму картины, а затем завязывается на штанге;
2) картины в рамах подвешиваются на стационарных (неподвижных) или выдвижных щитах, затянутых крупной металлической сеткой. Подвеска картин на сетке производится при помощи крюков. Один конец крюка закрепляется в кольцо, ввинченное в раму картины, другой – в ячейку сетки. В сетках и крюках предусматривается антикоррозийное покрытие;
3) картины на холсте и произведения живописи хранятся на досках, стеллажах с гнездами для каждого произведения;
4) картины на толстых досках (в частности, древней русской живописи) хранятся на стеллажах с решетчатым полом (основание), в целях циркуляции воздуха. Настил планок ложится перпендикулярно плоскости произведений. На вертикальной стенке стеллажа оборудуются специальные индивидуальные ячейки с откосами, обтянутые тканью;
5) картины на холсте, натянутом на подрамник хранятся поверх решетчатого пола, формируя второй настил планок. Для большемерных произведений между планками устанавливают подшипники с целью облегчить трение при установке и съемке картин со стеллажа;
6) картины без рам в штабелях, на толстых досках со шпонками хранятся по размерам, картины ставятся лицевой стороной. Между картинами прокладываются подушки из холста и ваты;
7) картины на холсте без рам хранятся по размерам, картины ставятся лицевой стороной, без прокладок;
8) картины масляной живописи хранятся на специальном валу.
В помещениях, где хранятся картины проходы между полками, штабелями устанавливаются шириной не менее одного метра.
38. На одном валу хранятся до десяти картин.
Валы для накатки произведений станковой масляной живописи изготовляются из сухого материала с гладкой поверхностью в следующих параметрах:
1) диаметр вала от 50 и более сантиметров (для дублированных картин и картин с корпусной живописью от 50 до70 сантиметров);
2) длина вала от 5 до 10 сантиметров превышает ширину картины;
3) каркас вала обтягивается фанерой, затем оберточной бумагой;
4) диаметр кружал, прикрепленных к обеим концам вала, должен превышать диаметр вала, с расчетом, чтобы картина, навернутая на вал, отстояла от пола не менее чем на 10-15 сантиметров.
Хранить большемерные картины на валах более двух-трех лет без проверки их сохранности не рекомендуется. Во избежание прогибания и деформации, вал с накатанными на него картинами хранится в горизонтальном положении. Дважды в год вал поворачивают вокруг оси на 180 о.
39. Картины, выполненные в технике темперной и клеевой живописи, а также в смешанной технике хранятся в застекленном виде.
40. В экспозиции живопись экспонируются под стеклом. Для того, чтобы стекло не прикасалось к живописи, по краям делают деревянные, картонные или пробковые прокладки толщиной 2-5 миллиметров.
41. Графика закрепляется на половине паспарту, не имеющей окна, на бумажных шарнирах (лапках), которые приклеиваются с оборота к верхнему краю музейного предмета и паспарту.
42. Рукописные книги (на пергаменте и на бумаге) хранятся в шкафах, обеспечивающих их защиту от света и пыли.
Ветхие рукописные и старопечатные книги хранятся в чехлах или в коробках.
Грамоты (на пергаменте или на бумаге) хранятся в папках, в горизонтальном положении, в шкафах или стеллажах.
43. Музейные предметы из минералов группы сернистых соединений и солей хранятся в широкогорлых банках с притертыми пробками.
44. Музейные предметы из ткани хранятся по видам материалов в глухих шкафах и ящиках, ткани хранятся обернутыми микалентной бумагой.
45. Музейные предметы с золотым, серебряным, жемчужным и другим рельефным шитьем и с меховыми украшениями хранятся отдельно, каждый предмет обертывается микалентной бумагой, между предметами располагается прокладка из нескольких слоев микалентной бумаги.
46. Музейные предметы из кожи хранятся в шкафах, за исключением изготовленных из древесно-стружечных плит. Внутри шкафа:
1) одежда хранится на вешалках с подкладками на углах из ватных подушечек;
2) головные уборы хранятся в отдельных коробках. Для предохранения от деформации, головные уборы надевают на болванки;
3) обувь хранится на деревянных колодках, набитыми мягкой бумагой;
4) кожаное снаряжение, упряжь хранится на деревянных круглых кронштейнах.
47. Скульптуры из дерева, ларцы большого размера, прялки хранятся на стеллажах и полках.
48. Скульптуры крупного и среднего размера хранятся на подиумах, подставках, стеллажах.
49. Музейные предметы из фарфора, керамики, стекла, известняка, гипса, мрамора хранятся на полках в застекленных шкафах.
50. Музейные предметы из цветных и черных металлов хранятся отдельно от предметов из благородных металлов.
51. Огнестрельное и холодное оружие хранится в помещениях, оборудованных охранной сигнализацией.
52. Нумизматика (монеты, медали, ордена, жетоны, значки) хранится в шкафах, оборудованных плоскими выдвижными ящиками - лотками. Высота ящика 3-5 сантиметра. В ящики устанавливаются жестяные, картонные, пластмассовые коробки высотой 1,5-2 сантиметра (без крышек), шириной и глубиной на 1 сантиметр превышающей размер музейных предметов.
53. Негативы и диапозитивы хранятся в металлических шкафах и коробках с гнездами, каждый музейный предмет помещается в конверт из плотной бумаги.
54. Позитивы хранятся в пакетах от фотобумаги соответствующих размеров, не более 10 штук в одном пакете.
55. Кинопленки хранятся в железных стандартных коробках, пленки со звукозаписью – картонных коробках.
56. Магнитные ленты хранятся в первичной упаковке или картонных коробках, поставленных вертикально на деревянных стеллажах.
57. Оптические компактные, съемные диски хранятся в специальных пластиковых контейнерах, в шкафах.
58. Металлический геологоразведочный инструмент (геологические молотки, зубила, облегченные буровые комплекты и другие) хранится на гладких поверхностях.
59. Отпечатки растений, насекомых, рыб и других организмов хранятся в вате, в коробках или ящиках.
60. Монолиты почв хранятся в ящиках, приставленных к стене под углом, а почвенные пробы, взятые для химического анализа, в стеклянных банках с притертой пробкой.
61. Гербарии хранятся в папках, в шкафах с плотно закрывающимися дверцами, в герметических шкафах или коробках.
62. Зоологические музейные предметы хранятся следующими способами:
1) шкуры пушных зверей – в шкафах в подвешенном виде;
2) чучела животных и птиц – в шкафах со стеклянными плотно закрывающимися дверями или на стеллажах. Расставляются, не касаясь друг к другу, согласно зоологической классификации;
3) набитые тушки птиц и млекопитающих – в сундуках;
4) зоологические музейные предметы, фиксированные в спирте или формалине – в стеклянных банках, в глухих шкафах.
63. Антропологические музейные предметы хранятся:
1) черепа – в шкафах на полках;
2) кости скелета – в отдельных ящиках;
3) волосы – в стеклянных пробирках, закрытых пробкой и ватой, при этом промываются эфиром;
4) кости скелета, поступившие в хранение из вечномерзлотных условий до окончательной консервации – в морозильных шкафах при температуре не менее 18 о С.

4. Использование музейных предметов

64. Музейные предметы используются для:
1) экспозиции;
2) научного исследования;
3) фотосъемок и видеосъемок;
4) концертной деятельности.
65. Музейные предметы не используются в случаях их ветхости.
66. Транспортировка музейных предметов осуществляется в соответствии с рекомендациями фондово-закупочной (фондово-отборочной) комиссии .
67. При транспортировке музейных предметов все музейные предметы укладываются в ящики по группам с вставленными деревянными клетками или в коробках, обернутые в мягкую бумагу отдельно друг от друга. Части музейных предметов обертываются отдельно друг от друга и упаковываются в один ящик.
Внутри ящиков или коробок музейные предметы:
1) из драгоценных металлов и камней укладываются в специальные футляры;
2) из металла и оружие обертываются мягкой бумагой или укладываются в специальные футляры, чехлы. Перед упаковкой очищаются от пыли и смазывают оружейным маслом. Инкрустацию заклеивают бумагой или марлей, смоченной в расплавленном воске или парафине;
3) из парчи или с золотым и серебряным шитьем расстилаются на всю ширину в больших картонках, пуговицы и нашитые украшения на одежде обертываются мягкой бумагой, железные детали снимаются по возможности и обертываются мягкой бумагой;
4) из шерсти и меха обертываются мягкой бумагой, обработанной средствами от вредителей. Перед упаковкой мех прочесывается гребнем;
5) из кожи обертываются мягкой бумагой. Перед упаковкой музейные предметы смазываются смягчителями (касторовым маслом, ланолином, эмульсией из глицерина с яичным желтком). Кожаная обувь набивается мягким материалом и перед упаковкой просушивается.
68. При упаковке музейных предметов обеспечивается:
1) изолированность каждого музейного предмета;
2) отсутствие чрезмерного давления на каждый музейный предмет;
3) полная неподвижность музейных предметов.

5. Списание музейных предметов

69. Музейный предмет подлежит списанию в соответствии с рекомендациями фондово-закупочной (фондово-отборочной) комиссии в следующих случаях:
1) разрушения музейного предмета;
2) передачи в постоянное пользование государственным музеям и государственным организациям;
3) обмена с государственными музеями и государственными организациями.
В случае передачи в постоянное пользование государственным музеям и государственным организациям или обмена музейного предмета с государственными музеями и государственными организациями составляется акт приема-передачи.
70. На основании рекомендации фондово-закупочной (фондово-отборочной) комиссии составляется акт о списании музейных предметов по форме, согласно приложению 14 к настоящей Инструкции.
71. Акт о списании утверждается директором музея и скрепляется печатью (при наличии) музея.
72. После утверждении акта в графе «примечания» Книги поступлений основного фонда вносятся записи о списании музейного предмета, включающие дату и номер акта о списании.
При списании непрофильных музейных предметов, после записи в графе «примечания» Книги поступлений основного фонда музейные предметы передаются на безвозмездной основе другим государственным организациям.

Приложение 1

использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

«Утверждаю»
Директор
_______________________
(полное наименование музея)
« » _______ 20__ года

Акт приема
музейных предметов в постоянное или
во временное пользование
№

Настоящий акт составлен « » ______ 20 года в трех
экземплярах о том, что
__________________________________________________________ в лице
____________________________________________________________________
принял, а __________________________________________________________
(Ф.И.О. физического лица или
__________________ в лице __________________________________________
наименование юридического лица) (Ф.И.О. должность)

передал в постоянное или во временное пользование следующие музейные
предметы:
(нужное подчеркнуть)

		Шифр музейного предмета		Цена музейного предмета (в тенге)	Примечание

Всего по акту принято: _________________ единиц музейных предмет на
(цифрами и прописью)
общую сумму (в тенге) _______________________
(цифрами и прописью)

Основание: (дата, номер протокола фондово-закупочной
(фондово-отборочной) комиссии)

Список прилагаемых документов (при наличии):

Подписи лиц, составляющих настоящий акт _____________________________
(Ф.И.О., подписи лица, сдавшего документы)

Приложение 2
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

«Утверждаю»
Директор
_______________________
(полное наименование музея)
« » _______ 20__ года

Акт выдачи
музейных предметов в постоянное или во временное пользование
№

Настоящий акт составлен « » ______________ 20 года о том, что
____________________________________________________________ в лице
(наименование государственного музея)

(фамилия, имя, отчество (при наличии) (далее – Ф.И.О.), должность)

передал до « » 20_______ года, а ________________________ в лице
(при выдачи во временное пользование) (наименование юридического лица)
_____________________________________________________________________
(Ф.И.О. должность)

принял в постоянное или во временное пользование следующие музейные
предметы на основании
(нужное подчеркнуть)

специального разрешения уполномоченного органа в области культуры или
местного исполнительного органа области (города республиканского
значения, столицы).
(нужное подчеркнуть)

	Наименование и краткое описание музейного предмета, его техника изготовления, размер		Шифр музейного предмета	Сохранность музейного предмета	Примечание

Всего по акту передано: ___________________ единиц музейных предметов
(цифрами и прописью)
Подписи ____________________________________________

(на обратной стороне листа при выдачи во временное пользование)

Выдача произведена при обязательном выполнении следующих условий:
1. Выданное по настоящему акту музейные предметы подлежат возврату
музею ________________________ не позднее срока, установленного
настоящим актом и при этом без всякого предварительного требования.
2. Упаковка и транспортировка выданного музейного предмета
производится за счет _____________________________________________________________________
3. Выданные музейные предметы возвращяются той же сохранности, в
какой они были на момент их выдачи.
В случае утраты или частичной порчи выданных экспонатов
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

обязуются возместить стоимость утраченного или стоимость реставрации.
4. В течение установленного срока временного пользование музейных
предметов, музей
_____________________________________________________________________
наблюдает за тем, чтобы музейные предметы хранились в
_____________________________________________________________________
соответствующих условиях, для чего допускает представителя музея к
_____________________________________________________________________
осмотру материалов беспрепятственно и выполняет все его указания в
_____________________________________________________________________
отношении условий хранения.

С условиями ознакомлен (а): _________________________________________
(подпись лица, принимающего музейный предмет)

Приложение 3
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга регистрации актов приема в постоянное пользование

Приложение 4
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга регистрации актов выдачи в постоянное пользование

Приложение 5
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга регистрации актов приема во временное пользование

	Дата записи	Номер акта	Краткое описание музейного предмета	Количество музейных предметов	предмета	Срок пользования	Отметка о возврате

Приложение 6
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга регистрации актов выдачи во временное пользование

	Дата записи	Номер акта	Краткое описание музейного предмета	Количество музейных предметов	Источник поступления музейного предмета	Срок пользования	Отметка о возврате	Примечание, подписи лиц, принявших сдавших

Приложение 7
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга поступлений основного фонда

	Дата записи	Источник и дата поступления, номер акта приема музейного предмета в постоянное пользование	Наименование и краткое описание музейного предмета (автор, дата, место происхождения, надписи, и другие)	Количество музейных предметов	Материал и техника изготовления музейного предмета	Размер, общий вес для музейного предмета из драгоценных металлов и камней	Стоимость (при покупке) музейного предмета		Примечание

Приложение 8
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга поступлений временного фонда

	Дата записи	Наименование и краткое описание музейного предмета (материал, техника изготовления размер, общий вес состояние сохранности)	Количество музейных предметов	Номер и дата акта приема музейного предмета во временное пользование	Срок возвращения музейного предмета	Наименование подразделения или отдела принявшего музейный предмет	Отметки о возвращении музейного предмета (дата, место)	Примечание

Приложение 9
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Коллекционная опись музейных предметов

	Наименование и описание музейного предмета	Материал и техника изготовления музейного предмета	Размер, общий вес музейного предмета	Описание состояния сохранности музейного предмета	Примечание

Наименование коллекции: ___________________________________________;
Количество предметов в коллекции: _________________________________;
Стоимость коллекции: ______________________________________________;
Дата и место обнаружения коллекции: _______________________________;

Номер акта приема музейных предметов в постоянное/во временное
пользование или акта выдачи музейных предметов в постоянное/во
временное пользование:___________________;
Порядковый номер по книге поступлений основного фонда или по книге
поступлений временного фонда: ____________________________________;

Дата составления описи: __________________________________________

Приложение 10
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Опись книг

	Наименование, шифр, номер книги	Количество присвоенных номеров в книге			Дата начала и окончания записи в книге	Примечание
		исключенные	действующие	всего

Приложение 11
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Инвентарная книга учета музейных предметов
_______________________________________________
(основного фонда или по группе «_________»)

	Дата записи	Номер по книге поступлении основного фонда	Шифр музейных предметов		Происхождение музейного предмета	Материал, техника изготовления музейного предмета	Размер и общий вес (для драгоценных металлов и камней)	Состояние сохранности музейного предмета	Источник поступления, документ поступления, цена	Номер и шифр музейного предмета по старым погашенным инвентарным книгам музея	Примечание

Приложение 12
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Инвентарная карточка ___________________________________
(наименование музейного предмета)

Полное наименование музея: __________________________________________
Структурное подразделение музея: ____________________________________

1. Дата и порядковый номер музейного предмета по книге
поступлений основного фонда_________________________________________.
2. Инвентарный номер музейного предмета и группа по классификации_______________________________________________________.
3. Старый инвентарный номер музейного предмета (при наличии)
____________________________________________________________________.
4. Описания музейного предмета:
1) место для фото (или прилагается);
2) материал и техника изготовления;
3) размер, общий вес и проба для драгагоценных металлов и
камней;
4) основные признаки (формы, назначения, устройство, покрой,
цвет, сюжет, композиция, художественный стиль, изображение, надписи,
печати, знаки и другие)___________________________________________.
5. Состояние сохранности музейного предмета: _______________.
6. Публикации, использование: ______________________________.

Дата составления: « » 20 года
Составитель: _________________________________________________

Примечание:
При составлении инвентарной карточки и описания музейных
предметов, состоящих полностью из драгоценных металлов и камней (в
том числе монет, изделий), в графе «материал» указывается
наименование драгоценных металлов и камней, из которых изготовлен
предмет, в графе «размер и общий вес» указывается высота, ширина,
глубина предмета (если предмет правильной круглой формы – его
диаметр) с точностью до 1 миллиметр. Вес указывается: для
драгоценных металлов и камней весом до 100 грамм с точностью до 0,01
грамма; свыше 100 грамм – с точностью до 0,1 грамма, вес драгоценных
камней – с точностью до 0,01 карата. Крупные цельные музейные
предметы взвешиваются с точностью, допускаемой весами, о чем
делается оговорка.

Приложение 13
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

«Утверждаю»
Директор
_________________________
(полное наименование музея)
« » _______ 20__ года

Акт
сверки на наличие музейных предметов
№
от «____» ______________ 20 года

Настоящий акт составлен согласно приказу директора ____________
(полное наименование музея)
№ ___ от « » ______ 20 года «______________________________________»
(заголовок приказа)

по итогам проведенной сверки на наличие музейных предметов
установлено следующее:

Согласно ___________________________________________________________
(наименование, номер книги и (или) акта)
на « »________ 20__ года находится всего ____________ единиц музейных
(цифрой и прописью)
предметов, из них: _____________________________ музейных предметов.

Фактически в результате сверки музейных предметов на « »________ 20__
года находится всего _____________________ единиц музейных
(цифрой и прописью)
предметов, из них:________________________________музейных предметов.
(наименование, инвентарный номер, краткое описание)

Итого выявлено ____________ музейных предметов (список прилагается).

Настоящий акт составили: 1)_________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии), должность, подпись)

Приложение 14
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

«Утверждаю»
Директор
_______________________
(полное наименование музея)
« » _______ 20__ года

Акт о списании музейных предметов №
от «____» ___________20___года

Председатель комиссии ______________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии) (далее – Ф.И.О.)
Члены комиссии: ____________________________________________________
(Ф.И.О. всех членов комиссии)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

на основании ________________________________________________________
(разрушения музейного предмета, передачи в постоянное пользование
_____________________________________________________________________
государственным организациям, обмена с государственными организациями)

составили настоящий акт в двух экземплярах, о списании ниже перечисленных музейных предметов

	Наименование и краткое описание музейного предмета	Количество музейных предметов	Инвентарный номер музейного предмета по книге поступления основного фонда	Стоимость музейного предмета	Состояния сохранности музейного предмета	Примечание

Всего ____________________ единиц музейных предметов
(цифрами и прописью)

Председатель комиссии:______________________
(подпись, Ф.И.О.)

Как обеспечить юридическую охрану музейных собраний. Учет музейных предметов - это важнейшее направление музейной деятельности, так как фонды любого музея нуждаются в физической и юридической сохранности.

Учет музейных фондов обеспечивает юридическую охрану музейных предметов и играет важную роль в их изучении и использовании.

Учетная документация в музее выполняет функции определения и регистрации музейных собраний, являющихся общенародным достоянием.

Она обеспечивает юридическую охрану музейных предметов и играет важную роль в их изучении и использовании.

↯ Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: ,

Главное в материале

Учетная документация музея - это документация строгой отчетности, она обязательно ведется на бумажном носителе - как в печатном (акты приема и выдачи), так и в рукописном (книги поступлений, инвентарные книги) и предоставляется в подлиннике.

Учетная документация может дублироваться на электронных носителях, однако юридического статуса в таком виде она не имеет.

Основные документы государственного учета музейных фондов

Основными документами учета музейных фондов являются акты приема, акты выдачи, книги поступлений и инвентарные книги. Все сведения об учетной документации музея и правила ее оформления содержатся в Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР (Глава III. Государственный учет музейных фондов) 1985 г.

✪ Как музею автоматизировать учет , читайте в Системе Культура.

Изменения и дополнения в данную инструкцию с тех пор не вносились. В 2008 г. был создан проект новой, более полной Инструкции по организации комплектования, учета, хранения, реставрации и использования музейных предметов и музейных коллекций Музейного фонда Российской Федерации, однако он так и остался проектом. На базе общей инструкции музей может разработать внутреннюю инструкцию.

Учетом музейных предметов и составлением учетной документации в музее занимается отдел (или сектор) учета. Правильность ведения учета контролируют заведующий отделом учета и главный хранитель музея.

Акты приема и выдачи - это первичные юридические документы учета (Раздел Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР «Порядок приема и выдачи поступивших в музей предметов»). Любое движение музейных предметов, начиная с их поступления в музей, в обязательном порядке оформляется данными актами.

Передача музейных предметов, не оформленная актами, запрещена.

Акты составляются как для внутримузейного движения (например, для передачи предмета в реставрационные мастерские, если в музее они есть, или передачи от одного хранителя другому, передачи хранителю от куратора выставки), так и для передачи предмета на выставки в другие музеи, в реставрационные мастерские, на экспертизу и т. д.

Например, перед выдачей предметов из фонда «Осветительные приборы» на выставку в другой музей их необходимо было отреставрировать.

Был составлен акт внутренней передачи предметов от хранителя фонда «Осветительные приборы» художнику-реставратору, после чего предметы передали в реставрационную мастерскую, находящуюся в нашем музее.

Книги поступлений и инвентарные книги - учета музейных фондов (разделы Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР «Регистрация новых поступлений» и «Научная инвентаризация музейных предметов»).

Цель книги поступлений - регистрация попавшего в музей предмета под определенным порядковым номером, краткое описание этого предмета, по которому его можно будет найти и опознать в случае утери или кражи.

Инвентарные книги: учет музейных фондов

Все предметы, поступившие в музей на постоянное хранение, после актирования и рассмотрения на заседании фондово-закупочной комиссии в течение месяца вносятся в книгу поступлений основного или вспомогательного фонда. Запись в книгу поступлений - первая ступень учета музейного предмета.

Цель книги поступлений - регистрация попавшего в музей предмета под определенным порядковым номером, краткое описание этого предмета, по которому его можно будет найти и опознать в случае утери или кражи. Номер книги поступлений сразу же проставляется на самом предмете и указывается в акте приема предмета в музей.

✫ Где следует страховать музейные предметы и что делать, если страховой случай наступил, узнайте в Системе Культура

Инвентарные книги заполняются в ходе инвентаризации - основной формы изучения, описания и научного определения музейных предметов.

Инвентаризации подлежат все музейные предметы, поступившие в постоянное пользование музея.

Музейные предметы разделяются по фондам в составе основного и записываются в инвентарную книгу определенного фонда. Каждая книга фонда имеет свой шифр (например, инвентарная книга фонда «Письменные источники» имеет шифр «ПИ», инвентарная книга фонда «Живопись» - «Ж» и т. д.).

До того как сделать запись в инвентарную книгу, сотрудник музея изучает предмет, описывает его, после чего вносит предмет в инвентарную книгу и присваивает ему инвентарный номер. Этот номер потом вносится в книгу поступлений в отдельную графу и проставляется на самом предмете.

Например, нашим музеем была закуплена коллекция миниатюр. Она была внесена в Книгу поступлений, и теперь ее изучает хранитель фондов «Графика» и «Живопись», подробно описывает предметы, изучает научную литературу, исследует историю предметов.

Как убедиться, что в музее надежная охрана , порядок действий в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

Правила составления актов и заполнения книг

Акты приема и акты выдачи составляются на компьютере по определенному шаблону. В них указывается место составления акта, дата, от кого или кому, по чьему распоряжению, для какой цели и на какой срок принят или передан предмет.

В актах указываются принимаемые или выдаваемые предметы, им дается краткое описание, указывается размер, материал, техника, сохранность предмета, его монтировка (в раме или под стеклом), прежний номер предмета (если он поступил из другого музея) - в акте приема, шифр и номер по книге поступлений, а также номер научного инвентаря при выдаче.

При приеме предмета в постоянное пользование указывается также его цена, если он имеет оценку (был заказан или приобретен за плату).

Акты утверждаются директором музея, а в его отсутствие - лицом, его замещающим. После подписания и утверждения директором акты скрепляются печатью музея.

Акты составляются в нескольких экземплярах (не меньше трех). Первый экземпляр остается у главного хранителя или в отделе учета; второй - передается в отдел, которому предмет передан на хранение или из которого выдан (если хранение производится по отделам); третий - вручается под расписку лицу, сдавшему или принимающему предмет.

✔ Опись инвентарных книг и книг поступлений, скачать шаблон в Системе Культура.

Раздельно пронумерованные акты постоянного и временного хранения подшиваются в два разных дела актов приема или в два разных дела актов выдач в хронологическом порядке. В конце года акты нумеруются по страницам, шнуруются, опечатываются печатью и остаются на хранение в музее. Все акты подлежат регистрации в специальных книгах регистрации актов.

Книги поступлений и инвентарные книги музея должны быть до их заполнения пронумерованы, прошнурованы и опечатаны печатью вышестоящего учреждения, а также подписаны представителем этого учреждения.

Акты, книги поступлений и инвентарные книги музея должны заполняться разборчиво, четко, без помарок, подчисток и исправлений.

Исправления записей в этих документах допускаются лишь в крайних случаях. Если внести изменения необходимо, то это делается красной ручкой. Старые (зачеркнутые только одной чертой) и новые записи должны четко читаться. Об исправлениях делается соответствующая запись на той же странице.

Она заверяется директором и главным хранителем (зав. фондами), зав. отделом учета, материально ответственным лицом и скрепляется печатью музея.

Графы книги поступлений и инвентарной книги заполняются следующим образом:

• в графе «Описание предмета» - дается его наименование;
• размер предмета указывается в см (для прямоугольных предметов указывается высота и ширина, для круглых - диаметр, для объемных - высота, ширина и глубина);
• в графу «Сохранность» вносятся все имеющиеся дефекты (прорывы, трещины, сколы).

Ответственность за неправильное или неполное ведение учета регламентируется внутримузейной документацией, которая разрабатывается каждым музеем в отдельности с учетом его специфики: Положением о секторе учета и должностными инструкциями сотрудников данного отдела.

Как правило, вся ответственность за ведение учетной документации возлагается на заведующего сектором (отделом) учета, а степень ответственности других сотрудников устанавливается должностными инструкциями, правилами внутреннего трудового распорядка и трудовым договором.

Материал проверен экспертами Актион Культура

23.1. Музеи обязаны систематически проводить проверку наличия и состояния сохранности музейных предметов и музейных коллекций в целях установления соответствия их фактического наличия, идентифицирующих признаков и состояния сохранности с данными в основной учетной документации (далее – проверка наличия).

Проверка наличия может производиться как по всему объему хранящихся в фондах музейных предметов и музейных коллекций, так и по отдельным группам хранения в соответствии с шифрами инвентарных книг.

23.2. Проверка наличия осуществляется комиссией, образованной на основании приказа директора музея, в соответствии с планом-графиком, утвержденным директором музея и согласованным с учредителем.

В состав комиссии должно входить не менее 3-х человек с обязательным участием ответственного хранителя и сотрудника отдела учета.

23.3. План-график составляется с учетом следующих сроков проверки наличия и объема проверяемых фондов или групп хранения:

Для музеев с общим количеством фондов до 30 тысяч предметов – 1 раз в 3 года;

От 30 до 300 тысяч – 1 раз в 5 лет;

От 300 до 500 тысяч – 1 раз в 7 лет;

От 500 тысяч до 1 миллиона – 1 раз в10 лет;

Свыше 1 миллиона – 1 раз в 15 лет.

Проверка наличия предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в сроки, указанные в разделе 36 Правил.

23.4. В целях более эффективной организации работы по проверке наличия в каждом музее необходимо разработать и утвердить методику ее проведения, включая порядок подсчета музейных предметов и простановки в книгах учета специальных отметок о прохождении предметом проверки наличия.

23.5.Результаты проверки оформляются актом, который подписывается всеми членами комиссии, выносится на рассмотрение ЭФЗК, утверждается директором музея и регистрируется в специальной книге регистрации актов проверки наличия(приложение № 30).

К акту проверки наличия прилагаются следующие документы.

Таблицы, в которых зафиксированы данные о количестве музейных предметов, зарегистрированных в книгах учета(приложение № 30-1).

Таблицы составляются на основании подсчета предметов в каждом томе книги учета с обязательным приведением в соответствие количества зарегистрированных номеров количеству числящихся за ними предметов, в том числе, в суммарных номерах с дробными обозначениями.

В акте фиксируются сведения о предметах, исключенных из учетной документации в установленном и неустановленном порядке, дважды зарегистрированных предметах и предметах, исключенных ранее, но оказавшихся в наличии (приложения №№ 30-2, 30-3).

К списку предметов, не обнаруженных в ходе проверки наличия необходимо приложить все имеющиеся документы-обоснования в виде ксерокопий с оригиналов или заверенных копий (приложение № 30-4).

В случае кражи или хищения документами-обоснованиями являются письмо-информация о дате и обстоятельствах кражи, соответствующие внутримузейные приказы и объяснительные записки должностных лиц музея, результаты служебных расследований, справки органа внутренних дел о заведении, приостановлении или прекращении уголовного дела, иные документы и материалы, относящиеся к данному факту.

В случае произведенных ранее передач музейных предметовв другие музеи или организации без оформления соответствующих разрешительных документов прилагаются заверенные копии документов, на основании которых была произведена передача (приказ или распоряжение вышестоящей организации или директора музея, акт выдачи, подтверждение музея или организации о получении предмета и др.).

В случае подтверждения недостачи музейных предметов, выявленных в ходе ранее проводившихся проверок наличия, прилагаются заверенные копии актов этих проверок или выписки из них с приложением соответствующих листов списков предметов.

В случае выявления недостачи музейных предметов по неустановленным и документально не подтвержденным причинам прилагается объяснительная записка, подписанная главным хранителем, заведующим отдела учета и ответственным хранителем.

В список на несоответствия включаются только те предметы, в которых выявлены грубые (серьезные) несоответствия описания их фактическим параметрам и визуальным характеристикам или установлена подмена предметов (приложение № 30-5).

В ходе проверки наличия необходимо обратить внимание на предметы, находящиеся в неудовлетворительном состоянии сохранности в целях решения вопроса о принятии срочных мер по их консервации или реставрации, а также на предметы, ошибочно включенные в состав основного фонда музея и подлежащие переводу в научно-вспомогательный фонд (приложения №№ 30-6, 30-7).

Предложения об исключении музейных предметов из Музейного фонда Российской Федерации и учетной документации музея должны содержать аргументированные обоснования о целесообразности их исключения, подкрепляемые соответствующими документами-обоснованиями в виде экспертных заключений ЭФЗК и сторонних специалистов, уведомлений органов МВД о прекращении уголовного дела и т.п. (приложение № 30-8).

Все приложения к акту проверки подписываются членами комиссии и скрепляются печатью музея.

В зависимости от состояния учетной документации музея и результатов проверки в акте могут быть отражены другие позиции, не предусмотренные формой, указанной в приложении № 30.

23.6. Результаты проверки наличия представляются музеем на утверждение учредителю.

Музеи, находящиеся в ведении Российской академии наук, иных федеральных ведомств, субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, направляют акты проверки наличия в Министерство культуры Российской Федерации в случаях:

Утраты музейных предметов (недостача);

Перевода предметов из основного в научно-вспомогательный фонд;

Исключения (списания) музейных предметов;

Установления подмены музейных предметов.

23.7. Общероссийская (тотальная) проверка наличия музейных предметов и музейных коллекций проводится Министерством культуры Российской Федерации через каждые 20 лет.