С какого инвентаризация основных средств. Как провести инвентаризацию основных средств: методика пересчёта имущества и правила заполнения инвентаризационных описей. Как оформляется инвентаризация ОС

Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств проводится в порядке, установленном приказом об учетной политике предприятия, а также в тех случаях, когда ее проведение является обязательным в соответствии с пп. 26 и 27 Положения по ведению бухучета от 29.07.1998 № 34н, то есть:

при продаже основных средств;
сдаче их в аренду;
приобретении государственного или муниципального унитарного предприятия;
смене материально ответственных лиц;
выявлении фактов хищения;
наступлении стихийных бедствий или пожаров;
реорганизации компании;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (не реже 1 раза в 3 года, библиотечных фондов — 1 раза в 5 лет).

Инвентаризация может быть проведена внезапно, по инициативе руководителя организации для предотвращения фактов хищения. По степени охвата она может быть сплошной или выборочной, по методу проведения — натуральной (предполагающей непосредственное наблюдение наличия объектов учета) или документальной (проводимой по учетным регистрам фирмы).

Документальное оформление инвентаризации основных средств осуществляется с использованием унифицированных или разработанных самой организацией и закрепленных в ее приказе об учетной политике форм.

Каждый документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, другой — материально ответственному лицу.

Порядок оформления приказа на проведение инвентаризации ОС

Инвентаризация начинается с издания руководителем приказа о проведении инвентаризации основных средств. Для этого можно использовать форму ИНВ-22, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

В приказе указываются:

место проведения инвентаризации;
даты ее начала и окончания;
председатель и члены комиссии;
степень охвата инвентаризационных объектов;
причина проведения инвентаризации;
сроки сдачи документов в бухгалтерию.

В состав комиссии могут входить главный или иной ответственный бухгалтер, лицо, ответственное за сохранность основных средств, работники цеха, сотрудники администрации и т. д.

Приказ регистрируется в журнале учета приказов об инвентаризации ИНВ-23, утвержденном постановлением 88 и вручается под подпись председателю комиссии.

Перед проверкой фактического наличия и состояния основных средств необходимо просмотреть наличие:

инвентарных карточек учета ОС (форма ОС-6), прочих учетных регистров на объекты ОС и правильность данных, занесенных в них;
технических паспортов;
документов на получение или сдачу ОС в аренду.

При необходимости учетные документы могут быть дополнены или откорректированы.

Оформление ведомости о проведении инвентаризации

При проведении инвентаризации основных средств проверяется не только их наличие, но и другие важные характеристики, такие как:

назначение,
работоспособность,
инвентарные номера,
внешнее состояние,
отсутствие каких-либо видимых дефектов.

Во время осмотра зданий, сооружений и других объектов недвижимости проверяются:

основной строительный материал,
этажность,
общая и полезная площадь,
год постройки и т. д.

У природных объектов проверяются: длина, глубина, протяженность.

По насаждениям — наличие и возраст.

Однотипные ОС, поступившие одновременно, указываются в ведомости с учетом количественных показателей.

Все выявленные данные заносятся членами комиссии в инвентаризационную ведомость ИНВ-1, утвержденную постановлением 88, или самостоятельно разработанную форму.

Для чего нужна сличительная ведомость?

После завершения обхода комиссия сверяет данные ведомости ИНВ-1 с показателями, отраженными в регистрах бухгалтерского учета.

Все выявленные расхождения между ними заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств ИНВ-18, утвержденную постановлением 88, или аналогичную ей форму, разработанную организацией.

Все неучтенные объекты ставятся комиссией на бухгалтерский учет, а по неверно отраженным ОС вносятся необходимые корректирующие записи.

Постановка на учет вновь выявленных объектов производится по действующим рыночным ценам. Степень износа объекта определяется с учетом его фактического состояния. Эти изменения оформляются внутренними актами предприятия.

Не знаете свои права?

При выявлении фактов модернизации или ликвидации объектов ОС, которые не были отражены в бухгалтерском учете, в нем делаются корректировочные записи, отражающие увеличение или уменьшение их балансовой стоимости.

По объектам, которые в результате проведенных доработок изменили свои технические характеристики, в опись вносятся новые данные.

По основным средствам, вышедшим из строя и не подлежащим восстановлению, а также по объектам, находящимся в аренде или на ответственном хранении, составляются дополнительные описи.

Те объекты ОС, по которым не было обнаружено каких-либо расхождений, в сличительных описях не отражаются.

Как оформить акт по результатам инвентаризации

После проведения осмотра всех объектов, составления описей и отражения выявленных расхождений между данными учета и осмотра оформляется акт о результатах инвентаризации основных средств.

Форму акта предприятие может разработать самостоятельно или воспользоваться формой, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, форма по ОКУД 0504835.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Несмотря на то что эта форма была разработана для учреждений и органов госвласти, запрета на ее использование другими субъектами нет.

Инвентаризационную опись основных средств по форме ИНВ-1 можно скачать по ссылке .

При заполнении этой формы указываются:

состав комиссии;
материально ответственное лицо;
дни начала и завершения проведения инвентаризации;
номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.

В нем делаются отметки о результатах проделанной работы, даются полные характеристики обнаруженных разногласий в количественном и стоимостном выражении с указанием причин их появления.

К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.

В том случае, если комиссией не было выявлено никаких расхождений между учетными и фактическими данными, в акте делается запись об их отсутствии.

Оформление протокола заключительного заседания комиссии

По окончании проведения инвентаризации ОС комиссия собирается для того, чтобы подвести ее итоги и представить руководителю организации отчет о проделанной работе.

Проведение заключительного заседания комиссии не является обязательным, но протокол ее заседания принимается судом в качестве доказательства причинения ущерба организации.

Порядок и сроки проведения заседания комиссии прописываются в учетной политике компании.

Бланк протокола инвентаризации основных средств можно скачать по ссылке ниже.

В ходе заседания комиссии фиксируются все случаи недостач, излишков или пересортиц, выявленные комиссией. Заслушиваются пояснения материально ответственных лиц.

По итогам заседания составляется протокол, в котором фиксируются:

итоги проделанной работы;
причины обнаруженных неточностей;
заключения, к которым пришла комиссия;
предложения по устранению выявленных недочетов.

Протокол подписывается председателем и всеми членами комиссии. Он передается руководителю организации для принятия окончательного решения по каждому выявленному несоответствию.

Образец протокола инвентаризации основных средств можно скачать на нашем сайте по ссылке ниже.

Решения, принятые руководителем предприятия, оформляются приказом и отражаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26 или ее аналоге, разработанном компанией самостоятельно.

Проведение инвентаризации ОС — это один из способов выявления актуального состояния имущества компании и подтверждения качества ведения учета. Она позволяет выявить ошибки в учете ОС, помогает привести его в соответствие с фактическими данными.

Инвентаризация основных средств — документальное оформление и проведение — это не такая простая задача, как кажется. В этой статье мы поговорим о том, в каком порядке проводится инвентаризация ОС, какими документами оформляются ее итоги и что нужно сделать при выявлении расхождений между учетными данными и фактическим наличием ОС.

Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств

при продаже основных средств;
сдаче их в аренду;
приобретении государственного или муниципального унитарного предприятия;
смене материально ответственных лиц;
выявлении фактов хищения;
наступлении стихийных бедствий или пожаров;
реорганизации компании;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (не реже 1 раза в 3 года, библиотечных фондов — 1 раза в 5 лет).

Порядок оформления приказа на проведение инвентаризации ОС

место проведения инвентаризации;
даты ее начала и окончания;
председатель и члены комиссии;
степень охвата инвентаризационных объектов;
причина проведения инвентаризации;
сроки сдачи документов в бухгалтерию.

Перед проверкой фактического наличия и состояния основных средств необходимо просмотреть наличие:

инвентарных карточек учета ОС (форма ОС-6), прочих учетных регистров на объекты ОС и правильность данных, занесенных в них;
технических паспортов;
документов на получение или сдачу ОС в аренду.

При необходимости учетные документы могут быть дополнены или откорректированы.

Оформление ведомости о проведении инвентаризации

назначение,
работоспособность,
инвентарные номера,
внешнее состояние,
отсутствие каких-либо видимых дефектов.

Во время осмотра зданий, сооружений и других объектов недвижимости проверяются:

основной строительный материал,
этажность,
общая и полезная площадь,
год постройки и т. д.

У природных объектов проверяются: длина, глубина, протяженность.

По насаждениям — наличие и возраст.

Однотипные ОС, поступившие одновременно, указываются в ведомости с учетом количественных показателей.

Для чего нужна сличительная ведомость?

Те объекты ОС, по которым не было обнаружено каких-либо расхождений, в сличительных описях не отражаются.

Как оформить акт по результатам инвентаризации

Обратите внимание! Несмотря на то что эта форма была разработана для учреждений и органов госвласти, запрета на ее использование другими субъектами нет.

При заполнении этой формы указываются:

состав комиссии;

При заполнении этой формы указываются:

состав комиссии;
материально ответственное лицо;
дни начала и завершения проведения инвентаризации;
номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.

К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.

Оформление протокола заключительного заседания комиссии

Порядок и сроки проведения заседания комиссии прописываются в приказе об учетной политике компании.

По итогам заседания составляется протокол, в котором фиксируются:

итоги проделанной работы;
причины обнаруженных неточностей;
заключения, к которым пришла комиссия;
предложения по устранению выявленных недочетов.

Как правило, на предприятиях имеется большое количество основных средств (далее также - ОС). В отношении них существует необходимость периодического проведения инвентаризации. Инвентаризация основных средств на предприятии - это, во-первых, проверка их фактического наличия и функционального состояния, во-вторых, контроль за правильностью отражения информации об основных средствах на счетах бухгалтерского учета. В процессе инвентаризации осуществляются сопоставление фактического наличия ОС с данными бухучета и при необходимости уточнение соответствующих сведений (внесение в учет необходимых исправлений).

Проведение инвентаризации ОС

О том, как именно проводится инвентаризация основных средств, можно узнать из Рекомендаций Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 года N 49 (далее - Рекомендации).

Отметим, что рассматриваемая инвентаризация может проводиться не ежегодно, а раз в три года (п. 1.5 Рекомендаций).

Конкретная же периодичность проведения инвентаризации основных средств утверждается руководителем предприятия.

Можно выделить три основных этапа проведения инвентаризации основных средств:

определение состава инвентаризационной комиссии, срока для осуществления инвентаризации и причин ее проведения. Все это должно быть прописано в одном документе — приказе руководителя о проведении инвентаризации основных средств организации (форма ИНВ-22);
установление факта наличия основных средств. Этот этап включает в себя выявление наименований основных средств, их состояния, количества, присвоенных им номеров, рыночной стоимости. Эти сведения отражаются в описи ИНВ-1 ;
сличение установленных в результате вышеуказанной процедуры проверки сведений с информацией, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета. По результатам указанных действий оформляется ведомость ИНВ-18 .

Порядок проведения инвентаризации ОС

В рамках указанных выше этапов комиссия визуально осматривает основные средства и отражает в описи необходимую информацию о них.

Если основное средство неисправно и в период проведения инвентаризации в отношении него проводится ремонт, оно отражается в отдельном документе (форма ИНВ-10).

В общем порядке (т. е. наряду с остальными) производится и инвентаризация арендованных основных средств. Однако необходимо учитывать, что информация о таких ОС должна включаться в отдельную опись.

В случае выявления непригодных для эксплуатации основных средств в отношении них комиссии также необходимо составить отдельную опись.

Не включаются в общую опись и выявленные основные средства, которые ранее не были учтены. По ним также составляется отдельный документ.

Как следует из правил проведения инвентаризации основных средств, в описях необходимо указывать достоверные данные об основных средствах независимо от того, как именно эти данные ранее были отражены в бухучете.

При оценке основных средств необходимо применять рыночные цены.

По результатам инвентаризации подлежат устранению несоответствия, выявленные в ходе сверки фактических данных с данными учета. Это делается посредством внесения в учет исправленных и уточненных данных.

Цель проведения инвентаризации основных средств

Основными целями проведения инвентаризации ОС являются:

установление факта наличия ОС на предприятии и уточнение информации о них;
сличение установленных фактических сведений с информацией, отраженной в регистрах бухгалтерского учета;
приведение регистров бухгалтерского учета в соответствие с установленными инвентаризационной комиссией сведениями.

Важно учитывать, что помимо «плановой» проверки причинами инвентаризации основных средств могут быть:

передача ОС в аренду;
смена ответственных за ОС лиц;
ущерб, пропажа имущества, возникновение последствий от ЧС;
реорганизация или ликвидация юридического лица.

В случае наступления указанных событий инвентаризация ОС проводится внепланово.

Обращаем внимание, что начиная с 2013 года унифицированные формы первичной учетной документации применять необязательно. Для того, чтобы учитывать результаты инвентаризации, организация вправе разработать и утвердить собственные документы с указанием всех необходимых для этой операции реквизитов. После этого организация вправе осуществлять оформление инвентаризации ОС с использованием собственных форм документов.

В статье рассматривается:

порядок подготовки к инвентаризации;
случаи;
сроки ее проведения;
документальное оформление.

В кратком виде рассмотрим нюансы проведения инвентаризации расчетов, денежных средств, а также отдельных видов имущества (ОС и ТМЦ).

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния ее финансовых обязательств на определенную дату путем сверки фактических данных с данными бухгалтерского учета.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются субъектом самостоятельно, за исключением обязательного проведения инвентаризации, предусмотренного законодательством, федеральными и отраслевыми стандартами (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Этапы проведения инвентаризации

Общая схема проведения инвентаризации

Подготовка к инвентаризации

Руководитель организации должен утвердить персональный состав инвентаризационной комиссии (в том числе председателя). Для этого необходимо подготовить соответствующий приказ (постановление или распоряжение).

В состав инвентаризационной комиссии должны быть включены:

представители администрации организации;
работники бухгалтерской службы;
другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.)

До того как началась инвентаризация:

МОЛ должен подтвердить, что все расходные и приходные документы на имущество переданы инвентаризационной комиссии;
председатель комиссии должен зарегистрировать все расходные и приходные документы с пометкой «до инвентаризации на «__________» (дата)» (для бухгалтерии это является основанием определения остатков имущества по учетным данным);
руководитель организации должен создать все условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Проведение инвентаризации

МОЛ должно присутствовать на инвентаризации в обязательном порядке.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Если имущество хранится в неповрежденной упаковке поставщика, фактическое количество может быть установлено на основании выборочной оценки (пересчете) части данного имущества (т.е. для проверки может быть выборочно вскрыто несколько упаковок).

Инвентаризацию навалочных материалов допускается производить путем технических расчетов и обмеров.

При инвентаризации большого количества ценностей путем взвешивания МОЛ и один из членов комиссии ведут учет в отдельных ведомостях. Затем данные сверяются и результат указывается в инвентаризационной описи.

Если инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, то имущество, которое проверяли после 01 октября текущего года, не подлежит дополнительному пересчету. Используются данные уже проведенной сверки.

В межинвентаризационный период компания вправе проводить выборочные инвентаризации.

Оформление результатов инвентаризации

Итоги сверки фактических и учетных данных отражаются в инвентаризационных описях или актах инвентаризации (составляются не менее, чем в двух экземплярах).

Организация должна утвердить формы первичных документов в учетной политике, в т.ч. документы по проведению инвентаризации. В 1С используются унифицированные формы. Так, например, результат инвентаризации товарно-материальных ценностей будет отражен формой ИНВ-3.

В инвентаризационную опись необходимо включить следующее:

наименование объектов, подлежащих проверке;
количество имущества (в ед. измерения, принятых в учете);
общее количество в натуральных показателях (вне зависимости от единицы измерения, в которой учитывалось имущество);
число порядковых номеров материальных ценностей (прописью, на каждой странице);
отметка о проверке цен, таксировки, итогах;
подписи членов комиссии, председателя, МОЛ;
подтверждение МОЛ (инвентаризация проводилась в его присутствии, отсутствующих членов комиссии не было, претензий к проведению инвентаризации нет).

Если на последних страницах инвентаризационной описи есть незаполненные строки, то указываются прочерки.

Исправление неточностей в описи производится путем зачеркивания. Над неправильной записью указывают верные данные. Все члены комиссии, а также МОЛ должны поставить свои подписи рядом с исправлением ошибки.

В случае выявления расхождения учетных и фактических данных составляется Сличительная ведомость, например, по форме ИНВ-19.

Оценка выявленных в ходе инвентаризации объектов производится согласно рыночным ценам, а степень износа — исходя из реального технического состояния объекта.

Имущество, находящееся на ответственном хранении или аренде (за балансом), также подлежит проверке при инвентаризации.

Особенности инвентаризации отдельных видов имущества

Инвентаризация ОС

При инвентаризации ОС в инвентаризационной описи (форма ИНВ-1) указывается:

полное наименование;
назначение;
инвентарные номера;
основные технические показатели;
заводской инвентарный номер.

При инвентаризации недвижимого имущества комиссия проверяет наличие документов, которые подтверждают право собственности.

В случае выявления расхождения учетных и фактических данных, комиссия включает в опись правильные технические показатели.

ОС включаются в опись по наименованию согласно своему прямому назначению. В результате модернизации функции объекта могут измениться. В таком случае в описи отражается новое назначение ОС.

Непригодные к использованию ОС включаются в отдельную опись, где указывается:

дата ввода в эксплуатацию;
причины, по которым ОС невозможно использовать в работе.

Инвентаризация ТМЦ

Если ТМЦ хранятся в разных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После завершения инвентаризации какого-либо участка ТМЦ, доступ к помещению должен быть ограничен до тех пор, пока не завершится вся сверка ТМЦ.

Если ТМЦ поступают на склад во время проведения инвентаризации, то сведения по ним заносятся в отдельную опись, где указывается:

наименование;
количество;
цена и сумма;
дата и номер приходного документа (председатель комиссии должен зарегистрировать приходные документы с пометкой «после инвентаризации «__________» (дата)»);
наименование поставщика.

При длительном проведении инвентаризации ТМЦ могут отпускаться МОЛ в присутствии членов инвентаризационной комиссии (при наличии письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера). Сведения по таким ТМЦ отражаются отдельно в описи «ТМЦ, отпущенные во время инвентаризации».

Инвентаризационная комиссия должна проверить данные по ТМЦ, которые:

в пути;
находятся на складах других организаций (на ответственном хранении);
отгружены, но не оплачены;
не находятся в подотчете МОЛ.

В некоторых случаях при инвентаризации разрешается использовать групповые описи (малоценные, быстроизнашивающиеся ТМЦ и др.). Малоценные ТМЦ, которые пришли в негодность, но не были учтены в расходах компании, не включаются в опись. По ним заполняется акт с указанием:

времени эксплуатации;
причин негодности;
возможности использования в хозяйственных целях.

Тара указывается в описи по:

виду;
целевому назначению;
качественному состоянию:
- новая;
- бывшая в употреблении;
- требующая ремонта.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке подлежат:

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
63 «Резервы по сомнительным долгам»;
66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
68 «Расчеты по налогам и сборам»;
69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
75 «Расчеты с учредителями»;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
79 «Внутрихозяйственные расчеты».

При проверке оценивается правильность расчетов, наличие сальдо и причины его образования.

Для того чтобы оценить насколько корректно отражены обороты по счетам расчетов, нужно сверить показатели в акте сверки, полученном от контрагента с проверяемыми учетными данными.

Задолженность, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания, списываются отдельно по каждому обязательству по приказу руководителя.

Инвентаризация денежных средств

Инвентаризация кассы производится с учетом положений Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У .

При инвентаризации кассы осуществляется пересчет:

наличных денежных средств (далее ДС);
ценных бумаг;
денежных документов:
почтовые марки;
марки госпошлины;
вексельные марки;
путевки в дома отдыха (санатории);
авиабилеты;
прочие денежные документы.

Инвентаризация на расчетном счете осуществляется путем сверки остатков на счетах учета с данными, указанных в выписке банка на соответствующую дату.

Инвентаризация активов, которые не имеют материально-вещественной формы

При инвентаризации НМА комиссия проверяет:

наличие документов, подтверждающих права организации на его использование;
правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

При инвентаризации финансовых вложений комиссия проверяет фактические затраты на ценные бумаги и прочие вложения. Оценивается:

правильность оформления ценных бумаг;
реальность стоимости учтенных ценных бумаг;
своевременность и полнота отражения в учете полученных доходов по ценным бумагам;
сопоставляется фактическое наличие ценных бумаг с учетным.

Инвентаризация ценных бумаг осуществляется одновременно с инвентаризацией ДС в кассе.

Унифицированная форма инвентаризационной описи ИНВ-16 предназначена для отражения данных по ценным бумагам. В ней указывается:

название;
серия и номер;
номинальная и фактическая стоимость;
срок гашения;
общая сумма.

Если на момент проведения инвентаризации ценные бумаги находятся на хранении в специализированных организациях, то сверяется сальдо по соответствующим счетам учета с данными, указанных в выписках.

Помимо вышеперечисленного, инвентаризационная комиссия должна проверить финансовые вложения в уставный капитал сторонних организаций, а также займы компании (при их наличии).

Учет результатов инвентаризации

Результатом инвентаризации могут быть:

излишек – превышение фактического количества ТМЦ над данными бухгалтерского учета;
недостача – физическая нехватка ТМЦ, расхождение между фактическим количеством ТМЦ и данными бухгалтерского учета.

Порядок учета результатов инвентаризации зависит от разных факторов.

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал

Как оформить и отразить в налоговом учете результаты инвентаризации основных средств

В ходе инвентаризации, которая проводится перед составлением годовой отчетности, компания может выявить не только ранее не учтенные или отсутствующие МПЗ, но и основные средства. Какие документы нужно оформлять в подобных ситуациях? Как оприходовать обнаруженные объекты, а также списать недостачу?

В отношении основных средств инвентаризация должна проводиться не реже чем один раз в три года, хотя организация может установить в учетной политике и более частый период ее проведения (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). В состав проверяемого имущества входят не только собственные, но и арендованные основные средства, а также имущество, находящееся на ответственном хранении.

В целях налогового учета к основным средствам относится имущество первоначальной стоимостью более 40 000 руб., используемое в качестве средств труда для производства и реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также для управления организацией. К таким объектам, в частности, относятся здания, сооружения, машины и оборудование, транспортные средства, инструменты, вычислительная техника, производственный и хозяйственный инвентарь. Малоценные основные средства стоимостью до 40 000 руб. включаются в состав материальных расходов на основании пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Напомним, общие правила инвентаризации установлены соответствующими Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).

Так, перед проведением инвентаризации компания должна удостовериться в наличии у нее документов на имущество. Необходимо проверить наличие заполненных инвентарных карточек, технических паспортов, свидетельств о праве собственности на объекты, накладных и прочих правоустанавливающих документов (см. также врезку справа).

Инвентарный номер основного средства

Для контроля за сохранностью каждому объекту основных средств при принятии его к учету должен присваиваться соответствующий инвентарный номер. Он может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, наклейки, нанесен краской или иным способом на усмотрение организации.

Для удобства проверки организация может воспользоваться новой технологией штрихкодирования и считывать данные с объекта специальным устройством - сканером. Инвентарный номер сохраняется за объектом на весь период его нахождения в организации.

При невозможности обозначения инвентарного номера на объекте в связи с требованием эксплуатации его можно отразить только в соответствующих регистрах, без нанесения на сам объект (например, на медицинские приборы).

Руководитель организации издает приказ по форме N ИНВ-22, в котором указываются сроки проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, а также перечисляется имущество, подлежащее осмотру и пересчету.

Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью по форме N ИНВ-1, сличительной ведомостью по форме N ИНВ-18, а также итоговой ведомостью учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме N ИНВ-26 по всему имуществу компании (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 и от 27.03.2000 N 26).

Инвентаризационная опись основных средств - форма N ИНВ-1

Она применяется для фиксирования данных инвентаризации основных средств. Инвентаризационная опись оформляется в двух экземплярах по каждому месту хранения ценностей, один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного лица.

Описи составляются отдельно по следующим группам основных средств:

- производственного назначения;
- непроизводственного назначения;
- арендованные;
- принятые на ответственное хранение.

Перед началом проведения инвентаризации форма N ИНВ-1 выдается комиссии с заполненными графами - с 1-й по 9-ю. А также от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка, которая включается в заголовочную часть формы. При заполнении описи нужно учесть следующие особенности:

- основные средства вносятся в опись по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта;
- машины, оборудование и транспортные средства заносятся индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения и мощности;
- однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов;
- графа 9 "Номер паспорта" заполняется только на объекты, содержащие драгоценные металлы и камни;
- если основные средства в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации или в капремонте, то они инвентаризуются до момента их временного выбытия. К таким объектам могут относиться морские и речные суда, отправленные в рейс, железнодорожные составы, автомашины и различное оборудование.

Инвентаризационная комиссия заполняет графу 10 "Фактическое наличие" объектов. На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию, а также причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.д.).

Стоимость, по которой объекты отражаются в описи, законодательством не установлена. При этом логично считать, что раз проверка нацелена на установление достоверности статей баланса, то и стоимость имущества следует отражать по балансовой, то есть остаточной стоимости. В этом случае объекты, которые полностью самортизированы, но продолжают функционировать и приносить прибыль компании, будут отражены в инвентаризационной описи по нулевой стоимости.

Имущество других лиц и имущество, требующее госрегистрации. В ходе проведения инвентаризации комиссия может обнаружить излишек не только собственного имущества организации, но и другого лица (например, когда сотрудник использует свой личный компьютер в служебных целях). Либо дорогостоящие подарки от партнеров, которые не были отражены в учете и не подтверждены документально. В подобных ситуациях комиссия устанавливает причину нарушения и порядок дальнейших действий с найденным объектом. В описи нужно обязательно сделать пометку об отсутствии правоустанавливающих документов.

Напомним, использование имущества сотрудника в служебных целях должно быть оформлено документально, а его износ возмещен путем выплаты компенсации или арендной платы (если имущество используется согласно договору аренды). В противном случае принадлежность указанного объекта имущества придется доказывать или он может быть квалифицирован как безвозмездно полученный, с вытекающими негативными налоговыми последствиями.

Примечание. Использование имущества сотрудника в служебных целях должно быть зафиксировано в документах. Кроме того, ему следует выплачивать компенсацию или арендные платежи за износ данного имущества. В противном случае принадлежность указанного имущества компании придется доказывать.

Кроме того, в учете компании могут числиться основные средства, права на которые требуют обязательной государственной регистрации. Если по таким объектам необходимые документы отсутствуют или не поданы на госрегистрацию, то и эксплуатировать их нельзя. В частности, это могут быть здания, котельная, нефтяные вышки, газопроводы и прочее имущество. Об этом также обязательно нужно сделать отметку в инвентаризационных документах.

Нередко организация имеет на балансе сложные активы, состоящие из нескольких частей, которые, в свою очередь, могут быть использованы отдельно друг от друга, являясь самостоятельными инвентарными объектами с присвоенным номером (офисная мебель). В этом случае в опись вносится каждый инвентарный объект.

При выявлении объектов, которые ошибочно не были отражены в учете, они должны быть оприходованы по решению инвентаризационной комиссии (п. 3.3 Методических указаний).

Капвложения, не отраженные в учете. Если по некоторым объектам в учете отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по ним. К примеру, по следующим объектам должна быть указана такая информация:

- по зданиям - назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, общая полезная площадь, число этажей (без подвалов и полуподвалов), год постройки;
- по мостам - местонахождение, использованные материалы и размеры;
- по дорогам - тип (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, а также ширина полотна.

Если комиссия установит, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и указать в описи данные о произведенных изменениях. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вследствие чего изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Вместе с тем на балансе организации на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы" могут числиться суммы, формирующие стоимость недостроенных, а также прочих объектов основных средств, которые не были приняты к учету. Отметим, что такие внеоборотные активы в отличие от основных средств должны инвентаризоваться вместе с остальным имуществом ежегодно.

В соответствии с п. 3.32 Методических указаний инвентаризационная комиссия по незавершенному капитальному строительству в ведомости указывает наименование объекта и объем выполненных работ по этому объекту, по каждому отдельному виду, конструктивным элементам, оборудованию и др. При этом проверяется:

- не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, который фактически не начат;
- состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов. Выявляются причины и основание для их консервации.

На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, ввод в действие которых документально не оформлен, а также на законченные, но по каким-либо причинам не введенные в эксплуатацию объекты составляются особые описи (п. 3.33 Методических указаний). В связи с тем что формы документов для таких объектов законодательством не предусмотрены, организации необходимо разработать и утвердить их в учетной политике самостоятельно.

Примечание. Недостроенные объекты, а также прочие не введенные в эксплуатацию основные средства должны инвентаризоваться вместе с остальным имуществом ежегодно. Для них нужно самостоятельно разработать форму инвентаризационной описи.

Имущество, находящееся на ответственном хранении и арендованное. Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются также и объекты, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. На такие объекты составляется отдельная опись в трех экземплярах обособленно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. В ней дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов (п. 3.7 Методических указаний). Один экземпляр данной описи высылают в адрес арендодателя.

Инвентаризация арендованных основных средств у арендатора начинается с проверки копий инвентарных карточек, переданных арендодателем, или инвентарных карточек, открытых арендатором, в оценке, указанной в договоре аренды, по арендодателям и по каждому арендованному объекту.

Проверка основных средств, переданных в аренду, у арендодателя носит документальный характер. Поскольку имущество, переданное в аренду, продолжает оставаться собственностью арендодателя и в течение всего срока аренды учитывается на его балансе, инвентаризационная комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость. Исключением из общего правила является аренда организации как имущественного комплекса, а также лизинг.

Так, при аренде имущественного комплекса основные средства учитываются на балансе арендатора, а при лизинге - у любой из сторон согласно договору лизинга. Сведения о переданных в аренду основных средств арендодатель сверяет с данными описи, полученной от арендатора.

Поскольку договором аренды могут быть предусмотрены работы по реконструкции и иному улучшению арендатором объекта, полученного в аренду, в ходе инвентаризации проверяются данные улучшения. Отделимые улучшения по общему правилу являются собственностью арендатора, а неотделимые - признаются собственностью арендодателя и переходят к нему по окончании срока аренды.

Примечание. В ходе инвентаризации проверяются объекты неотделимых и отделимых улучшений, произведенных арендатором согласно договору в отношении предмета аренды.

Опись подписывается членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность основных средств. На каждой странице указывается прописью число вошедших порядковых номеров, общая численность и стоимость объектов.

Сличительная ведомость по форме N ИНВ-18

Данная ведомость применяется для отражения результатов инвентаризации основных средств или нематериальных активов, по которым комиссия выявила отклонения от данных бухучета. В ней указываются расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Если обнаружена недостача, то по ней устанавливаются сумма, причины возникновения, виновные лица, а также определяются способы погашения или списания недостачи, которые затем фиксируются в общей инвентаризационной ведомости по форме N ИНВ-26.

На первой странице сличительной ведомости организация перечисляет основные средства, указывает их краткую характеристику, год приобретения, номер паспорта, а также заводской и инвентарный номера. Отдельные сличительные ведомости составляются на ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные).

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным лицам. В остальном порядок заполнения указанного документа не отличается от оформления инвентаризационной ведомости для ТМЦ, которое уже было рассмотрено.

Как учитывать излишки по основным средствам, выявленным в ходе инвентаризации

В налоговом учете выявленные объекты ОС признаются амортизируемым имуществом при соблюдении общеустановленных условий (ст. 256 НК РФ). Согласно п. 20 ст. 250 НК РФ их рыночная стоимость включается в состав внереализационных доходов на дату принятия к учету. Аналогичное мнение изложено в Письме Минфина России от 06.06.2008 N 03-03-06/4/42.

Примечание. До 1 января 2009 г. выявленные при инвентаризации объекты не признавались амортизируемым имуществом и принимались на учет по нулевой стоимости, так как налоговое законодательство не содержало норм по установлению стоимости таких объектов.

В соответствии с п. 1 ст. 257 НК РФ первоначальной стоимостью данного объекта имущества будет также являться его рыночная стоимость без учета НДС и акцизов (п. п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ). Организация вправе начать начислять амортизацию по таким ОС в общеустановленном порядке с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию. При этом амортизационная премия по этому объекту не применяется, поскольку отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на его создание и приобретение (Письмо Минфина России от 29.12.2009 N 03-03-06/1/829).

Примечание. Согласно п. 1 ст. 257 НК РФ первоначальной стоимостью выявленного имущества является рыночная стоимость данного объекта без учета НДС и акцизов.

Отметим, выявленное при инвентаризации имущество может быть оценено по стоимости ниже 40 000 руб. Такой объект подлежит включению в состав материальных расходов на основании пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Примечание. Если выявленное при инвентаризации основное средство оценено по стоимости менее 40 000 руб., оно должно быть включено в состав материальных расходов.

Реализация выявленных излишков основных средств

Выручка от продажи основного средства, оприходованного в результате инвентаризации, включается в состав доходов от реализации в общеустановленном порядке (п. 1 ст. 248 и п. 1 ст. 249 НК РФ). Одновременно организация отражает в расходах его остаточную стоимость и затраты, непосредственно связанные с реализацией: расходы по оценке, хранению, обслуживанию и транспортировке реализуемого объекта.

Если при продаже ОС организация получила убыток, то она сможет учесть его в расходах не единовременно, а равными долями в течение оставшегося срока полезного использования объекта (п. 3 ст. 268 НК РФ).

Примечание. При продаже основного средства по цене ниже остаточной стоимости убыток от реализации подлежит отнесению на расходы не единовременно, а равными долями в течение оставшегося срока полезного использования данного объекта.

Пример. Компания в октябре 2011 г. в ходе инвентаризации выявила неучтенный компьютер, рыночная стоимость которого - 41 000 руб. (без учета НДС). В налоговом учете в этом же месяце она ввела данный объект в эксплуатацию, а также признала внереализационный доход в сумме 41 000 руб. Срок полезного использования этого основного средства - 3 года (36 месяцев). Амортизацию организация начисляет линейным методом, поэтому с ноября 2011 г. ежемесячная сумма амортизации составляет 1138,88 руб. (41 000 руб. : 36 мес.).

Предположим, данный компьютер продан 1 декабря 2011 г. за 35 000 руб. (включая НДС - 5338,98 руб.). Сумма амортизации, начисленная за ноябрь 2011 г., равна 1138,88 руб. Остаточная стоимость основного средства на момент реализации - 39 861,12 руб. (41 000 - 1138,88).

Таким образом, убыток от реализации компьютера составляет 10 200,1 руб. (39 861,12 - 29 661,02). Часть суммы убытка, подлежащая отнесению на расходы в декабре и следующих месяцах, равна 291,43 руб. .

Налоговый учет недостачи основных средств

В целях налогообложения прибыли недостача основных средств отражается следующим образом. Если виновные лица не установлены, то ущерб, равный остаточной стоимости объекта, учитывается во внереализационных расходах на дату получения документа от следственных органов об отсутствии виновных лиц (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ и Письмо Минфина России от 27.08.2010 N 03-03-06/4/81).

Примечание. При выявлении недостачи основных средств порядок списания недостачи зависит от того, установлены виновные лица или нет.

При наличии виновных лиц убытки от недостачи основных средств также могут быть включены в состав внереализационных расходов. Но только одновременно с отражением во внереализационных доходах суммы компенсации, которую организация получит от виновного лица в счет возмещения ущерба (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 и пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ). Моментом признания этих доходов при методе начисления является дата признания должником суммы ущерба или дата вступления в законную силу решения суда при взыскании ущерба в принудительном порядке (см. также врезку справа).

Примечание. Если похищенное основное средство вернули

Списанное в качестве недостачи основное средство может быть возвращено или найдено организацией самостоятельно спустя некоторое время после инвентаризации.

В подобной ситуации налогоплательщику следует пересчитать налогооблагаемую прибыль за прошлый период, исключив из учета расход в размере недостачи. Если организация, согласно разъяснениям финансового ведомства, восстановила НДС, то она должна представить уточненную налоговую декларацию за период, в котором налог был восстановлен (Письмо Минфина России от 01.11.2007 N 03-07-15/175). Кроме того, в связи с пересчетом сумм налогов у организации может возникнуть недоимка и, как следствие этого, пени.

Предположим, похищенное имущество было застраховано, и страховая компания возместила организации убытки от его потери, а затем было установлено виновное лицо. Тогда в соответствии со ст. 965 ГК РФ к страховой компании переходит в пределах выплаченной суммы право требования, которое организация-страхователь имеет к виновному лицу. Поэтому если по решению суда виновное в хищении лицо будет обязано возместить ущерб потерпевшему, то данная сумма в пределах выплаченного страхового возмещения должна быть перечислена страховой компании. Следовательно, у налогоплательщика повторно в доходы указанная сумма включаться не будет. В этом случае организация вправе учесть в составе расходов стоимость похищенного имущества (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), не покрытую суммой страхового возмещения.

Отметим, не удастся списать убыток в расходы, если:

- виновное лицо установлено, но работодатель решил не взыскивать ущерб;
- нет документов, подтверждающих отсутствие виновных лиц.

В ходе инвентаризации может возникнуть ситуация, когда недостающее имущество уже полностью самортизировано, но продолжает числиться в учете, так как оно еще способно приносить доход. В данном случае у организации отсутствуют как доходы, так и расходы в виде остаточной стоимости основного средства, а упущенную выгоду, то есть не полученную в будущем прибыль от этого объекта, с виновного работника взыскать нельзя. Основание - ст. 238 ТК РФ.

Примечание. Если недостающее имущество уже полностью самортизировано, но продолжает числиться в учете, так как пригодно к использованию и может приносить доход, то у организации отсутствуют и доходы, и расходы в виде остаточной стоимости имущества, а упущенную выгоду с виновного работника взыскать нельзя.

НДС по недостающим объектам основных средств

По мнению контролирующих органов, в случае утраты ОС следует руководствоваться пп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ. А значит, сумму налога, ранее правомерно предъявленную к вычету, в периоде списания объекта следует восстановить пропорционально его остаточной стоимости. При этом восстановленный НДС учитывается в качестве прочих расходов согласно ст. 264 НК РФ (Письма Минфина России от 29.01.2009 N 03-07-11/22, от 15.05.2008 N 03-07-11/194 и от 14.08.2007 N 03-07-15/120).

Однако суды указывают, что п. 3 ст. 170 НК РФ содержит исчерпывающий перечень случаев восстановления НДС и такое основание, как хищение имущества, в нем не указано. Также списание ОС по названным причинам не предполагает их дальнейшего использования для каких бы то ни было операций, в том числе для операций, перечисленных в п. 2 ст. 170 НК РФ. Поэтому при наступлении указанных событий налог восстанавливать не надо (Решение ВАС РФ от 23.10.2006 N 10652/06). Однако, если организация не восстановит налог, то свою позицию ей придется отстаивать в суде.